tel +48 510-712-512
mail kontakt@fapartners.pl
Bezpłatna konsultacja
pl
en
uk
mail kontakt@fapartners.pl
tel +48 510-712-512
pl
en
uk

Category: Księgowość

e-Delivery – an obligation for companies from April 1, 2025

URGENT: Only a few days to set up an e-Delivery box – an obligation for companies in the National Court Register as of April 1, 2025.

Entrepreneurs registered with the National Court Register have only a few days to comply with new regulations. As of April 1, 2025, all entities registered with the KRS before January 1, 2025, must have an e-Delivery address, which will replace traditional correspondence with government authorities. This system guarantees legal efficiency equivalent to a registered letter with acknowledgment of receipt, while eliminating paper bureaucracy. The process of setting up the box is relatively simple and can be done online, but requires the preparation of relevant documents and electronic signatures.

What are e-Deliveries and who is affected by the obligation?

e-Delivery is a trust service that allows correspondence with public offices and institutions in electronic form. The system guarantees security and certainty of legal consequences, and a message sent from an e-Delivery address has the same legal effect as a registered letter with acknowledgment of receipt. This is a revolutionary change in official communication that eliminates the need to send and receive traditional paper correspondence.

As of January 1, 2025, the e-Consurances system became mandatory for public administration bodies, including tax authorities and local government administration. Now comes a key stage of digitization – as of April 1, 2025, all entities registered with the National Court Register before January 1, 2025 will have to use e-Consultation when dealing with public entities. This means that both sending and receiving letters will essentially have to be done through the e-Consultation system.

This obligation applies not only to corporations and partnerships, but also to other business entities registered with the National Court Register, such as cooperatives and foundations. According to some sources, as of April 1, 2025, it will not be possible to submit any application for entry in the KRS without indicating an e-Grant address or the data needed to create it.

How to set up an e-Grant address?

Establishing an address for e-Guarantees can be accomplished in several ways, depending on the situation of the entrepreneur. This can be done by:

  • Submitting an application for the establishment of an address for e-Guarantees
  • Submitting an application to change the entry in the National Court Register
  • Through the Court Register Portal (if the company has been registered in the traditional way or in the PRS system)
  • In the S24 ICT system (if the company’s contract was concluded on a model contract provided in S24)

The simplest and fastest method is to submit the application online through the Business.gov.pl platform. Before starting the process, you should prepare:

  1. KRS number of the company
  2. Address for company correspondence
  3. Details of the mailbox administrator: name, surname, e-mail address and PESEL number (or European ID)

If the person submitting the application does not have the authority to represent the company resulting directly from the KRS records, additionally you will need:

  • A power of attorney electronically signed by the entrepreneur
  • Proof of payment of stamp duty for filing the power of attorney (PLN 17)

The process of creating an e-Proxy address includes the following steps:

  1. Logging in to the Entrepreneur’s Account on Biznes.gov.pl
  2. Selecting the option to create an address for e-Guarantees
  3. Filling out the form with the required data
  4. Signing the application electronically using a trusted signature, personal signature or qualified signature

The application must be signed by all persons authorized to represent the entrepreneur or an attorney/proxy with the appropriate authorization. It is worth knowing that in case you need to make changes or collect electronic signatures, the completed application can be saved and edited for 4 days.

Verification and activation process

Once the application is submitted, the verification process by the relevant office begins. If all the data are correct and meet the requirements, an e-mail address and e-Delivery box will be sent to the e-mail address provided in the application, along with instructions for activation.

Activation of the address is a key step – once this is done, the address will be immediately entered into the database of electronic addresses (BAE). A confirmation of the BAE entry will come to the activated e-Delivery address. From then on, offices with e-Guarantee addresses will communicate with the entrepreneur only electronically, via the address entered in the BAE.

If irregularities are detected in the application, the office will call on the applicant to correct the deficiencies within 7 days. If the deficiencies are not corrected, the application will be left unprocessed.

Entrepreneurs can choose between two types of providers of the e-Delivery service:

  • Public provider (currently Poczta Polska S.A.) – providing free e-Guarantee service
  • Non-public providers – commercial entities offering e-Guarantee services potentially with additional functionalities

Companies using a public provider have access to their e-Guarantee box through their Entrepreneur Account on Biznes.gov.pl.

Benefits of using e-Guarantees

The e-Guarantee system introduces a number of important benefits for entrepreneurs:

  1. Time and cost savings – official correspondence is free of charge, eliminating the need to visit the post office or the office
  2. Security guarantee – the system ensures unambiguous identification of the sender and addressee and secrecy of correspondence
  3. Data integrity – a guarantee of the integrity of the information sent
  4. Legal evidence – access to reliable and legally accepted confirmations of dispatch and receipt
  5. Transparency of the process – full information about the date and time of sending and receiving correspondence
  6. Permanent address – the address for e-Delivery remains unchanged even if the company changes its headquarters

It is worth noting that irregularities in the use of e-Guarantees can lead to serious consequences for companies, including failure to meet the deadline for submitting a letter or the use of fictitious delivery. For this reason, it is important to properly implement the system, appoint competent administrators and develop appropriate internal procedures.

Timetable for the implementation of e-Guarantees

The obligation to use e-Consurances is being phased in for different user groups:

Starting January 1, 2025. – Public administration bodies, including tax authorities and local government bodies
As of April 1, 2025. – All entities registered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register before January 1, 2025.
From registration – companies registering their business in the KRS from January 1, 2025 (assume an address during registration)
From July 1, 2025. – Companies registered in CEIDG until December 31, 2024 (if making changes to the entry after June 30, 2025).
As of October 1, 2026. – Other companies registered in CEIDG until December 31, 2024.

In addition to entrepreneurs, the obligation to use e-Delivery also applies to public trust professionals, including attorneys, legal advisors, tax advisors, restructuring advisors, patent attorneys and notaries.

Frequently asked questions about e-Delivery

1 Does the obligation to have an e-Delivery address apply to all companies?
No. The obligation is being introduced gradually. As of April 1, 2025, it applies to all entities registered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register before January 1, 2025. For companies registered in CEIDG, the deadlines are later: July 1, 2025 or October 1, 2026.

2 What are the consequences of not having an e-Delivery address after the required date?
Failure to have an e-Guarantee address after the required date may make it difficult to communicate with public institutions. As of April 1, 2025, it will most likely not be possible to submit any application for registration in the National Court Register without indicating an e-Guarantee address. Irregularities in the use of e-Guarantee may also lead to failure to meet official deadlines or the use of the fiction of delivery.

3 Is there a fee for the e-Consultation service?
Official correspondence through e-Deliveries is free when using a public provider (currently Poczta Polska S.A.). It is also possible to use non-public providers, who may charge for additional functionality.

4 Can I have more than one e-Delivery address?
One entity can have only one main address for e-Guarantees entered in the database of electronic addresses (BAE), which will be used in official communication with offices.

5 Who can be the administrator of the e-Guarantee box?
As part of the filing of an address for e-Guarantees with the National Court Register, the entrepreneur is required to designate an individual to serve as the administrator of the mailbox. The administrator will be responsible for managing the mailbox, including assigning rights to other employees.

6 How long does the process of setting up an e-Delivery address take?
The process of filling out the online application itself takes about 15-30 minutes, provided you have all the necessary data. Verification of the application by the authority may take several working days. After positive verification, the address must be activated.

7 Can I integrate e-Delivery with my company’s IT systems?
Yes, it is possible to integrate e-Delivery with your company’s IT systems. Detailed solutions depend on the e-Delivery service provider and the systems used by the entrepreneur.

8 What happens to the address for e-Consultation in case of liquidation of the company?
In the event of liquidation of the company, the e-Guarantee address will be deactivated. It is worth remembering to formally close the account to avoid problems in the future.

9. can I use e-Deliveries to communicate with other companies (B2B)?
e-Deliveries are primarily designed for communication between businesses and public institutions. Depending on the service provider, it may be possible to use it for B2B communications as well, especially if both parties have e-Delivery addresses.

10 What happens if I don’t read a message delivered to an e-Delivery address?
Failure to read a message delivered to an e-Delivery address within the specified period may result in the application of the so-called “fiction of delivery.” This means that after a certain period of time, the message is considered delivered, even if it was not actually read

 

 

Change of accounting firm in 2025

About FA Partners

FA Partners is not only an accounting and finance office, but above all a business partner who stands guard over your finances. Located in the heart of Warsaw and in Żyrardów, our office has over 15 years of experience in the industry, which makes us experts in the field of finance and accounting.

Our offer includes more than just traditional accounting services. We offer comprehensive services that will allow you to focus on what is most important – developing your business. Among our services, you will find company audit, full accounting for companies, economic debt relief, re-invoicing, company registration, restructuring and financial director services. Each of these services is individually tailored to the client’s needs, which guarantees the highest quality and precision.

What distinguishes FA Partners from the competition?

First of all, our team. We are a team of experienced managing partners with over 15 years of experience. Anna Nowakowska-Madany and Tomasz Zapała are experts who approach every task with passion, taking care of every detail. Our certificates and licenses confirm our competence and professionalism.

Our mission is not only to provide the highest quality accounting services but above all to build long-term relationships with our clients. That is why an individual approach to each client and adapting to their needs are so important to us. By working with us, you can be sure that your finances are in good hands.

Changing an accounting office most often takes place at the turn of the year, but is this the only time?

We indicate the steps that should be taken when changing an office, such as terminating the contract with the current office, transferring documents to the new office and defining the scope of responsibility of the new office.

Three key conclusions:

  1. When to change an accounting office? – Changing an accounting office can happen at any time, but it is worth doing it after the closing of the accounting period and paying all taxes
  2.  Instructions for changing an accounting office – Before changing an office, it is worth checking carefully the notice period of the contract with the current office, and also making sure that the new office will be able to meet all your requirements.
  3. Liability of the new accounting office – When changing the office during the tax year, it is worth including provisions in the contract regarding the transfer of data and submitting corrections to settlements for previous periods.

Changing the accounting office in 2025 – the key to success in the world of finance

Why is it worth changing the accounting office in 2025?

In a dynamically changing business environment, where regulations and laws are becoming increasingly complicated, choosing the right accounting partner is becoming crucial. When thinking about how to start a business in 2021, entrepreneurs often face the choice of the right accounting office. Here are some reasons why it is worth considering a change:

  1. Professionalism and experience FA Partners is an accounting and financial office with many years of experience, which offers comprehensive consulting, accounting and auditing services. Our professional team, which includes experts such as Anna Nowakowska-Madany with 20 years of experience in the field of accounting and Tomasz Zapała, a certified auditor and restructuring advisor, guarantees the highest quality of services provided. Our experience allows us to help our clients make rational economic decisions and reduce the risk of their business.
  2. Modern technologies. In the era of digitalization, using the latest technologies in accounting is not a luxury, but a necessity. FA Partners invests in modern tools that ensure the efficiency and security of your data. Our approach to technology allows clients to have constant access to their financial data, wherever they are.
  3. Strategic consulting. Thanks to our experience, we can not only keep your books, but also advise on strategic issues. Our offer is addressed to medium and large companies that are looking for reliable accounting and financial services. We offer support in the field of management at the operational and strategic levels, helping to make key business decisions.
  4. Tax optimization. In the world of complex tax regulations, proper optimization can bring significant savings. Our team of experts is ready to help you in this area. Thanks to our knowledge and experience, we can advise on many issues – from tax optimization, through company restructuring, to expansion into foreign markets.

 

What does FA Partners offer?

FA Partners is not just an accounting office, but a strategic business partner. Our offer is comprehensive and tailored to the individual needs of the client:

  1. Comprehensive accounting services: We offer comprehensive services, from basic accounting, through tax settlements, to complex financial statements.
  2. Advice and consulting: Our experience allows us to advise on many issues – from tax optimization, through restructuring, to expansion into foreign markets.
  3. Training and workshops: As leaders in the field of finance, we offer training and workshops, helping entrepreneurs understand the complex world of finance.
  4. Online accounting: For those looking for flexible solutions, we offer modern online accounting services.
  5. Specialist services: We have a dedicated accounting offer for transport companies, and specialist accounting solutions for limited liability companies.
  6. A team of experts: Our team consists of experienced specialists, including a chief accountant from Mazovia and junior accountants who are constantly improving their qualifications.
  7. Benefits for new clients: Every client is unique to us. We offer an individual approach, data security, constant access to information and full transparency.

By working with FA Partners, you can be sure that your finances are in the best hands. Our experience, knowledge and modern tools guarantee that your company will thrive in a dynamically changing business environment.

 

If you are looking for a partner who will help you manage your company’s finances, who will be with you at every stage of your business development, FA Partners is the perfect choice. We invite you to cooperate!

 

Public holidays in 2025

Public holidays in 2025 – full list of holidays and long weekends

  • Table of contents
  • Introduction
  • Public holidays in 2025: full list
  • Public holidays: holidays falling on a Saturday
  • Long weekends in the first half of 2025
  • Long weekends in the second half of 2025
  • Summary: how many public holidays in 2025?
  • Legislation on public holidays

Introduction

Are you planning a holiday in 2025? Or do you want to make the most of the long weekends? Well-planned rest is the key to recovery and work-life balance. As many as 115 public holidays await us in 2025, including holidays, weekends and long weekends that are worth planning accordingly. Find out how to make the most of public holidays, when to take holidays and which months will be most beneficial in terms of rest. Take a look at our detailed guide to public holidays in 2025!

Public holidays in 2025: full list

There are 13 public holidays in 2025. Here is the full list:

1 January (Wednesday) – New Year’s Day, Holy Mother of God
6 January (Monday) – Epiphany (Epiphany)
20 April (Sunday) – Easter
21 April (Monday) – Easter Monday
1 May (Thursday) – Labour Day
3 May (Saturday) – Constitution Day on 3 May
8 June (Sunday) – Pentecost
19 June (Thursday) – Corpus Christi
15 August (Friday) – Assumption of the Blessed Virgin Mary
1 November (Saturday) – All Saints’ Day
11 November (Tuesday) – National Independence Day
25 December (Thursday) – First Christmas Day
26 December (Friday) – Second Christmas Day

Dni wolne od pracy: święta wypadające w sobotę

W 2025 roku dwa święta ustawowo wolne od pracy przypadają na sobotę:

3 maja – Święto Konstytucji 3 Maja
1 listopada – Wszystkich Świętych
Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do wyznaczenia innego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę.

