Faktura uproszczona – wszystko, co trzeba wiedzieć

Faktura to dokument, z którym przedsiębiorcy mają do czynienia na co dzień. Jest ona dowodem zawarcia transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą towaru lub usługi. Istnieją jednak różne rodzaje faktur. Dzisiaj omówimy pewien szczególny rodzaj faktury, czyli fakturę uproszczoną. Z artykułu dowiesz się, czym jest taki dokument i kiedy można go wystawić.

Najczęściej spotykanym typem faktury jest faktura VAT. To pełnoprawny dokument księgowy, stanowiący dowód transakcji kupna – sprzedaży. Taka faktura stanowi zobowiązanie do zapłaty i jest także podstawą do rozliczenia podatku. Przepisy nie określają maksymalnej kwoty, na którą może zostać wystawiona faktura VAT. W przypadku faktury uproszczonej taki limit jest nałożony.

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to rodzaj dokumentu księgowego, na który z góry nałożony jest limit, do jakiego może zostać wystawiona. Maksymalna kwota, na jaką sprzedawca może wystawić fakturę uproszczoną, wynosi 450 zł lub 100 euro. Można powiedzieć, że taka faktura jest specjalnym rodzajem paragonu fiskalnego, na którym umieszczony jest NIP kupującego. Faktura uproszczona może być wystawiona przez każdego podatnika VAT niezależnie od tego, czy jest podatnikiem czynnym, czy biernym. Pamiętaj jednak, że na takiej fakturze zawsze powinny znaleźć się dane, które pozwolą na jednoznacznie określenie stawki i kwoty podatku VAT.

Należy pamiętać, że wystawienie faktury uproszczonej nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, lecz jedynie jego prawem. Faktura uproszczona może być wystawiona przez przedsiębiorcę na prośbę klienta i pod warunkiem, że wystawiający również przejawia taką wolę. Jeśli zaś kwota na fakturze nie przekracza określonego limitu, czyli, przypomnijmy, 450 zł lub 100 euro, to przedsiębiorca może zdecydować, czy woli wystawić swojemu klientowi zwykłą fakturę VAT, czy fakturę uproszczoną.

Z racji tego, że faktura uproszczona jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, to odbiorca otrzymujący taki dokument, ma prawo do zaksięgowania na jego podstawie kosztów. Pozwala to na odliczenie znajdującego się na fakturze podatku od zakupionego towaru lub od wykonanej usługi. Szczegóły dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych można odnaleźć w Ustawie o VAT.

Art. 106e ust. 7 Ustawy o VAT wskazuje następujący wzór na wyliczenie kwoty podatku:
Kwota podatku = (wartość sprzedaży brutto * stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Co powinno się znaleźć na fakturze uproszczonej?

Faktura uproszczona stanowi oficjalny dokument księgowy, a zatem jasno określone są zasady mówiące, co powinno, a co nie musi się na niej znaleźć.

Najważniejszym elementem, który musi znaleźć się na fakturze uproszczonej, są dane, które pozwolą na określenie kwoty podatku VAT dla różnych stawek podatkowych. To przede wszystkim kwoty netto i brutto dla danego towaru lub usługi.
Ponadto, faktura uproszczona musi zawierać:

• datę wystawienia faktury,
• datę sprzedaży,
• kolejny numer faktury,
• dane sprzedawcy, wraz z jego numerem NIP,
• dane nabywcy, wraz z jego numerem NIP,
• nazwę towaru lub usługi,
• kwotę rabatu, jeśli takowy został udzielony,
• kwotę należności ogółem.

Faktura uproszczona, jak sama nazwa wskazuje, zawiera mniej elementów niż „klasyczna” faktura VAT. Właśnie z tego powodu na fakturze uproszczonej nie znajdziemy:

• imion i nazwisk (lub nazw) sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• adresów sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• miary i ilości dostarczanych towarów lub zakresu wykonywanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi, niezawierającej kwoty podatku,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące stawek podatku.

Kiedy nie możesz wstawić faktury uproszczonej?

Okazuje się jednak, że wystawienie faktury uproszczonej nie zawsze jest możliwe, nawet jeśli maksymalna kwota pozwalająca na wystawienie takiego dokumentu nie została przekroczona. Do sytuacji, w których nie można skorzystać z faktury uproszczonej należą:

• sprzedaż wysyłkowa na terenie kraju,
• zagraniczna sprzedaż wysyłkowa,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
• dostawy towarów lub świadczenie usług podlegających opodatkowaniu na terenie innego kraju niż Polska,
• sprzedaż, dla której na fakturze nie ma numeru NIP nabywcy (dla kontrahentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej).

Jaki jest termin wystawienia faktury uproszczonej?

Terminy wystawiania faktur uproszczonych są analogiczne do terminów wystawiania faktury VAT. Fakturę uproszczoną trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została wykonana usługa lub dostarczono towar. Faktura nie może także zostać wystawiona wcześniej niż na 30 dni przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

Oczywiście możliwe jest, że konieczne okaże się dokonanie korekty faktury. W przypadku faktury uproszczonej także można dokonać takiego procesu. Korekta faktury uproszczonej w żaden sposób nie różni się od korekt faktur VAT i przy fakturze uproszczonej należy stosować te same procedury, co w przypadku korekty „standardowej” faktury.

Faktura uproszczona a paragon

Paragon także może być fakturą uproszczoną. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby kwota na paragonie nie przekraczała wspomnianych już kilkukrotnie 450 zł lub 100 euro. Co ważne, za fakturę uproszczoną można jednak uznać wyłącznie taki paragon, na którym znajduje się NIP odbiorcy. Wówczas wystawienie dodatkowego dokumentu do tego paragonu nie jest już konieczne, bo sam w sobie jest dokumentem stanowiącym podstawę do odliczenia kwoty podatku, czyli fakturą uproszczoną właśnie.

Faktura uproszczona jest oficjalnym dokumentem księgowym, który może być wystawiony klientowi na jego prośbę i za zgodą wystawiającego. Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie limitu kwotowego. Należy również pamiętać, że wystawiający dokument nie ma obowiązku, aby przystać na naszą prośbę o uzyskanie faktury uproszczonej i może wystawić także zwykłą fakturę VAT. Zadaniem faktury uproszczonej jest uproszczenie formalności wiążących się z wystawianiem faktur oraz usprawnienie całego procesu.

Chciałbyś wiedzieć więcej? A może poszukujesz sprawdzonego partnera, który pomoże Ci w kompleksowym prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy? Zapraszamy serdecznie do kontaktu! Zespół FA Partners składa się z doświadczonych księgowych i ekspertów podatkowych. Możesz na nas polegać!

Zadzwoń do nas. Anna Nowakowska-Madany  tel.  +48 501-623-652lub e-mail: anna.madany @ fapartners.pl

Zobacz naszą ofertę i artykluły:  Usługa księgowa  |  Outsourcing księgowości w firmie  | O naszych ekspertach |