Długie weekendy w I połowie 2025 roku

W pierwszej połowie 2025 roku możemy liczyć na kilka długich weekendów:

6 stycznia (poniedziałek) – Trzech Króli daje pierwszy długi weekend.
1 maja (czwartek) – Święto Pracy. Warto wziąć wolne 2 maja.
19 czerwca (czwartek) – Boże Ciało. Wystarczy jeden dzień urlopu, by cieszyć się 4-dniowym weekendem.

 

Long weekends in the second half of 2025

The second half of the year is also packed with opportunities for longer holidays:

15 August (Friday) – Assumption of the Blessed Virgin Mary is a 3-day weekend.
11 November (Tuesday) – National Independence Day. It is worth taking a holiday on 10 November.
25-26 December (Thursday and Friday) – Christmas Day gives us 4 days off.

Summary: How many days off in 2025?

In total, we have 115 days off in 2025, of which:

52 are weekends,
13 are public holidays,
The rest can be obtained through long weekends and properly planned holidays.

Public holiday provisions
Employees are entitled to a day off for holidays falling on a Saturday. This rule stems from a 2012 Constitutional Court ruling.

Accounting of employees by accounting firms

Accounting firms, such as FA Partners, offer comprehensive services related to employee time accounting. These include, among other things, keeping records of working time, calculating salaries and calculating Social Security contributions and taxes. Such solutions allow entrepreneurs to focus on running their business instead of worrying about complicated HR and payroll issues.

If you are interested in professional settlement of employees’ working time, it is worth taking advantage of the experience of accounting firms that ensure full compliance with the law and timeliness of settlements.

The FAPartners.pl service is not responsible for possible errors in the information provided and prepared based on the Labour Code (Journal of Laws 1974, No. 24, item 141 of 26 June 1974, as amended) and the Act on public holidays (Journal of Laws 1951, No. 4, item 28, as amended).

 

 

Sign the document electronically – use a trusted signature!

Electronic Signature Guide: A Comprehensive Business Overview

Introduction

Electronic signatures are becoming increasingly vital in today’s digital business environment, offering significant advantages in terms of efficiency, security, and cost-effectiveness. This comprehensive guide explores the key aspects of e-signatures and their implementation in business operations.

Benefits of Electronic Signatures

Primary Advantages

  • Time Efficiency: Sign documents from any location at any time
  • Enhanced Security: Advanced encryption technology prevents forgery
  • Cost Reduction: Eliminates printing, scanning, and physical document handling
  • Easy Archiving: Simplified document storage and retrieval
  • Legal Compliance: Recognized as legally binding in many jurisdictions
  • Process Acceleration: Faster document processing and transaction completion

Trust Signature Benefits

Advanced security features include:

  • Cryptographic protection
  • Identity verification
  • Audit trail capabilities
  • Data protection protocols
  • Real-time tracking
  • Cost-effective implementation

Types of Electronic Signatures

Classification

  1. Basic Electronic Signature: Standard digital authorization
  2. Advanced Electronic Signature: Enhanced security features
  3. Qualified Electronic Signature: Highest level of legal validity

Technical Implementation

Document Signing Process

  1. Select appropriate e-signature software
  2. Upload document for signing
  3. Choose signature type
  4. Place signature in required location
  5. Save and distribute signed document
  6. Maintain secure documentation

Legal Framework

Regulatory Compliance

  • eIDAS Regulation: European Union standards
  • Digital signature laws: National compliance requirements
  • Security protocols: Industry-standard encryption
  • Data protection: GDPR compliance measures

Verification Methods

Authentication Procedures

  1. Certificate verification
  2. Document integrity checks
  3. Timestamp validation
  4. Trust chain analysis
  5. Digital signature verification

Business Applications

Common Use Cases

  • Contract Management
  • HR Documentation
  • Financial Documents
  • Legal Agreements
  • Tax Documentation
  • Administrative Forms

Security Considerations

Protection Measures

  • Encryption Standards
  • Access Controls
  • Audit Trails
  • Data Backup
  • Compliance Monitoring

Future Trends

Emerging Developments

  • AI Integration
  • Blockchain Implementation
  • Mobile Solutions
  • Cloud-Based Services
  • Biometric Authentication

Conclusion

Electronic signatures represent a crucial advancement in modern business operations, offering secure, efficient, and legally valid document processing solutions. Their implementation continues to evolve with technological advances and regulatory frameworks, making them an essential tool for business digitalization.

Minimum salary from July 2024

Minimum salary from July 2024

What will be the minimum salary in July 2024? Who will be covered by the minimum salary and who will receive the minimum hourly wage? Data from the Central Statistical Office (CSO) and the Social Insurance Institution (ZUS) show that about 3.6 million people in Poland will receive minimum wages in 2024. We will soon know the amount of the minimum salary for 2025!

Minimum salary and minimum hourly salary in 2024

What is the minimum salary?
What is the minimum hourly rate?
What will be the minimum salary from July 2024?

What will be the minimum salary from July 2024?

Minimum salary and minimum hourly rate in 2024 By Article 2(5) of the Law of October 10, 2002, on the minimum salary (Journal of Laws of 2020, item 2207), the Council of Ministers issued a decree of September 14, 2023, on the minimum salary and minimum hourly rate for 2024 (Journal of Laws 2023, item 1893).

According to this executive act:

as of January 1, 2024, the minimum salary is PLN 4242.
From January 1, 2024, the minimum hourly rate is PLN 27.70.
As of July 1, 2024, the minimum salary is PLN 4300.
As of July 1, 2024, the minimum hourly rate is PLN 28.10.

So in 2024, there will be an increase in salary after the middle of the year. Data from the Central Statistical Office and the Social Insurance Institution show that about 3.6 million people in Poland will receive a minimum salary in 2024.

What is the minimum salary ?

The minimum salary is the minimum amount that an employee receives for his work under a contract of employment, appointment, appointment, election or cooperative employment contract. An employee has the right to a fair salary by the general rules. These conditions are determined by labour laws and state policies on wages, including the setting of the minimum salary. However, in the current reality, the minimum salary is not always fair.

What is the minimum hourly salary?

The minimum hourly salary is the lowest hourly salary accepted for the performance of an assignment or provision of services. It applies to those who perform orders or provide services, not to employees employed under a contract of employment or a work contract. It is relevant for commissioned contracts and B2B contracts, where services are provided between two businesses.

Minimum salary from July 2024 – what will the rates be?

As of July 1, 2024, the minimum salary will increase to PLN 4,300 gross. This is PLN 700 more than in July 2023 (PLN 3600), an increase of 19.4%.

Minimum hourly salary from July 2024 – what will the rates be?

As of July 1, 2024, the minimum hourly rate will increase to PLN 28.10 gross. This is PLN 4.6 more than in July 2023, an increase of 19.5%.

What will be the effects of the salary increase?

The increase in the minimum salary from July 1, 2024, will affect other benefits, including:

  • Night work allowance
  • Standby and downtime pay
  • Deduction-free minimum salary amount for full-time employees
  • The amount of contributions to Employee Capital Plans
  • Sick pay
  • Compensation for an employee experiencing harassment or being terminated for that reason should be at least the minimum salary
  • Increase in the cost of hiring an employee for the employer in the second half of 2024.
  • The maximum amount of severance pay in connection with the termination of an employment contract without fault of the employee is 15 times the minimum salary.

 

Summary

Increases in the minimum salary starting July 2024 have a significant impact on our accounting practice and our clients. The increase in the minimum salary and hourly rate means we need to make changes to our accounting systems to reflect these new regulations. We need to be prepared for the financial implications these changes may have for our clients, including adjusting payroll budgets and tax settlements. At the same time, as an accounting firm, it is our job to provide support and advice to our clients on the new payroll regulations and to help them adapt appropriately to these changes. Our goal is to ensure that our accounting services continue to serve as a tool to effectively manage our clients’ finances in a changing business environment.

 

Support for entrepreneurs

Korzystne strony internetowe i programy dla nowo powstałych firm

 

Otwieranie własnej firmy to ekscytujący, ale również wymagający proces. W szczególności dla osób, które po raz pierwszy wchodzą w świat przedsiębiorczości. Niezbędne jest uzyskanie wsparcia i odpowiednich informacji, aby rozpocząć swoją działalność na właściwych zasadach, aby było to korzystne. Co może zrobić świeżo upieczony właściciel firmy, aby uporządkować sobie wiedzę, którą już posiada oraz zgłębiać nowe zagadnienia? Może i powinien skorzystać z różnych stron internetowych oraz programów oferowanych przez instytucje rządowe, agencje zatrudnienia (PUP) czy też Unię Europejską (UE). W tym artykule zwracamy uwagę na te instytucje oraz strony, na których warto się na chwilkę zatrzymać.

 

Wsparcie rządowe dla przedsiębiorcy

 

 

Rządowe strony internetowe stanowią cenne źródło informacji dla przyszłych i obecnych przedsiębiorców. Jednym z najważniejszych portali jest ten prowadzony przez Ministerstwo Rozwoju Pracy i Technologii, gdzie można znaleźć wiele przydatnych materiałów dotyczących zakładania i prowadzenia firmy. Istnieją również specjalne serwisy dla przedsiębiorców, takie jak ePUAP, czyli elektroniczna platforma usług administracji publicznej, ułatwiająca kontakt z urzędami i składanie dokumentów online.

Ponadto, warto zwrócić uwagę na programy rządowe, takie jak „Wsparcie dla małych i średnich przedsiębiorstw” czy „Mój przedsiębiorca”, oferują dotacje, szkolenia oraz mentorstwo dla początkujących przedsiębiorców, co może znacząco ułatwić start w biznesie.

 

Wsparcie dla przedsiębiorców od Powiatowych Urzędów Pracy (PUP)

 

programy-dla-nowych-firm-od-UE

 

The PUPs have several programs to support business start-ups. In addition to financial assistance in the form of reimbursement of start-up costs, they also offer advisory support and training. The websites of the PUPs provide information on available programs and online consultations with experts.

Support for entrepreneurs from the European Union

The EU also offers several programs to support entrepreneurship, especially under the European Funds. Programs such as the “European Social Fund” and the “Operational Program for Smart Growth” provide grants, training and technical support for companies.

 

Support from the government, and EU for companies

For companies, there are some additional issues to consider, such as different legal forms (limited liability company, joint stock company, etc.) and more complex tax and accounting requirements. The websites of the Ministry of Finance and the National Chamber of Statutory Auditors can be helpful for those planning to open a company. In addition, depending on the type of business and scale of operations, companies may have access to various support programs, especially those aimed at companies with greater potential for growth and hiring more employees.

 

 

What websites will support an entrepreneur?

Every entrepreneur, regardless of industry or scale of business, should also be familiar with and regularly use various websites that provide useful information on taxes, costs, regulatory changes and other aspects of doing business. Here are a few key sites that we think can be helpful to any entrepreneur:

1. Ministry of Finance (www.gov.pl/web/finanse) – this site contains a wealth of information on taxes, VAT, tax settlements, and current changes in tax laws. Entrepreneurs can also find downloadable forms and settlement guides here.

2. National Chamber of Tax Advisors (www.kidp.pl) – this site contains information on tax advice, changes in tax laws, and expert articles on various tax aspects.

3. National Chamber of Statutory Auditors (www.kibr.org.pl) – this site contains information on accounting, financial reporting and auditing. Entrepreneurs can find tutorials on bookkeeping and information on upcoming changes in accounting regulations.

4. Tax Portal (www.podatki.gov.pl) – this is a government service containing information on taxes, PIT, CIT, VAT settlements and information for entrepreneurs doing business.

5. Tax Office – tax office websites contain information on tax settlements, downloadable documents, and contact information for relevant departments for additional information.

6. Public Information Bulletin (www.bip.gov.pl) – this site provides information on current legislation, announcements by government offices, and information on planned regulatory changes.

7. Social Security website (www.zus.pl) – this site provides information on social insurance, Social Security settlements and current contribution rates. Entrepreneurs can also take advantage of e-services, such as online submission of Social Security declarations.

 

Regularly following these websites will allow any businessman to stay abreast of current tax regulations, changes in the law, and enable more efficient accounting and bookkeeping in their companies. In addition, it is also a good idea to take advantage of the training opportunities and expert advice that are often provided on the aforementioned sites.

 

 

Is it worth using government assistance for entrepreneurs?

The conclusion is clear, for start-ups, taking advantage of the available websites and programs offered by government institutions, PUPs and the EU can significantly ease the process of starting and running a business. With the right tools and support, entrepreneurs can increase their chances of success and deal more effectively with any challenges on the way to achieving their business goals.

 

Reduction in the VAT rate of cosmetic services

VAT rate reduction for cosmetic services

 

A regulation has been published reducing the VAT rate for cosmetic services. The reduction is effective as of April 1, 2024. In connection with the change in the VAT rate, it may be necessary to determine the proper classification of the cosmetic services provided and reprogram the cash registers.

A reduced VAT rate of 8% is applied to hairdressing services in Poland. In the regulation on reduced VAT rates, the scope of this preference was expanded to include other services included in the so-called “beauty” sector, i.e. certain cosmetic services. Thus, both hairdressing and cosmetic services, classified in the PKWiU grouping 96.02.1, will be treated the same regarding VAT rates.

The scope of preferences in cosmetic services has been determined using the Polish Classification of Goods and Services (grouping PKWiU 96.02.1 Hairdressing and other cosmetic services) – see table.

 

1 96.02.13.0 Beauty, manicure and pedicure services
2 ex 96.02.14.0 Beauty services, manicure and pedicure, provided at home
3 96.02.19.0 Other cosmetic services

A reduced rate of 8% was therefore applied to certain cosmetic procedures, such as beauty and facial treatments (which do not require specialized medical knowledge), manicures and pedicures, eyebrow and eyelash styling, ear piercing, related to beauty care counseling and makeup application, in personal hygiene, body care, depilation, ultraviolet and infrared radiation.

 

Not all services commonly recognized as cosmetic services are such according to the PKWiU classification. Such services are not, for example, invasive services such as tattooing or piercing services. Some of them are also classified as medical treatments, which – after meeting the requirements of the VAT Act – can enjoy exemption from this tax.

For this reason, it may be that some cosmetic establishments, in order to benefit from the 8% rate, will have to determine which of the treatments they provide can benefit from the 8% rate and which cannot. This can be done by applying for a Binding Rate Information (WIS). You also need to remember to change the VAT rate in the cash register.

 

 

 

egal basis

Decree of the Minister of Finance on March 14, 2024, amending the Decree on reduced rates of tax on goods and services – Journal of Laws of 2024, item 387
Ewa Slawinska
Lawyer, editor-in-chief of the “Accounting Monitor”.

Source: INFORLEX Companies and accounting offices publication in the INFORLEX series
Copyright © 2024 INFOR PL S.A. All rights reserved.

 

Accident premium for 2024

Changes in Social Security – accident premium for 2024

 

Accident insurance rates are changing. According to the new regulation, entrepreneurs will pay new premiums starting in April 2024.

 

Recall that in March of each year, the Minister of Family and Social Policy has the opportunity to issue a decree setting new rates for accident insurance. The rates published in March can be both increased and decreased and take effect the following month, i.e. April of the same year.

Last year, accident insurance rates remained unchanged. This year, however, the Ministry issued a new regulation. This means that some business people will pay a different accident premium than before.

 

Recall that accident insurance rates are set separately for each occupational group, based on the “accident” rates recorded in a given occupation. Thus, the accident premium set for the mining industry, for example, is almost 10 times higher than the premium paid by employees in the tourism industry. However, such calculated rates apply only to those entrepreneurs who employ more than 9 employees.

The situation is different for small companies (with up to 9 employees), including sole proprietors. This is because such persons pay an accident premium at a fixed rate, independent of the industry in which they operate. The flat rate for small businesses is 50% of the maximum rate.

As for the maximum rate, it is worth remembering that it is always quoted in the same industry – mining. Thus, this rate depends on how high the accident premium set for small businesses will be.

As of April 1, 2024, a new Decree of the Minister of Family and Social Policy will take effect, which changes the rates of accident insurance for certain occupational groups.

Under the new regulation, however, the maximum rate will not change. Indeed, as of April 2024, the maximum rate for the mining industry will still be 3.33%. This means that sole proprietors who employ no more than 9 people will pay the new accident premium at the current rate of 1.67%.

 

As a result, the accident premium for small businesses for 2024 will still be PLN 78.40.

Recall that as of January 2024, Social Security premiums have increased by PLN 181.84 to PLN 1,600.32.

You can read the full table of the new ZUS premiums here.

 

Dominant partner Social Security contributions

Dominant partner of limited liability company will not pay Social Security contributions

 

As a rule, partners of limited liability companies are not subject to mandatory social insurance. The exceptions are single-person entities. ZUS has so far taken the position that a company in which one of the partners is the dominant entity should be treated as a sole proprietorship, and the partner with the majority shareholding should pay social contributions. According to the authority, a partner with, for example, a 1% shareholding is an illusory shareholder. The positions of the courts in this regard were also not uniform. The dispute finally reached the Supreme Court, which issued an important resolution for limited liability company shareholders.

SN: a company with a dominant partner is not a sole proprietorship

On 02/21/2024, the Supreme Court, sitting in a three-judge panel, adopted a resolution (III UZP 8/23) in which it unequivocally indicated that a partner in a two-person limited liability company holding 99 percent of the shares is not subject to social security. The resolution challenged the previous position of the Social Security Administration, which claimed that a partner holding 99 percent of the shares in a limited liability company should be considered the sole shareholder of the limited liability company subject to social insurance.

 

The Commercial Companies Code clearly defines the concept of a sole proprietorship. The Supreme Court’s resolution showed that there should not be situations where an existing definition of a sole proprietorship is disregarded by the Social Security Administration and a new one is created to issue a decision unfavorable to entrepreneurs.

 

Lower VAT for the beauty industry

Lower VAT for the beauty industry – draft already in March

As of April 1, the VAT rate for beauty services will be reduced from 23 to 8 percent. The list of legislative works published by the Finance Ministry includes a draft regulation on reduced VAT rates.

The draft is already in March and the VAT reduction for beauty entrepreneurs – as announced – from April 1, 2024.

Which products have been reduced VAT rates for 2024.

A regulation will be issued in March 2024, introducing a reduced VAT rate to 8% for the beauty industry. The Finance Ministry has included the draft regulation on reduced VAT rates in the MF’s list of legislative works published yesterday.

The purpose of the proposed regulation is to reduce – from 23 percent to 8 percent.

VAT rate for certain cosmetic services from April 1, 2024.

The proposed regulation expands the current range of reduced VAT rates by adding certain services that fall under the so-called “beauty” sector from April 1, 2024 to the catalogue of services subject to the percent rate in Poland (including, but not limited to, hairdressing services).
In January, Prime Minister Donald Tusk announced that on April 1, 2024, the decision to reduce VAT for the so-called “beauty” sector would come into effect. The Prime Minister recalled that the reduction of VAT on beauty industry services was his election campaign pledge.

Currently, the VAT rate for beauty services is 23 percent.

 

 

Source: List of legislative works of the Minister of Finance as of February 19, 2024.
Source: INFORLEX Companies and accounting offices publication in the INFORLEX series.
Copyright © 2024 INFOR PL S.A. All rights reserved.

 

Types of Companies in Poland

Companies in Poland, a comprehensive guide for entrepreneurs

Introduction to the World of Companies

A company is not just a form of business, but the foundation of business success. In Poland, companies can take many forms, each offering unique benefits and challenges. In this article, we will take a closer look at the different types of companies, their characteristics, legal and tax obligations, and advantages and disadvantages, to help entrepreneurs choose the best form for their business.

Companies – Types and Characteristics

In Poland, companies fall into two main categories: partnerships and capital companies, each of which has its unique characteristics and is tailored to different business needs.

 

 

Partnerships, including general partnerships, partnerships, limited partnerships and limited joint-stock partnerships, are characterized by close cooperation between partners. They are often chosen by smaller businesses for their simplicity of management and low maintenance costs. In partnerships, partners are liable for the company’s obligations with their assets, which can be both an advantage and a disadvantage, depending on the business situation.

  • General Partnership – partners are liable for the company’s debts without limitation, which means that their assets can be used to cover the company’s debts.
  • Partnership – intended mainly for the liberal professions, such as doctors or lawyers, offers some limitations on liability.
  • Limited Partnership – consists of general partners (liable without limitation) and limited partners (liable up to the amount contributed).
  • Limited joint-stock partnership – combines the features of a limited partnership and a joint-stock company, offering flexibility in raising capital.

 

 

Capital Companies

Capital companies, such as limited liability companies (Ltd.) and joint stock companies (S.A.), offer greater flexibility and limited liability for shareholders. They are ideal for larger companies that need a solid organizational structure and want to minimize personal financial risk.

  • Limited Liability Company (Sp. z o.o.) – this is the most popular form of capital company in Poland. It offers limited liability for partners, which means that their assets are protected from the company’s liabilities. The process of establishing a limited liability company requires a notarized deed and registration with the National Court Register.
  • A Joint Stock Company (S.A.) – is characterized by the ability to raise capital by issuing shares. This is the preferred form for large companies, especially those planning to go public. The process of establishing a joint-stock company is more complicated and costly than that of a limited liability company.

 

Choosing the Right Form of Company

The choice between a partnership and a corporation should be made after careful analysis of business needs, growth plans, and preferences for management structure and legal liability. Partnerships are often preferred by smaller businesses that value simplicity of management and close relationships between partners. Equity partnerships, on the other hand, are ideal for larger businesses that need a solid organizational structure and want to minimize the personal financial risks of the partners.

 

Partnerships

Partnerships in Poland are a popular form of business, especially among smaller companies. They are characterized by the personal liability of partners and close relationships between them, which is both a strength and a potential challenge.

Characteristics of Partnerships

 

 

In partnerships, such as general partnerships, partnerships, limited partnerships and limited joint-stock partnerships, the partners have direct influence over management and business decisions. This close cooperation and the ability to directly influence the direction of the business are often key factors in choosing this legal form.

  • General Partnership – in this form, all partners are liable for the company’s obligations with all their assets, which means a high level of risk, but also full control over the running of the business.
  • Partnership – designed for professionals (e.g., doctors, lawyers), offers certain limitations on liability, which may be attractive to professionals wishing to run a joint practice.
  • Limited Partnership – consists of general partners (liable without limitation) and limited partners (liable up to the amount contributed), which allows some flexibility in risk management.
  • Limited Joint-Stock Partnership – combines the features of a limited partnership and a joint-stock company, offering opportunities to raise capital while limiting the liability of some partners.

 

Advantages of Partnerships

  • Simplicity of Management – partnerships offer simplicity in management and decision-making, which is especially important for smaller companies.

 

  • Low Maintenance Costs – not having to prepare complex financial statements or conduct audits lowers operating costs.

 

  • Close Cooperation – direct cooperation between partners promotes effective decision-making and rapid response to changing market conditions.

 

Disadvantages of Partnerships

 

  • Personal Liability – partners are liable for the company’s obligations with their assets, which can pose significant risks, especially in volatile market conditions.

 

  • Limitations on Raising Capital – partnerships may face difficulties in raising additional capital, which may limit their ability to grow.

 

 

Limited Liability Company (Sp. z o.o.) – everything you need to know about it

Limited liability company (sp. z o.o.) is one of the most popular forms of business in Poland, especially among small and medium-sized enterprises. Its main advantage is the limited liability of the partners, which means that their assets are protected from the company’s liabilities.

 

Process of Establishing a Limited Liability Company.

Establishing a limited liability company requires several steps, including the preparation of a notarial deed, which is the basic incorporation document. This deed should contain information such as the company’s name, registered office, objects of activity, amount of share capital and details of shareholders. After the notarial deed is drawn up, the company must be registered with the National Court Register, which is necessary to obtain legal personality.

 

Limited Liability

The main advantage of a limited liability company is that the liability of the partners is limited to the amount of contributions made. This means that in the event of financial problems for the company, the personal assets of the partners remain protected. This is a key factor in attracting entrepreneurs who want to minimize personal business risk.

Flexibility in Management

 

 

A limited liability company offers great flexibility in management and organizational structure. Shareholders have the ability to shape the management and supervisory structure, allowing them to tailor the management model to their specific business needs and characteristics.

 

Advantages of Limited Liability Company

  • Protection of partners’ personal assets.
  • Flexibility in making business decisions.
  • Ability to easily transfer shares.
  • Credibility in the eyes of contractors and financial institutions.

 

Disadvantages of Limited Liability Company

  • Relatively higher costs of establishment and operation compared to partnerships.
  • The need to comply with stricter commercial laws.
  • Obligation to prepare and publish annual financial statements.

Company Contract

The contract of a limited liability company should be drawn up in the form of a notarial deed and contain all the essential elements, such as the capital structure, the rights and obligations of the shareholders and the rules of operation of the company. It is the document that defines the company’s rules, structure and management.

Liability in a Limited Liability Company.

In a limited liability company, liability for the company’s obligations is limited, but in certain situations, the board of directors may be personally liable, especially in the event of failure to perform its obligations under the law.

A limited liability company is an attractive option for entrepreneurs seeking a form of business that combines the protection of personal assets with management flexibility. Its popularity is due to its favourable combination of financial security and adaptability to a variety of business needs.

 

Joint Stock Company (S.A.) – everything you need to know

The joint stock company (S.A.) in Poland is considered a prestigious and robust form of business, especially for larger companies and those considering going public. It is a legal form that offers many advantages, but it also involves a more complex and costly process of establishment and operation.

Characteristics of a Joint Stock Company

A joint-stock company is characterized by a high degree of flexibility in raising capital, mainly through the issuance of shares. Shareholders of a joint-stock company have limited liability, which means that their risk is limited to the amount of contributions made. This is particularly attractive to investors who want to invest capital without risking their personal assets.

The Process of Establishing a Joint Stock Company

Establishing a joint-stock company requires the drafting of Articles of Incorporation in the form of a notarial deed and registration with the National Court Register. The process also requires raising sufficient share capital, which must be paid in before the company can be registered. A joint-stock company must also have a board of directors and a supervisory board, which further complicates the process of organizing the company.

Advantages of a Public Limited Company

  • Capital Raising – a limited company can raise capital by issuing shares, which is a major advantage for growing businesses.
  • Limited Liability – shareholders are not personally liable for the company’s liabilities, which minimises investment risk.
  • Prestige – the joint stock company form is often seen as more prestigious, which can attract larger investors and customers.

Disadvantages of the Public Limited Company

  • Complexity and Cost – the process of setting up and running a public limited company is more complicated and costly than other forms of company.
  • Formal Requirements – a public limited company must comply with a number of legal requirements, including regular publication of accounts and compliance with corporate regulations.

 

Simple Joint Stock Company – what is it?

 

 

It is also worth mentioning the simple joint-stock company, which is a newer form of joint-stock company in Poland, introduced to facilitate access to capital for young companies and startups. The simple joint-stock company offers simplified procedures and lower capital requirements compared to the traditional joint-stock company.

 

Company Registration Process – Step by Step

Registering a company in Poland is a process that requires meeting certain legal and administrative requirements. It involves a number of key stages that vary depending on the type of company. Below is a detailed guide to the registration process, covering both partnerships and limited liability companies.

 

1. Selection of the Legal Form and Name of the Company

The first step is to choose the appropriate legal form of the company. This can be a partnership (e.g. general partnership, limited partnership) or a limited liability company (e.g. limited liability, joint stock company). Next, a unique name should be chosen for the company that does not clash with the names of already existing business entities.

2. Preparation of the Notarial Deed (for Capital Companies)

In the case of limited liability companies, such as a limited liability company or a joint stock company, it is necessary to draw up a notarial deed. This document should contain the company’s articles of association, which specify, among other things, its registered office, the object of its activities, the amount of its share capital and information about its shareholders.

3. Registration at the National Court Register

Once the notarial deed has been drawn up, the company must be registered with the National Court Register (KRS). This process requires the submission of the relevant forms and the attachment of the required documents, such as the notarial deed, proofs of payment of share capital and declarations by members of the board of directors.

4. Registration with the Tax Office and Social Insurance Institution (ZUS)

Once registered with the National Court Register, the company must be notified to the relevant tax office and the Social Insurance Institution (ZUS). This is necessary in order to obtain a tax identification number (NIP) and a REGON number.

5. Opening a Bank Account

Each company should have a separate bank account. Once you have obtained your NIP and REGON numbers, you can open a company account with the bank of your choice.

6. Registration Costs

The costs of registering a company depend on its legal form. For limited liability companies, the biggest cost is usually the fee for drawing up the notarial deed and the court fees for entry into the National Court Register. For partnerships, the process is usually cheaper and less complicated.

7. Further Legal and Tax Issues

Once the registration process is complete, the company must also take care of other legal and tax obligations, such as bookkeeping, preparation of financial statements and regular tax returns.

Company registration is a complex process that requires careful planning and an understanding of the applicable legislation. Therefore, entrepreneurs often enlist the help of legal and accounting specialists to ensure that all registration steps are carried out correctly and in accordance with the applicable requirements.

 

Tax Obligations of Companies

The tax obligations of companies in Poland vary depending on their legal form. Understanding these obligations is key to proper operation and avoiding legal and tax risks.

Partnerships and Their Tax Obligations

In partnerships, such as general partnerships, partnerships and limited partnerships, taxes are usually paid by the partners. This means that the partnership income is attributed directly to the partners and taxed as their personal income. The partners must therefore account for personal income tax (PIT) taking into account their share of the partnership’s profits.

 

Capital Companies – CIT and Other Obligations.

 

rodzaje-spolek

 

Limited companies, such as limited liability companies (Ltd.) and joint stock companies (S.A.), are subject to corporate income tax (CIT). This means that the company, as a separate legal entity, pays tax on its income. 2023 also introduces new reporting obligations for real estate companies, which require detailed documentation and tax settlements.

 

New Regulations and JPK_CIT

New regulations have also been introduced in recent years, including the Single Control File for CIT (JPK_CIT), which requires limited liability companies to report detailed data on transactions and tax liabilities. This is part of wider changes to the tax system aimed at increasing transparency and facilitating tax audits.

Liability of Board Members

The liability of board members of limited liability companies for tax obligations is also worth noting. Failure to properly manage the company’s tax affairs may lead to personal liability of board members, including criminal and fiscal liability.

Summary

In both partnerships and limited companies, a thorough understanding of and compliance with tax obligations is crucial. This requires regular monitoring of regulatory developments and working with competent tax advisers to ensure compliance with applicable regulations and avoid potential risks.

New regulations for entrepreneurs have entered into force – The Family Foundation Act supports family businesses

Zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące przedsiębiorców w Polsce. Główną zmianą jest wprowadzenie Ustawy o fundacji rodzinnej, która ma na celu wspieranie rodzinnych biznesów. Zmiany prawne mają usprawnić proces sukcesji w firmach rodzinnych i zapewnić długoterminowy rozwój tych przedsiębiorstw.

Z danych ministerstwa wynika, że ponad połowa istniejących firm rodzinnych ma trudności z sukcesją. Fundacja rodzinna staje się nowym narzędziem, umożliwiającym skuteczne planowanie sukcesji i ochronę majątku przed rozdrobnieniem. Ustawa przewiduje procedurę założenia fundacji rodzinnej poprzez złożenie oświadczenia u notariusza i przekazanie minimalnej kwoty 100 tys. zł na fundusz założycielski. Resort rozwoju i technologii zapowiada również kolejne zmiany dotyczące sukcesji firm, takie jak regulacje dotyczące zarządców sukcesyjnych i wspólnych reprezentantów współuprawnionych. Fundacja rodzinna ma ułatwić planowanie sukcesji, ochronę majątku, akumulację majątku oraz umożliwić rozsądne opodatkowanie.

 

Najważniejsze punkty z ustawy:

  • Nowa ustawa dotyczy fundacji rodzinnej, która ma wspierać rodzinne biznesy.
  • Celem zmian jest usprawnienie procesu sukcesji w firmach rodzinnych i zapewnienie długoterminowego rozwoju tych przedsiębiorstw.
  • Ponad połowa istniejących firm rodzinnych ma problemy z sukcesją, dlatego zmiany są konieczne.
  • Fundacja rodzinna umożliwia właściwe planowanie sukcesji i ochronę majątku przed rozdrobnieniem.
  • Procedura założenia fundacji rodzinnej obejmuje złożenie oświadczenia u notariusza oraz przekazanie co najmniej 100 tys. zł na fundusz założycielski.
  • Resort rozwoju i technologii pracuje nad kolejnymi zmianami dotyczącymi sukcesji firm.
  • Fundacja rodzinna ma ułatwić planowanie sukcesji, ochronę majątku, akumulację majątku oraz umożliwić rozsądne opodatkowanie.
  • Fundacja rodzinna nie ma nic wspólnego z fundacjami publicznymi, które działają na podstawie odrębnej ustawy.

 

Nowe przepisy dotyczące przedsiębiorców weszły w życie o północy 23.05.2023. Ustawa o fundacji rodzinnej ma na celu wspieranie rodzinnych biznesów w Polsce poprzez usprawnienie sukcesji w firmach rodzinnych. Zmiany mają rozwiązać problemy związane z sukcesją, z którymi boryka się ponad połowa firm rodzinnych. Fundacja rodzinna staje się nowym narzędziem, umożliwiającym właściwe planowanie sukcesji oraz ochronę majątku przed rozdrobnieniem.

Procedura założenia fundacji obejmuje składanie oświadczenia u notariusza oraz przekazanie minimalnej kwoty 100 tys. zł na fundusz założycielski. Resort rozwoju i technologii planuje również wprowadzenie dalszych zmian dotyczących sukcesji firm. Fundacja rodzinna ma ułatwić planowanie sukcesji, ochronę majątku, akumulację majątku oraz umożliwić rozsądne opodatkowanie. Ważne jest zaznaczenie, że fundacja rodzinna nie jest tożsama z fundacjami publicznymi, które działają na innych zasadach.

Stan na dzień 22.05.2023

 

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

 

PIT-2 declaration in 2024

Oświadczenie PIT-2 w 2022 roku

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje nowe prawo rozliczania składki zdrowotnej, znoszące możliwość odliczania jej części od podatku – jak miało to miejsce dotychczas.

Jeżeli pracownik osiąga przychody z wynagrodzenia za pracę na etacie, może złożyć do pracodawcy wniosek o pomniejszenie kwoty zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Należy pamiętać, by deklaracja została złożona przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.

Kto powinien złożyć PIT – 2, a kto wstrzymać?

 

Więcej dowiesz się w artykule INFOR:  “PIT-2 w 2022 roku – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”  (09 stycznia 2022, 11:37)

 

 

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

 

Rules for settling business trips in 2024 – see current guidelines

W wielu firmach wyjazdy służbowe są normą. Nie zawsze jednak pracownicy i pracodawcy wiedzą, jak dokładnie takie wyjazdy rozliczać. W artykule podpowiadamy, jakie koszty powinien zwrócić pracownikowi pracodawca. Wyjaśniamy też, jak prawidłowo rozliczyć zarówno krajowy, jak i zagraniczny wyjazd służbowy i jakie stawki diet oraz kilometrówek przysługują pracownikom.

Podróż służbowa zgodnie z definicją określoną w kodeksie pracy, to związany z wykonywaniem pracy wyjazd do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy, w której jesteśmy zatrudnieni. W podróż służbową może być oddelegowany każdy pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. W delegację można wysłać także członka stowarzyszenia i wolontariusza. W każdym z tych przypadków, w umowie należy zawrzeć stosowne przepisy dotyczące zasad odbywania podróży służbowych.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Oddelegowanie polega na wysłaniu pracownika do wykonywania pracy w innym miejscu niż to, które zostało wskazane w umowie o pracę. Wiąże się to z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy. W takim przypadku konieczne jest podpisanie aneksu do umowy, zmieniającego dotychczasowe zasady pracy. Pracownik, który został oddelegowany do innego miejsca pracy, nie ma prawa do pozyskania środków należnych z tytułu odbywania podróży służbowej. Co ważne, oddelegowanie charakteryzuje się także maksymalnym czasem jego trwania. Nie powinno ono bowiem trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym – komentuje Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner z Finance and Accounting Partners . Maksymalny czas trwania podróży służbowej nie jest określony, ale przyjmuje się, że podróż służbowa również nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące.

Zasady wysłania pracownika w podróż służbową

Dokumentem potwierdzającym wysłanie pracownika w podróż służbową jest polecenie wyjazdu służbowego, określające datę, cel i miejsce takiego wyjazdu. Wydawane jest ono przez pracodawcę. Pracownik, odmawiając wyjazdu służbowego, może narazić się na przykre konsekwencje. Co istotne, polskie prawo przyznaje kobietom w ciąży i rodzicom opiekującym się małym dzieckiem (do czwartego roku życia) prawo do odmowy udania się w podróż służbową.

Co wlicza się w koszty podróży służbowej?

W koszty podróży służbowej wliczają się nie tylko noclegi, posiłki i dojazdy, ale też koszty tamtejszej komunikacji miejskiej oraz wszelkie wydatki, które udokumentował pracownik na wyjeździe. Do takiego kosztu można wliczyć też np. bilet wstępu na konferencję. Pracownik, wybierając się w podróż służbową, ma obowiązek zbierania wszelkich rachunków i biletów po to, aby rozliczyć się z pracodawcą po powrocie. Co ważne, delegacja musi zostać rozliczona do 14. dnia od daty jej zakończenia.

Dieta w delegacjach krajowych

Dieta to kwota służąca pokryciu kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należy się ona każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową, jeśli tylko spełnione są konkretne warunki, które opisujemy poniżej.

Kwota pełnej diety krajowej wynosi w 2021r.  30 zł i naliczana jest za czas trwania podróży, od jej rozpoczęcia do zakończenia. I tak, dla podróży trwających mniej niż dobę:

  • od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety,
  • więcej niż 12 godzin – pełna dieta.

W przypadku podróży służbowych trwających dłużej niż dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą kolejną dobę. Za niepełną dobę, do 8 godzin stosuje się połowę diety, a powyżej 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. stanowi, że dieta może zostać pomniejszona w sytuacji, kiedy pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie:

  • śniadanie – dieta obniżona o 25%,
  • obiad – dieta obniżona o 50%,
  • kolacja – dieta obniżona o 25%.

 

Oznacza to, że w sytuacji, kiedy w podróży służbowej pracownikowi zapewnione jest pełne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki dziennie), zostaje on pozbawiony diety. Wówczas nie przysługuje mu również dieta za dzień wolny od pracy, który pracownik poświęcił na powrót do domu z podróży służbowej.

Dieta w delegacjach zagranicznych

W delegacjach zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, do którego podróżujemy. Jednak za każdą dobę spędzoną w zagranicznej podróży służbowej, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnych dób sprawa wygląda następująco:

  • do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
  • od 8 do 12 godzin – połowa diety zagranicznej,
  • powyżej 12 godzin – dieta zagraniczna w pełnej wysokości.

 

Inaczej przedstawia się również kwestia wyżywienia. Nawet jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, to nadal przysługuje mu 25% diety zagranicznej. Jeśli pracownik ma wykupione tylko częściowe wyżywienie, to przysługuje mu:

  • w przypadku śniadania – 15% diety,
  • w przypadku obiadu – 30 % diety,
  • w przypadku kolacji – 15% diety.

Rozliczenia hoteli w podróży krajowej

Pracownik przebywający w podróży służbowej uzyska zwrot środków za nocleg pod warunkiem, że ma on paragon lub fakturę potwierdzającą pobyt. Jeśli takiego dokumentu zabraknie, otrzyma on jedynie ryczałt za nocleg, którego wysokość wynosi 150% diety, czyli 45 zł. Co ważne, pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg jedynie w sytuacji, w której pobyt trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Ryczałt przysługuje pracownikowi także w sytuacji, w której pracodawca nie zapewnia noclegu. Koszt jednej nocy w hotelu nie może przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli 600 zł.

Rozliczenia hoteli w podróży zagranicznej

W tym przypadku zwrot kosztów noclegu również przysługuje pracownikowi w sytuacji, w której przedłoży on paragon/fakturę przedstawiającą koszty. Jeśli takiego paragonu nie będzie, pracownik może uzyskać jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Dodajmy też, że ryczałt ten zależy od destynacji. Dla każdego kraju narzucony jest też inny limit kosztów noclegu.

Koszty transportu w delegacji krajowej

Pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego określa środek transportu, którym ma dotrzeć na miejsce pracownik. Jeśli zmiana nastąpi z woli pracownika (tzn. bez ważnego powodu), pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów transportu. Zwrot kosztów transportu odbywa się na podstawie faktur i rachunków, które pracownik przedstawia po powrocie. W razie, gdy takich dowodów zabraknie, przysługuje mu tylko 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jeśli natomiast pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu, wówczas nie przysługuje mu nawet ryczałt.

Pracownik może także wybrać się w podróż służbową prywatnym samochodem lub samochodem firmowym. Taka podróż jest wówczas rozliczana na podstawie faktur za paliwo. Całość kosztów utrzymania samochodu określana jest mianem tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązują w tym przypadku następujące stawki:

  • samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Koszty transportu w delegacji zagranicznej

W przypadku zagranicznych podróży służbowych obowiązują analogiczne zasady rozliczania co w przypadku delegacji krajowych. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdami. Ma on wysokość jednej diety w miejscowości, do której ma się udać lub miejscowości, w której korzystał on z noclegu. Co więcej, pracownikowi przysługuje także ryczałt za korzystanie z transportu miejskiego w delegacji zagranicznej. Jego stawka to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę takiej podróży. Co ciekawe, ta zasada nie obowiązuje w przypadku pracowników, którzy zagraniczną podróż służbową odbywają samolotem.

Krajowe wyjazdy służbowe – przydatne informacje

Pracodawca może także przed wyjazdem służbowym wręczyć pracownikowi zaliczkę. Wyliczana jest ona na podstawie przewidywanych kosztów takiej podróży. Po powrocie pracownik ma 14 dni na rozliczenie się z zaliczki. Oznacza to, że konieczne jest przedstawienie dokładnego zestawienia wydatków wraz z przedstawieniem faktur, paragonów, biletów itd.

Pracownik powinien pamiętać, że przychód z tytułu podróży służbowej nie jest opodatkowany. Dzieje się tak, ponieważ należności z tytułu wyjazdu służbowego nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Natomiast dla pracodawców kosztami podatkowymi są wszelkie należności, które wypłacił on pracownikowi w ramach podróży służbowej.

Rozliczenie podróży służbowej

Na rozliczeniu podróży służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż służbową oraz zajmowane przez niego stanowisko,
  • cel podróży i miejsce wyjazdu (z nazwą miejscowości docelowej),
  • liczba godzin i dni, podczas których pracownik będzie przebywał w delegacji,
  • przewidywane daty i godziny wyjazdu i powrotu,
  • stawka i wartość przysługujących pracownikowi diet (krajowych lub zagranicznych),
  • informacja o tym, z jakich środków transportu będzie korzystał pracownik w czasie podróży służbowej,
  • suma poniesionych kosztów.

Do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dokumenty, które będą potwierdzały poniesienie tych wszystkich wydatków – faktury, paragony itd. Jeśli nie udało się uzyskać takiego dokumentu, to pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie, w którym udokumentuje wydatki i określi powód, dla którego było to niemożliwe.

Wyjazdy służbowe to częste zjawisko w wielu firmach. Wielu pracowników i pracodawców wciąż jednak nie do końca zna zasady ich rozliczania. Będąc pracownikiem wybierającym się w podróż służbową, musimy pamiętać o udokumentowaniu wszelkich ponoszonych przez nas kosztów, tak aby po powrocie z wyjazdu uzyskać ich zwrot. W przeciwnym razie może nas czekać niemiła niespodzianka i zwrot znacznie mniejszej kwoty. Jako pracodawca powinniśmy z kolei pamiętać o dopilnowaniu, aby wszelka dokumentacja dotycząca wysłania pracownika w podróż służbową, czy to krajową, czy zagraniczną, została uzupełniona i skompletowana. Jest to konieczne, aby prawidłowo rozliczyć i zaksięgować wyjazd.

 

 

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy – zapraszamy do kontaktu. Zespół FA Partners składa się z doświadczonych specjalistów, którzy świadczą usługi dla firm jednoosobowych, spółek prawa handlowego i organizacji pozarządowych. Jesteśmy do Twojej dyspozycji!

How the minimum wage has changed and will change in 2024

Nowe poziomy płacy minimalnej w 2023 roku

Posiadanie własnego przedsiębiorstwa to nie tylko zarobki. Czekają nas również różnego rodzaju podatki – między innymi związane z zatrudnieniem pracowników. Należy regularnie sprawdzać obowiązujące prawa. Obecnie co roku zmieniana jest płaca minimalna. W 2022 roku wynosiła ona 19,70 złotych brutto. Niewiele osób jednak wie, że w 203 roku roku jest na zupełnie innym poziomie.  Jednak to nie wszystko.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Wszystkiego dowiesz się w dzisiejszym artykule – stawki płacy minimalnej w 2023 roku.

Czy warto zatrudniać księgową?

Księgowa to osoba, która tak naprawdę jest fundamentem całej firmy. Stanowisko to znajdziemy w ogromnych korporacjach, ale również w małych firmach – nawet tych jednoosobowych, na przykład na umowę B2B. Księgowa to osoba, która zajmuje się wszystkim, co jest związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych podmiotów gospodarczych oraz różnego rodzaju płatnościami i podatkami. W zależności od wielkości oraz charakteru przedsiębiorstwa, obowiązki osoby na tym stanowisku mogą być różne. Również zależy to od wynagrodzenia oraz wspólnych ustaleń z właścicielem. Do standardowych, ale też i najważniejszych obowiązków na stanowisku księgowej należą:

– prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów podatkowych,
– wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych, a także informacji podatkowych przedsiębiorcy,
– rozliczanie podatku VAT,
– wystawianie i księgowanie faktur VAT,
– ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych,
– rozliczanie projektów, przetargów itp.,
– wyliczanie i odprowadzanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek ubezpieczeniowych za przedsiębiorcę i zatrudnianych przez niego pracowników,
– dokonywać wypłaty wynagrodzenia pracowników i elementów pozapłacowych
– wykonywanie obowiązków w terminie

Jednakże warto wiedzieć, że praca księgowego to nie tylko papierkowa robota – bo tak mogłoby się wydawać. Na tym stanowisku ponoszona jest wielka odpowiedzialność. Za zachowania sprzeczne z przepisami prawa, jakich dopuszcza się świadomie podczas pracy mogą grozić nawet 2 lata więzienia. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że księgowy, który nie ma władzy kierowniczej w danej jednostce, może ponosić odpowiedzialność karną gdy dopuści się przestępstwa przeciwko przepisom ustawy. Dlatego też jeżeli planujemy pracować na stanowisku księgowej – warto znać te przepisy.

Jedną z istotnych spraw, które należą do obowiązków księgowej jest dokonywanie wypłat pracowników. Wiąże to się również z umowami i wypełnianiem zeznań podatkowych na początku każdego roku. Jest to żmudna praca, jednak dla osoby doświadczonej nie będzie to ciężki temat. Osoba na stanowisku księgowego powinna znać między innymi aktualne stawki jeżeli chodzi o stawkę minimalną, które wprowadzane są co roku. Jeśli interesuje Ciebie współpraca z naszą firmą księgową – zapraszamy do zapoznania się z naszą oferta.

Czy warto zatrudniać księgową?

Zdecydowanie tak. Księgowa to osoba, która zna się na wszelkich zawiłościach prawa podatkowego i jest w stanie pomóc w wielu sytuacjach. Nie próbuj samodzielnie rozliczać się z fiskusem – natłok obowiązków może sprawić, że zapomnisz i ważnych płatnościach i obowiązkach, o których księgowa z pewnością by pamiętała.

 

Skontaktuj się z nami lub zadzwoń, jeśli jesteś zainteresowany współpracą z naszym biurem rachunkowym.

 

Zmiana płacy minimalnej 2023

Ostatnimi czasy co roku następuje zmiana płacy minimalnej. Jest to działanie celowe, gdyż rząd zapewnia, że do 2024 roku płaca minimalna będzie wynosiła 4000 złotych
W 2023 nastąpi pewnego rodzaju rewolucja – podwyżki będą aż dwie. Od 1 stycznia podwyżka płacy minimalnej będzie stosunkowo wysoka – miesięczne wynagrodzenie będzie wynosić aż 3490 złotych brutto, a w stosunku godzinowym 22,80 złotych brutto. Jest to podwyżka w wysokości 3 złotych brutto za godzinę. Warto jednak pamiętać o kolejnej podwyżce. Od 1 lipca 2023 roku płaca minimalna wynosić będzie 3600 złotych brutto, co daje nam 23,50 złotych brutto za godzinę. W porównaniu do poprzednich lat jest to bardzo duża podwyżka. Jest to prawdopodobnie związane z rosnącą w naszym kraju inflacją.

Płaca minimalna a pracodawca

Jeśli jesteś pracodawcą, to z pewnością interesuje cię kwestia płacy minimalnej. Będzie ona kilkaset złotych brutto wyższa niż w roku 2022. Dlatego też warto o tym pamiętać, jeżeli nie chcemy mieć problemów – przede wszystkim z Państwową Inspekcją Pracy. Jak tego dokonać w sposób legalny? W przypadku umowy o pracę bądź zleceniu wystarczy, że kilka dni przed rozpoczęciem nowego roku podpiszemy aneks, który dołączymy do wcześniej wspomnianych dokumentów. Co powinno się tam znaleźć? Przede wszystkim dane pracownika oraz pracodawcy lub firmy, informacja o podniesieniu stawki godzinowej bądź miesięcznej oraz podpisy obu stron. Wzór aneksu znajdziesz bez problemu w internecie.

Warto pamiętać także o osobach, które w tym roku otrzymują kwotę powyżej płacy minimalnej, jednak w przyszłym roku będzie ona na równi z osobami, które zarabiają najmniej. Tacy pracownicy mogą czuć się niedocenieni, gdyż będą otrzymywać wypłatę w takiej samej wysokości, jak ktoś dopiero zatrudniony. W takim przypadku warto wyjść naprzeciw oczekiwaniom i podnieść wynagrodzenie również u takich osób. Prawidłowym zachowaniem jest, aby stawka godzinowa była większa przynajmniej o taką samą kwotę w porównaniu do płacy minimalnej jak w poprzednim roku. Jest to częsty przypadek w firmach. Taki niedoceniony pracownik może chcieć odejść ze stanowiska w poszukiwaniu lepszego wynagrodzenia. Warto zwrócić uwagę na te kwestie. Dobrze, jeśli regularnie sprawdzamy rynek pracy oraz podwyższamy stawki zgodnie z panującymi trendami. W taki wypadku pracownicy będą czuli się docenieni i z pewnością nie ich nie stracisz.

Zmiana firmy księgowej w 2023 roku – podsumowanie

Podsumowując, warto posiadać w swojej firmie osobę, która będzie znała wszystkie przepisy związane z podatkami oraz regularnie aktualizowała swoją wiedzę. Księgowa to bardzo ważna osoba w każdej firmie. Pomoże nam we wszystkich sprawach związanych z płatnościami. Jeżeli nie będziemy przestrzegać prawa – nawet nieświadomie, to mogą grozić nam konsekwencje finansowe bądź też karne. Warto znać i aktualizować swoją znajomość prawa, gdyż jego brak może zaszkodzić. Ważną rzeczą, która regularnie co roku ulega podwyższeniu jest płaca minimalna. Pamiętaj, że jeśli jesteś pracodawcą, to warto uwzględnić podnoszącą się płacę minimalną w swoim budżecie na następny rok. Jeśli posiadasz w firmie na przykład osoby studiujące lub pracujące za kwotę minimalną, to będą one zarabiały 3 złote więcej – w całym miesiącu jest to nawet 500 złotych! W przypadku jednej osoby jest to niewielka zmiana, jednakże gdy tych osób jest więcej – może wyniknąć z tego duża kwota.

Składki ZUS członka zarządu – co się zmienia w 2022r?

Składki ZUS członka zarządu. Co się zmienia w 2022r.?

Do końca 2021 roku na wynagrodzenie członków zarządu nałożony był jedynie podatek dochodowy od osób fizycznych. Nowy Ład, który wszedł w życie z początkiem 2022 i wywrócił życie wielu przedsiębiorców do góry nogami, wprowadził również zmiany w oskładkowaniu wynagrodzeń członków zarządu. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, co się zmieniło i kto zapłaci składkę ZUS.

Nowy Ład a składki ZUS członków zarządu

Członkowie zarządu wykonują swoje obowiązki na różnych zasadach. Przepisy dopuszczają zatrudnienie członka zarządu na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawna. Co więcej, każdy członek zarządu może pełnić swoje funkcje nieodpłatnie albo pobierać za swoją pracę stosowne wynagrodzenie. Obowiązki pełnione przez członków zarządu pobierających wynagrodzenie pełnione są na mocy aktu powołania do pełnienia swojej funkcji. Do końca 2021 roku członkowie zarządu pobierający wynagrodzenie mieli wyłącznie obowiązek opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych, przy jednoczesnej możliwości zastosowania miesięcznych ryczałtowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł.

Wraz z początkiem 2022 roku i wprowadzeniem Nowego Ładu, zmianie uległy zasady rozliczania wynagrodzeń przez członków zarządu pełniących odpłatną funkcję na mocy uchwały powołania. Od 1 stycznia wynagrodzenie członka zarządu oskładkowane jest składką zdrowotną w wysokości 9% od kwoty wynagrodzenia brutto. Wysokość składki zdrowotnej jest potrącana z wynagrodzenia członka zarządu i opłacana przez podmiot wypłacający mu wynagrodzenie, czyli spółkę.

W praktyce nowe przepisy oznaczają więc niższe wynagrodzenie członków zarządu. Warto zaznaczyć, że ta zmiana dotyczy nie tylko członków zarządu i prokurentów w polskich spółkach, ale przepisy Nowego Ładu dotykają również zatrudnionych w spółkach zagranicznych pod warunkiem, że podlegają oni polskiemu prawodawstwu. Dodatkowo, na obcokrajowców zatrudnionych w polskich spółkach także nałożony jest obowiązek opłacania składki zdrowotnej, bowiem oni też podlegają polskiemu prawodawstwu.

Obowiązkowe objęcie członka zarządu składką zdrowotną

Obowiązkowe objęcie członka zarządu składką zdrowotną oznacza w praktyce, że osoba pełniąca funkcję członka zarządu lub prokurenta ma obowiązek opłacania ubezpieczenia zdrowotnego aż do momentu wygaśnięcia aktu powołania do pełnienia swojej funkcji. Obowiązek zgłoszenia członka zarządu do ubezpieczenia zdrowotnego ma podmiot wypłacający wynagrodzenie, czyli spółka.

 

Czy składka zdrowotna w 2022 będzie odliczana od podatku?

Złą wiadomością dla wszystkich zatrudnionych w spółkach jest fakt, iż składki na poczet ubezpieczenia zdrowotnego nie będzie można odliczyć od podatku – wartość podatku pozostanie taka sama. Konieczność opłacania składek zdrowotnych wiąże się więc z otrzymywaniem niższego wynagrodzenia przez członków zarządu i prokurentów.

Czy można obniżyć składkę zdrowotną?

Polskie prawo przewiduje możliwość obniżenia składek zdrowotnych, np. w sytuacji, w której roczne dochody podatnika pełniącego funkcję członka zarządu lub prokurenta nie przekraczają kwoty wolnej od podatku (w 2022 roku wysokość kwoty wolnej od podatku to 30 000 zł). Aby obniżyć składkę ZUS, należy złożyć wniosek o jej obniżenie w obrębie każdego roku podatkowego – raz złożony wniosek nie wystarczy.

Podsumowując, wraz z początkiem 2022 roku każdy członek zarządu otrzymujący wynagrodzenie zobowiązany jest do odprowadzania składki zdrowotnej aż do momentu wygaśnięcia aktu powołania do pełnionej przez niego funkcji, a obowiązek rejestracji podatnika jako płatnika składek oraz regulowania zobowiązań ma podmiot wypłacający wynagrodzenie. W praktyce nowe przepisy wprowadzone przez Nowy Ład oznaczają niższe wynagrodzenie dla członków zarządu.

 

Potrzebujesz więcej informacji?  Zapraszamy do kontaktu:

Zmiana rezydencji podatkowej

Częste zmiany w prawie podatkowym nie sprzyjają przedsiębiorcom, którzy zmuszeni są do płacenia coraz wyższych podatków. Wysokie opłaty sprawiają, że Polacy coraz częściej zastanawiają się nad emigracją, przenoszeniem firm za granicę i zmianą rezydencji podatkowej. W artykule wyjaśniamy, na czym polega zmiana rezydencji podatkowej i kto może skorzystać z tego rozwiązania.

Na czym polega zmiana rezydencji podatkowej?

Zgodnie z polskim prawem, za rezydenta podatkowego uznaje się osobę fizyczną, której miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce. Definicję miejsca zamieszkania do celów podatkowych określa z kolei art. 3 ust. 1a ustawy PIT. Zgodnie z nią, osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w Polsce, jeśli spełnia jeden z dwóch warunków:

  • posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych)
    lub
  • przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (kalendarzowym).

 

Wystarczy spełnienie chociażby jednego z tych dwóch warunków, aby podatnik został uznany za osobę, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Oba kryteria rozpatrywane są niezależnie od siebie, co oznacza, że Polak, który wyprowadzi się z kraju (np. w celach zarobkowych) może nie uzyskać zgody na zmianę rezydencji podatkowej, bowiem centrum jego interesów życiowych może znajdować się z Polsce.

Jak to wygląda w praktyce?

Stosunkowo prostym do zweryfikowania kryterium jest przebywanie podatnika na terytorium Polski nie dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Oczywiście konieczne jest odpowiednie udokumentowanie tego faktu w odpowiedni sposób – w tym celu wystarczą bilety lotnicze, umowy najmu nieruchomości, umowy o pracę, a w przypadku osób, które posiadają w Polsce nieruchomości i wynajmują je innym – stosowne umowy najmu, bowiem mogą one przemawiać na korzyść podatnika.
Nieco bardziej skomplikowany jest proces weryfikacji centrum interesów osobistych. Pojęcie to oznacza miejsce powiązań osobistych, a więc występowania więzi rodzinnych oraz towarzyskich, a także podejmowanie różnego rodzaju aktywności, m.in. sportowej oraz kulturalnej.

Najczęściej jednak uznaje się, że centrum interesów życiowych w Polsce występuje, jeśli w kraju pozostał współmałżonek lub dzieci podatnika. Jeśli cała rodzina przeprowadzi się do innego kraju, wówczas przeniesione zostaje również centrum interesów osobistych i zmiana rezydencji podatkowej staje się oczywista.

A co w przypadku osób żyjących samodzielnie? W tej sytuacji sprawdza się, gdzie podatnik prowadzi gospodarstwo domowe i bierze aktywny udział w życiu społecznym, kulturalnym itd., a więc pod uwagę brane są wszelkie powiązania z krajem emigracji.
Niezwykle istotnym kryterium jest również centrum interesów gospodarczych, czyli miejsce głównego źródła dochodów oraz inne zobowiązania, takie jak posiadane nieruchomości, zaciągnięte kredyty i inne zobowiązania, a także posiadanie konta bankowego.

Co oznacza bycie rezydentem podatkowym w Polsce?

Posiadanie statusu rezydenta podatkowego oznacza, że na osobę fizyczną nałożony jest nieograniczony obowiązek podatkowy. Taki obowiązek jest równoznaczny z tym, że podatnik ma obowiązek odprowadzania podatków zarówno od dochodów, które uzyskał w Polsce, jak i od przychodów uzyskanych za granicą. O tym, czy podatnik zapłaci w Polsce podatek od przychodów uzyskanych za granicą decyduje to, jaką umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania podpisała Polska z krajem, w którym pracuje podatnik. Ku niezadowoleniu wielu polskich podatników, większość umów zawiera niekorzystne sposoby rozliczania przychodu uzyskanego za granicą, wskutek czego konieczne jest opłacenie podatków w dwóch krajach.

Jak zgłosić zmianę rezydencji podatkowej?

Do zmiany rezydencji podatkowej konieczne jest uzyskanie statusu rezydenta podatkowego w innym państwie. Tego typu procedura nie jest zbyt trudna – każdy kraj cieszy się z nowych podatników, którzy chcieliby zasilić budżet państwa. Z tego samego powodu Polska niechętnie rozstaje się ze swoimi podatnikami. Żeby przestać być polskim rezydentem podatkowym, należy nie spełniać obu kryteriów określających miejsce zamieszkania, nie wystarczy bowiem samo posiadanie certyfikatu rezydenta podatkowego w innym kraju.

Zmianę miejsca zamieszkania do celów podatkowych należy zgłosić w urzędzie skarbowym. Zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorcy, mają obowiązek poinformowania urzędu skarbowego o zmianie rezydencji podatkowej poprzez formularz ZAP-3.

Zmiana rezydencji podatkowej w trakcie roku podatkowego

Definicja miejsca zamieszkania dokładnie określa, że osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w Polsce, jeśli przebywa na terytorium kraju dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym. A więc polski podatnik, który spędził w Polsce co najmniej 183 dni, zostanie uznany tutaj za rezydenta podatkowego za cały rok.

Jednak w sytuacji, w której podatnik wyjechał z Polski (a w domyśle przeniósł za granicę również ośrodek swoich interesów życiowych) i uzyskał status rezydenta podatkowego w kraju emigracji, możliwe jest uniknięcie podwójnego opodatkowania pod warunkiem, że Polska podpisała z państwem, do którego wyemigrował podatnik, umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wówczas podatnik podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu wyłącznie do dnia wyjazdu z kraju. Jeśli jednak podatnik nie posiada certyfikatu rezydencji podatkowej w kraju, do którego wyjechał, to podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce za cały rok podatkowy.

Czy można być rezydentem podatkowym w dwóch państwach?

Możliwe są sytuacje, w których podatnik otrzymuje status rezydenta podatkowego w innym państwie, a jednocześnie wciąż uznawany jest za polskiego rezydenta podatkowego. Wówczas mamy do czynienia z podwójną rezydencją podatkową. Jeśli podatnik posiada miejsce zamieszkania w dwóch krajach, to miejsce zamieszkania do celów podatkowych ustalane jest na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, która podpisana jest pomiędzy Polską a krajem emigracji podatnika.

Na stronie Ministerstwa Finansów można odnaleźć objaśnienia dotyczące rezydencji podatkowej i zakresu podatkowego osób fizycznych w Polsce. Zgodnie z tymi objaśnieniami, w sytuacji, w której podatnik ma miejsce zamieszkania na terenie dwóch krajów, pomiędzy którymi została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, kraj rezydencji podatkowej ustalany jest na podstawie następujących zasad:

  • jeśli miejsce zamieszkania podatnika znajduje się w dwóch państwach – za kraj rezydencji podatkowej uznajemy państwo, które jest ośrodkiem interesów życiowych podatnika;
  • jeśli nie można ustalić, w którym kraju znajduje się ośrodek interesów życiowych podatnika lub jeśli podatnik nie posiada stałego miejsca zamieszkania – za kraj rezydencji podatkowej uznajemy kraj, w którym podatnik zwykle przebywa;
  • jeśli podatnik przebywa zazwyczaj w obu państwach lub w żadnym z nich – za kraj rezydencji podatkowej uznajemy państwo, którego jest obywatelem;
  • jeśli podatnik jest obywatelem obu państw lub żadnego z nich – strony umowy ustalają miejsce rezydencji podatkowej na drodze wzajemnego porozumienia.

 

Zmiana rezydencji podatkowej pozwala na pozbycie się podwójnego opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że Polska niechętnie rozstaje się ze swoimi podatnikami i aby bezproblemowo zmienić rezydencję podatkową, warto skrupulatnie dokumentować wszelkie dokumenty i rachunki, których może od podatnika wymagać urząd skarbowy.

 

Skontaktuj się z nami lub zadzwoń, jeśli jesteś zainteresowany doradztwem podatkowym.

Zasady rozliczania podatku VAT w ramach tzw. pakietu e-commerce

Jakich zmian mogą spodziewać się przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż w modelu e-commerce?

Polskie przedsiębiorstwa działające w sektorze e-handlu coraz chętniej wykorzystują duże platformy handlowe, tzw. marketplace w swojej działalności. Zarówno polskie Allegro, jak i międzynarodowy Amazon dają możliwość sprzedaży towarów w Polsce, ale również poza granicami kraju. Tutaj z pomocą ma przyjść nowe rozwiązanie w zakresie rozliczania podatku VAT w ramach tzw. pakietu e-commerce. Jest to pakiet skierowany do sprzedawców, którzy handlują z osobami prywatnymi będącymi obywatelami Unii Europejskiej. Jakich zmian mogą spodziewać się przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż w modelu e-commerce?

 

Chcąc skorzystać z tego rozwiązania i rozpocząć sprzedaż towarów w UE w uproszczonej formie, trzeba pamiętać o kilku zasadach. Poniżej zostaną zaprezentowane wszystkie korzyści wynikające z tej procedury. Trzeba też pamiętać, że korzystanie z uproszczonego rozliczania podatku VAT w ramach VAT OSS  (tzw. punkt kompleksowej obsługi, one stop shop) nie jest obligatoryjne. Mogą się na nie zdecydować jedynie przedsiębiorcy, dla których takie rozwiązanie jest korzystne.

Wdrożenie procedury VAT OSS. Jakie zasady obowiązują jednoosobową działalność gospodarczą?

Procedura VAT OSS weszła w życie 1 lipca 2021 roku. Spowodowała ona, że sprzedaż towarów na rzecz osób prywatnych została uproszczona pod względem podatkowym. Jest to szczególnie użyteczne dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż przez Allegro lub Amazon. Co ciekawe, z prostszego rozliczania podatku VAT od sprzedaży towarów mogą korzystać zarówno płatnicy podatku, jak i osoby, które nie są płatnikami podatku VAT.

Ważną zasadą jest limit sprzedaży, którego nie można przekroczyć, chcąc korzystać z unijnej procedury VAT OSS. Wynosi on 10 000 euro dla rocznej sprzedaży towarów do wszystkich krajów Unii Europejskiej. Po jej przekroczeniu uproszczona procedura nie ma już zastosowania. Zatem jeżeli przedsiębiorstwo ma dużą sprzedaż zagraniczną, to nie będzie mogło z niej skorzystać.

Kto może skorzystać z uproszczonej procedury VAT OSS?

Korzystanie z VAT OSS jest dobrowolne i jest kierowane do wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność polegającą na sprzedaży towarów w Unii Europejskiej. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które przeważnie nie uzyskują wysokich kwot ze sprzedaży zagranicznej poprzez Allegro lub Amazon. Aby zarejestrować się do VAT OSS, trzeba złożyć odpowiedni formularz w formie elektronicznej. Więcej informacji znajdziesz na tej stronie internetowej. Warto pamiętać, że korzystając z tej unijnej procedury, organem właściwym do rozliczeń podatku będzie Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.

Ważne jest też, że deklaracja musi być podpisana podpisem kwalifikowanym, a nie profilem zaufanym. Nie każdy przedsiębiorca posiada taki podpis, więc możliwe jest ustanowienie pełnomocnika. Jest to jednak usługa płatna i wymaga złożenia dodatkowej deklaracji. Z pewnością jest to pewne utrudnienie, ale korzyści płynące z rejestracji mogą być dużo większe.

Korzyści rozliczania podatku VAT w ramach pakietu e-commerce

Podstawową zaletą rejestracji w unijnej procedurze VAT OSS jest prostota rozliczeń podatku VAT. Szczególnie jednoosobowe działalności gospodarcze często nie mają wiedzy w zakresie płatności VAT w innych krajach UE. W takim wypadku procedura VAT OSS jest odpowiedzią na kłopoty z prawidłowym opłaceniem podatku, ponieważ dzięki niej wszystkie podatki są rozliczane w jednym kraju. Oczywiście jeśli prowadzisz firmę e-commerce i szukasz profesjonalnego wsparcia w zakresie księgowości Twojej firmy – nawet jeśli działasz poza granicami Polski – zespół FA Partners jest do Twojej dyspozycji!

Poza prostszym systemem dla przedsiębiorców zyskują oni realny zysk finansowy, który polega na zmniejszeniu wymagań biurokratycznych. Dzięki temu godziny zaoszczędzone na sporządzaniu deklaracji dla każdego kraju, do którego realizowana była sprzedaż, można wykorzystać na działalność operacyjną i marketingową. Dzięki jednej deklaracji zmniejsza się również ryzyko popełnienia błędu i konieczności korygowania wysyłanych zestawień.

Jak należy rozliczać podatek VAT na nowych zasadach w ramach pakietu e-commerce?

W ramach pakietu e-commerce sprzedawca np. na Allegro lub Amazonie zobowiązany jest do ustalenia poprawnej stawki VAT dla każdego kraju członkowskiego Unii Europejskiej. Wystawiane faktury nie są jednak dołączane do pliku JPK_V7, a do innej deklaracji (VIU_DO). Dzięki wysłaniu jej do poprawnego Urzędu Skarbowego możesz ująć całość sprzedaży w jednej deklaracji i rozliczyć się poprawnie w jednym kraju.  Sprawdź również formularze elektroniczne VAT na stronie podatki.gov

Należy pamiętać, że deklarację VIU_DO składa się kwartalnie, więc to także optymalizuje ilość związanej z nią pracy. Dodatkowo trzeba pamiętać, że przewalutowanie na PLN powinno być wykonane według kursu EBC na ostatni dzień rozliczeniowy.

Potrzebujesz więcej informacji w sprawie VAT OSS? Zapraszamy do kontaktu

Wzrost liczby klientów biur księgowych a Polski Ład

Księgowa też wystawi rachunek za Polski Ład. Stawki poszybowały w górę

 

Nasze usługi drożeją o 20–30 proc. – słyszymy w Krajowej Izbie Biur Rachunkowych. Te firmy, które jeszcze nie podniosły stawek, tłumaczą, że zrobią to, gdy podsumują własne koszty
Mimo wzrostu cen, księgowym lawinowo przybywa klientów. Powstają listy chcących skorzystać z usług. Brakuje fachowych rąk do pracy.

O jakie kwoty biura rachunkowe podnoszą ceny?

Ile średnio trwa obecnie konsultacja w biurze księgowym?

 

Sprawdź w artykule, który znajduje się w Dzienniku Gazeta Prawna: “Księgowa też wystawi rachunek za Polski Ład. Stawki poszybowały w górę“

 

 

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

 

Faktura uproszczona – wszystko, co musisz wiedzieć

Faktura uproszczona – wszystko, co trzeba wiedzieć

Faktura to dokument, z którym przedsiębiorcy mają do czynienia na co dzień. Jest ona dowodem zawarcia transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą towaru lub usługi. Istnieją jednak różne rodzaje faktur. Dzisiaj omówimy pewien szczególny rodzaj faktury, czyli fakturę uproszczoną. Z artykułu dowiesz się, czym jest taki dokument i kiedy można go wystawić.

Najczęściej spotykanym typem faktury jest faktura VAT. To pełnoprawny dokument księgowy, stanowiący dowód transakcji kupna – sprzedaży. Taka faktura stanowi zobowiązanie do zapłaty i jest także podstawą do rozliczenia podatku. Przepisy nie określają maksymalnej kwoty, na którą może zostać wystawiona faktura VAT. W przypadku faktury uproszczonej taki limit jest nałożony.

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to rodzaj dokumentu księgowego, na który z góry nałożony jest limit, do jakiego może zostać wystawiona. Maksymalna kwota, na jaką sprzedawca może wystawić fakturę uproszczoną, wynosi 450 zł lub 100 euro. Można powiedzieć, że taka faktura jest specjalnym rodzajem paragonu fiskalnego, na którym umieszczony jest NIP kupującego. Faktura uproszczona może być wystawiona przez każdego podatnika VAT niezależnie od tego, czy jest podatnikiem czynnym, czy biernym. Pamiętaj jednak, że na takiej fakturze zawsze powinny znaleźć się dane, które pozwolą na jednoznacznie określenie stawki i kwoty podatku VAT.

Należy pamiętać, że wystawienie faktury uproszczonej nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, lecz jedynie jego prawem. Faktura uproszczona może być wystawiona przez przedsiębiorcę na prośbę klienta i pod warunkiem, że wystawiający również przejawia taką wolę. Jeśli zaś kwota na fakturze nie przekracza określonego limitu, czyli, przypomnijmy, 450 zł lub 100 euro, to przedsiębiorca może zdecydować, czy woli wystawić swojemu klientowi zwykłą fakturę VAT, czy fakturę uproszczoną.

Z racji tego, że faktura uproszczona jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, to odbiorca otrzymujący taki dokument, ma prawo do zaksięgowania na jego podstawie kosztów. Pozwala to na odliczenie znajdującego się na fakturze podatku od zakupionego towaru lub od wykonanej usługi. Szczegóły dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych można odnaleźć w Ustawie o VAT.

Art. 106e ust. 7 Ustawy o VAT wskazuje następujący wzór na wyliczenie kwoty podatku:
Kwota podatku = (wartość sprzedaży brutto * stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Co powinno się znaleźć na fakturze uproszczonej?

Faktura uproszczona stanowi oficjalny dokument księgowy, a zatem jasno określone są zasady mówiące, co powinno, a co nie musi się na niej znaleźć.

Najważniejszym elementem, który musi znaleźć się na fakturze uproszczonej, są dane, które pozwolą na określenie kwoty podatku VAT dla różnych stawek podatkowych. To przede wszystkim kwoty netto i brutto dla danego towaru lub usługi.
Ponadto, faktura uproszczona musi zawierać:

• datę wystawienia faktury,
• datę sprzedaży,
• kolejny numer faktury,
• dane sprzedawcy, wraz z jego numerem NIP,
• dane nabywcy, wraz z jego numerem NIP,
• nazwę towaru lub usługi,
• kwotę rabatu, jeśli takowy został udzielony,
• kwotę należności ogółem.

Faktura uproszczona, jak sama nazwa wskazuje, zawiera mniej elementów niż „klasyczna” faktura VAT. Właśnie z tego powodu na fakturze uproszczonej nie znajdziemy:

• imion i nazwisk (lub nazw) sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• adresów sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• miary i ilości dostarczanych towarów lub zakresu wykonywanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi, niezawierającej kwoty podatku,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące stawek podatku.

Kiedy nie możesz wstawić faktury uproszczonej?

Okazuje się jednak, że wystawienie faktury uproszczonej nie zawsze jest możliwe, nawet jeśli maksymalna kwota pozwalająca na wystawienie takiego dokumentu nie została przekroczona. Do sytuacji, w których nie można skorzystać z faktury uproszczonej należą:

• sprzedaż wysyłkowa na terenie kraju,
• zagraniczna sprzedaż wysyłkowa,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
• dostawy towarów lub świadczenie usług podlegających opodatkowaniu na terenie innego kraju niż Polska,
• sprzedaż, dla której na fakturze nie ma numeru NIP nabywcy (dla kontrahentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej).

Jaki jest termin wystawienia faktury uproszczonej?

Terminy wystawiania faktur uproszczonych są analogiczne do terminów wystawiania faktury VAT. Fakturę uproszczoną trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została wykonana usługa lub dostarczono towar. Faktura nie może także zostać wystawiona wcześniej niż na 30 dni przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

Oczywiście możliwe jest, że konieczne okaże się dokonanie korekty faktury. W przypadku faktury uproszczonej także można dokonać takiego procesu. Korekta faktury uproszczonej w żaden sposób nie różni się od korekt faktur VAT i przy fakturze uproszczonej należy stosować te same procedury, co w przypadku korekty „standardowej” faktury.

Faktura uproszczona a paragon

Paragon także może być fakturą uproszczoną. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby kwota na paragonie nie przekraczała wspomnianych już kilkukrotnie 450 zł lub 100 euro. Co ważne, za fakturę uproszczoną można jednak uznać wyłącznie taki paragon, na którym znajduje się NIP odbiorcy. Wówczas wystawienie dodatkowego dokumentu do tego paragonu nie jest już konieczne, bo sam w sobie jest dokumentem stanowiącym podstawę do odliczenia kwoty podatku, czyli fakturą uproszczoną właśnie.

Faktura uproszczona jest oficjalnym dokumentem księgowym, który może być wystawiony klientowi na jego prośbę i za zgodą wystawiającego. Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie limitu kwotowego. Należy również pamiętać, że wystawiający dokument nie ma obowiązku, aby przystać na naszą prośbę o uzyskanie faktury uproszczonej i może wystawić także zwykłą fakturę VAT. Zadaniem faktury uproszczonej jest uproszczenie formalności wiążących się z wystawianiem faktur oraz usprawnienie całego procesu.

Chciałbyś wiedzieć więcej? A może poszukujesz sprawdzonego partnera, który pomoże Ci w kompleksowym prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy? Zapraszamy serdecznie do kontaktu! Zespół FA Partners składa się z doświadczonych księgowych i ekspertów podatkowych. Możesz na nas polegać!

Zadzwoń do nas. Anna Nowakowska-Madany  tel.  +48 501-623-652lub e-mail: anna.madany @ fapartners.pl

 

Zobacz naszą ofertę i artykluły:  Usługa księgowa  |  Outsourcing księgowości w firmie  | O naszych ekspertach |

Co należy wiedzieć o refakturowaniu?

Co należy wiedzieć o refakturowaniu?

Dowodem zawarcia transakcji między przedsiębiorcami jest faktura. Istnieją różne ich rodzaje, ale najpopularniejszym typem faktury jest faktura VAT. Fakturę można też niejako „przekazać” dalej. Wówczas mamy do czynienia z refakturowaniem. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, czym dokładnie jest refakturowanie i kiedy możesz je zastosować.

Mimo że refakturowanie nie jest procesem wynikającym z przepisów prawa, to stało się powszechną praktyką stosowaną przez przedsiębiorców. Na próżno jednak przeszukiwać kodeksy w poszukiwaniu zasad określających, jak dokładnie refakturowanie miałoby się odbywać. Często w przypadku refakturowania stosuje się po prostu zasady analogiczne do tych stosowanych przy wystawianiu faktur VAT.

Czym jest refakturowanie?

Refakturowanie oznacza odsprzedanie towarów lub usług innej firmie, po tej samej cenie, bez naliczania marży lub prowizji. Najczęściej koszty są po prostu przenoszone na podmiot, który rzeczywiście z danej usługi skorzystał. Pojęcie refakturowania dotyczy głównie usług, jednak teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby refakturować także towary. Jako najpopularniejszy przykład sytuacji, w której mamy do czynienia z refakturowaniem, można uznać wynajem nieruchomości przedsiębiorcy. Właściciele nieruchomości otrzymują rachunki za media na swoje dane i dokonują refakturowania, aby przedsiębiorca mógł rozliczyć koszty w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Wówczas, mimo że przedsiębiorca nie widnieje na rachunkach z imienia i nazwiska, to ma prawo do wliczenia ich w koszty.

Jak wygląda refaktura?

Z racji tego, że nigdzie nie są określone przepisy dotyczące zasad wystawiania refaktury, wystawiana jest ona na zasadach ogólnych. Oznacza to, że dokument wygląda jak “zwykła” faktura. Warto jednak zawrzeć na dokumencie adnotację, która da do zrozumienia, że chodzi o refakturę. Refaktura powinna także zawierać wszystkie dane, które są wymagane na fakturze VAT. Mowa tu o:
• dacie wystawienia,
• kolejnym numerze dokumentu, pozwalającym na identyfikację faktury,
• imionach i nazwiskach lub nazwach sprzedawcy i nabywcy towaru, lub usługi, wraz z ich adresami,
• NIP sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi,
• dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi albo dacie otrzymania zapłaty, jeśli takowa nastąpiła przed sprzedażą (pod warunkiem, że taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• nazwie towaru lub usługi,
• wartości sprzedaży netto, brutto oraz wysokości podatku VAT.

Refakturowanie a VAT

Podczas refakturowania wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi kwestia dotycząca możliwości odliczenia podatku VAT. Ustawa o VAT mówi jasno, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie, w którym wykonana zostaje usługa, dostarczony jest towar lub w momencie wystawienia faktury. Nie może jednak mieć to miejsca później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Interesem stron jest dopilnowanie tych terminów. Jednocześnie, podstawą opodatkowania jest wszystko, za co dostawca lub usługodawca otrzymał albo otrzyma zapłatę. Wszelkie dodatkowe koszty, które muszą zostać poniesione w związku z główną usługą, powinny być wliczone do podstawy opodatkowania z tytułu głównej usługi właśnie.

W przypadku refakturowania należy również pamiętać, że co do zasady, osoba odsprzedająca powinna na refakturze zastosować taką samą stawkę VAT, z jaką daną usługę lub towar zakupiła. Może się jednak zdarzyć, że usługa została zakupiona przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT i wówczas na takiej fakturze nie znajduje się kwota podatku VAT. Odsprzedający zobowiązany jest więc do naliczenia podatku według odpowiedniej stawki, takiej, jaka zostałaby naliczona w sytuacji, w której podmiot byłby czynnym podatnikiem VAT.

Może także dojść do sytuacji, w której refakturujemy usługi zwolnione z VAT. Wówczas mamy do czynienia ze zwolnieniem przedmiotowym, a w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT odnajdziemy listę podmiotów, które mogą skorzystać z takiego zwolnienia. Przykładem takiego podmiotu są chociażby usługi pocztowe, przy których odsprzedaży nie można zastosować na fakturze stawki VAT “zw”. Z przedmiotowego zwolnienia może bowiem korzystać tylko Poczta Polska. Oznacza to, że refakturując usługi pocztowe, należy doliczyć do faktury podstawową stawkę VAT w wysokości 23%.

Refakturowanie a przychody

Przepisy nie określają także kwestii dotyczących rozliczania przychodów z tytułu refaktury. Również w tym przypadku należy stosować ogólne przepisy podatkowe. Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód powstaje w momencie wykonania usługi lub jej części. Jednak nie może on powstać później niż w dniu, w którym wystawiona jest faktura albo w którym wykonawca otrzymał zapłatę.

 

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

 

Jeśli chodzi o refakturowanie, to kwestia ta jest nieco bardziej skomplikowana i budzi wątpliwości organów podatkowych. Uznaje się jednak, że jeśli strony zawarły porozumienie, że usługa rozliczana jest w okresach rozliczeniowych, to za datę powstania przychodu uznawany jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Czas trwania tego okresu ustalony jest w umowie lub na fakturze. Należy pamiętać, że rozliczenie w ramach refaktury nie powinno mieć miejsca rzadziej niż raz w roku. W przypadku, w którym okres rozliczeniowy nie został jasno określony, za datę powstania przychodu uznaje się dzień wystawienia refaktury. Istnieje jednak pewien wyjątek. Jest nim sytuacja, w której zapłata za towar lub usługę została dokonana jeszcze przed wystawieniem refaktury. Wówczas przychód powstaje w dniu, w którym zostaje uregulowana należność.

Refakturowanie a marża

Wiele pytań wśród przedsiębiorców budzi również kwestia związana z naliczeniem na refakturę swojej marży. Można czy nie można? Generalnie uznaje się, że naliczanie marży na refakturze jest praktyką niedopuszczalną. Kwota na refakturze musi bowiem być taka sama jak kwota na fakturze pierwotnej, nawet jeśli strony ustaliły inaczej. W przypadku, kiedy na refakturę zostanie naliczona marża, nie mamy już do czynienia z refakturowaniem, a z odrębną sprzedażą.

Kiedy nie można wystawić refaktury?

Wystawienie refaktury nie zawsze jest możliwe. Nie można refakturować kosztów, które mają jedynie charakter pomocniczy do usługi podstawowej. Takie koszty sprawiają bowiem, że zwiększa się podstawa opodatkowania tych czynności i z tego względu nie powinny być one osobno refakturowane. Wszystkie wydatki, które uznaje się za nieodłączną część usługi podstawowej, powinny być wliczone do ceny głównej.

Refakturowanie to niezwykle wygodny sposób na rozliczanie kosztów pomiędzy przedsiębiorcami. Jeśli mamy możliwość wystawienia refaktury, to warto z niej skorzystać. Należy jednak pamiętać o obowiązujących regułach. Wystawiający refakturę musi też wziąć pod uwagę fakt, że nie będzie miał możliwości naliczenia na refakturze swojej marży. Z tego względu przed podjęciem działań należy przeanalizować sytuację i zastanowić się, czy wystawienie refaktury rzeczywiście będzie najlepszym rozwiązaniem w danej sytuacji.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o refakturowaniu, outsourcingu księgowym albo po prostu potrzebujesz pomocy z prowadzeniem finansów Twojego przedsiębiorstwa – zespół FA Partners jest do Twojej dyspozycji. Mamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych, chętnie pomożemy także Tobie.

Polski Ład a przekształcenie spółki w: z o.o. czy w S.K.A.?

Czy firmy przygotowane są na Polski Ład?

Nowy Ład wchodzi w życie wraz z początkiem 2022 roku. Założeniem programu jest m.in. pomoc dla przedsiębiorców. W rzeczywistości uderzy on w osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Czy JDG będzie jeszcze opłacalne?

Eksperci przewidują, że w związku z postanowieniami Nowego Ładu przedsiębiorcy będą zamykać swoje działalności i szukać pracy na etat. Jednak czy to jedyne wyjście z sytuacji? Niekoniecznie. Możliwe jest również przekształcenie JDG w spółkę. W artykule podpowiadamy, co zmieni Nowy Ład i w jaką spółkę przekształcić swoją działalność.

Nowy Ład a zmiany w prowadzeniu JDG

Uchwalone 1 października 2021 roku postanowienia dotyczące Nowego Ładu mają wejść w życie wraz z początkiem przyszłego roku. Niestety, Polski Ład uderzy przede wszystkim w przedsiębiorców działających w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Nowe przepisy dotyczą m.in. składki zdrowotnej.

W chwili obecnej przedsiębiorca prowadzący JDG ma obowiązek opłacania zryczałtowanej składki zdrowotnej w wysokości 9% podstawy wymiaru. Ta podstawa obliczana jest w oparciu o przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw za IV kwartał roku poprzedniego. Przedsiębiorca może odliczyć składkę zdrowotną od podatku w wysokości 7,75% podstawy wymiaru.

Nowy Ład pozbawi przedsiębiorcę tej możliwości – nie będzie już można odliczać składki zdrowotnej od podatku. Co więcej, dla osób prowadzących działalność gospodarczą i opodatkowanych liniowo, podstawą wymiaru składki będzie dochód, a stawka składki wynosić będzie 4,9%. Oznacza to, że przedsiębiorcy zarabiający więcej, będą płacić niebotyczne kwoty na poczet składki zdrowotnej.

W związku z tym można się spodziewać, że wielu przedsiębiorców zacznie przekształcać swoje działalności w spółki. Jakie rozwiązania mają do wyboru?

Czym jest spółka z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest formą prowadzenia działalności, w której spółka zyskuje osobowość prawną. Może więc w swoim imieniu m.in. nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Zaletą spółki z o.o. jest wynikająca z nazwy ograniczona odpowiedzialność wspólników – za zobowiązania spółki odpowiadają oni jedynie w zakresie wniesionego wkładu.

Dużą zaletą spółki z o.o. jest również niski kapitał zakładowy – aby założyć spółkę, wystarczy dysponować kwotą 5 000 zł. Co ważne z punktu widzenia osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, istnieje możliwość utworzenia jednoosobowej spółki z o.o. Przy przekształcaniu nie trzeba więc gorączkowo poszukiwać wspólników.

Spółkę z o.o. można utworzyć poprzez wizytę w kancelarii notarialnej lub przez Internet, korzystając z portalu S24. Drugie rozwiązanie jest przydatne zwłaszcza w przypadku spółek, które nie potrzebują skomplikowanej umowy – system generuje je bowiem według ustalonego szablonu.

Ogromną zaletą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest nieodpowiadanie za zobowiązania spółki osobistym majątkiem. Takiej możliwości nie ma przedsiębiorca działający w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Spółka z o.o. oznacza jednak wyższe koszty prowadzenia działalności w porównaniu do JDG – prowadzenie spółki równa się z koniecznością rozliczania na zasadach pełnej księgowości. Ważne jest również znalezienie profesjonalnego biura rachunkowego, specjalizującego się w rozliczaniu tego typu przedsiębiorstw.

Spółka komandytowo-akcyjna – charakterystyka

Spółka komandytowo-akcyjna to dość skomplikowana struktura. Łączy ona w sobie cechy spółek handlowych oraz spółek osobowych. Co ważne, aby założyć taką spółkę, musi istnieć co najmniej dwóch wspólników: komplementariusz i akcjonariusz. Pierwszy z nich odpowiada za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem, drugi z kolei jest inwestorem pasywnym i nie odpowiada za zobowiązania przedsiębiorstwa.
Do założenia spółki komandytowo-akcyjnej wymagany jest również wysoki kapitał zakładowy – w przypadku S.K.A. to aż 50 tys. zł. Jeśli zaś chodzi o sposób rozliczania podatków, to S.K.A. jest podatnikiem jako osoba prawna i rozlicza CIT. Na dywidendę wypłacaną wspólnikom nałożony jest podatek od osób fizycznych, czyli PIT. Stawka podatku zależy jednak tego, jaki sposób rozliczania wybierze wspólnik.

W porównaniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, założenie spółki komandytowo-akcyjnej wymaga nie tylko dysponowania większym kapitałem zakładowym, ale też dopełnienia większej ilości formalności. Problematyczne w przypadku S.K.A. może być również znalezienie odpowiedniego wspólnika. Jednak ta forma działalności daje możliwość realizacji pomysłów wymagających dużego nakładu finansowego – mogą je bowiem finansować akcjonariusze.

W co warto przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą?

W zależności od skali prowadzonego biznesu oraz możliwości finansowych przedsiębiorcy, korzystniejsze może okazać się przekształcenie biznesu w sp. z o.o. lub S.K.A. Przyjrzyjmy się więc obu rozwiązaniom.

 

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

 

PRZEKSZTAŁCENIE JDG W SP. Z O.O.

Przekształcenie JDG w sp. z o.o. sprawia przede wszystkim, że przedsiębiorca przestaje odpowiadać za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Ponosi odpowiedzialność jedynie w zakresie wniesionego do spółki wkładu. Jak już wspominaliśmy, założenie sp. z o.o. nie wymaga również dysponowania dużym kapitałem – wystarczy zaledwie 5 tys. zł.

Istnieje możliwość założenia jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ale Zielony Ład przewiduje pewne korzystne zmiany dla spółek z o.o., w których jest co najmniej dwóch wspólników. Mianowicie, w sytuacji, w której w spółce jest co najmniej dwóch wspólników, a drugi z nich ma nie mniej niż 10% udziałów, wspólnicy spółki nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym – nie muszą więc płacić składki zdrowotnej.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rozliczają podatek od osób prawnych, czyli CIT i wysokość podatku w takiej spółce wynosi 9%. Te zmiany powodują, że zainteresowanie przedsiębiorców spółkami z o.o. może znacząco wzrosnąć.

PRZEKSZTAŁCENIE JDG W SP. KOMANDYTOWO-AKCYJNĄ

Spółka komandytowo-akcyjna to mało popularna forma prowadzenia działalności w Polsce. Powodów jej niskiej popularności jest kilka: wysoki minimalny kapitał zakładowy (min. 50 tys. zł), obecność co najmniej dwóch wspólników (komplementariusza i akcjonariusza) oraz nieograniczona odpowiedzialność komplementariusza. Jednak w związku z postanowieniami Nowego Ładu, spółek komandytowo-akcyjnych może przybywać. Dlaczego?

Komplementariusz spółki komandytowo-akcyjnej, będący osobą fizyczną, nie ma obowiązku opłacania składek na poczet ZUS i nie jest objęty składką na ubezpieczenie zdrowotne. Wraz z początkiem nowego roku zostanie również wprowadzona korzystna zmiana w zakresie opodatkowania spółki. Co prawda nadal będzie ona płaciła CIT w wysokości 9% lub 19%, ale nie będzie potrącać podatku od dywidendy (19%) przy wypłacaniu zysku komplementariuszom.

Przykładowo, jeśli założymy, że S.K.A. jest małym podatnikiem objętym 9% CIT, to przy wypłacie zysku komplementariuszom pobierany będzie podatek w wysokości 10%, stanowiący różnicę pomiędzy 9% CIT, a 19% PIT od dywidendy.

Takie założenia sprawią, że spółka komandytowo-akcyjna stanie się korzystniejsza w oczach dużych przedsiębiorców. Po pierwsze, wraz z przekształceniem w S.K.A. nie będą oni musieli opłacać składki zdrowotnej, która, przypomnijmy, od 1 stycznia 2022 roku będzie wyliczana na podstawie dochodu. Po drugie, warunki wypłacania dywidendy wspólnikom spółki również są bardzo korzystne.

Nowy Ład, mający z założenia stanowić pomoc dla przedsiębiorców, może nieco utrudnić im życie. W praktyce najlepszym rozwiązaniem staje się przekształcenie działalności w spółkę. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, korzystniejsze może okazać się przekształcenie w sp. z o.o. lub S.K.A. Aby wszystko dokładnie przeliczyć i podjąć najlepszą decyzję, warto skontaktować się z FA Partners. Nasi eksperci pomogą Ci wybrać rozwiązanie optymalne dla Twojej firmy.

Biała lista podatników VAT – wszystko, co trzeba wiedzieć

Biała lista podatników VAT – wszystko, co trzeba wiedzieć

Każdy przedsiębiorca powinien weryfikować swoich kontrahentów i ich konta bankowe. Od 1 września 2019 roku jest to możliwe dzięki istnieniu tzw. białej listy podatników VAT. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest biała lista i w jaki sposób funkcjonuje.

Do 2019 roku istniały trzy wykazy dotyczące podatku VAT: podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT. Po zmianach funkcjonuje jedna, biała lista podatników VAT, która stanowi połączenie trzech wcześniejszych rejestrów.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to rejestr, którego zadaniem jest pomoc firmom w skutecznym weryfikowaniu kontrahentów. Dzięki białej liście przedsiębiorca może sprawdzić:

• Czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• Czy kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru albo przywrócono jego rejestrację jako płatnika VAT oraz jakie były podstawy prawne tych decyzji
• Czy numer bankowy kontrahenta, znajdujący się na białej liście, zgadza się z numerem bankowym podanym przedsiębiorcy przez tego kontrahenta

Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczął współpracę z nowym kontrahentem i chciałby uzyskać niezbędne informacje, aby przekonać się o tym, czy działa on w sposób legalny i transparentny, może to zrobić, wchodząc na stronę internetową Ministerstwa Finansów lub na stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. W tych dwóch miejscach odnaleźć można białą listę podatników VAT. Lista prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Teraz pewnie zastanawiasz się, co musisz zrobić, aby trafić na białą listę po to, żeby inni mogli weryfikować Twoją działalność. Odpowiedź jest bardzo prosta: nic nie musisz robić. Szef Krajowej Administracji Skarbowej pobiera wszystkie potrzebne dane z dostępnych mu rejestrów publicznych. Jeśli dane Twojej firmy, które znalazły się na liście, są nieprawidłowe, wówczas należy wystąpić do szefa KAS z wnioskiem, aby te dane zostały usunięte lub sprostowane.

Aby znaleźć swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT, należy w systemie wpisać NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub po prostu nazwę firmy, a system dopasuje do tego wyniki wyszukiwania. Co ważne, w przypadku osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, czyli są zarejestrowane w CEIDG, w miejscu, które wymaga wpisania nazwy podmiotu, należy wpisać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Elementy białej listy podatników VAT

Zadaniem białej listy podatników VAT jest informowanie o aktualnym statusie podatnika, biorąc pod uwagę podatek VAT. Poza tym, przedsiębiorca odnajdzie tam dane związane z funkcjonowaniem swoich kontrahentów, takie jak chociażby numer rachunku bankowego.

Biała lista podatników VAT zawiera:

• Nazwę firmy lub, w przypadku JDG, imię i nazwisko przedsiębiorcy
• Numer, którym przedsiębiorca identyfikuje się na potrzeby podatku (pod warunkiem, że taki numer został mu przyznany)
• Status podmiotu:

o W odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji lub wykreślono go z rejestru jako podatnika VAT
o Zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT lub podatnik zwolniony z podatku VAT (dotyczy to także podmiotu, który został przywrócony do rejestru)

• Numer REGON, jeśli przedsiębiorca takowy posiada
• Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli przedsiębiorstwo funkcjonuje jako spółka i taki numer został mu nadany
• Adres siedziby (dotyczy to tylko podmiotów niebędących osobą fizyczną)
• Imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz numery identyfikacji podatkowej tych osób
• Imiona i nazwiska prokurentów wraz z ich numerami identyfikacji podatkowej
• W przypadku wspólnika: jego imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej
• Daty: rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru, a także ponownego zarejestrowania jako podatnika VAT
• Podstawę prawną, jeśli podatnik został wykreślony z rejestru, przywrócony do rejestru jako podatnik VAT lub jeśli odmówiono mu rejestracji
• Numer rachunku rozliczeniowego w banku lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK), której firma jest członkiem i rachunek ten został otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (wskazano go w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub w zgłoszeniu aktualizacyjnym i został potwierdzony przy wykorzystaniu Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej – STIR)

 

 

Biała lista podatników VAT – jak funkcjonuje?

Dostęp do białej listy podatników VAT jest bezpłatny i dostępny dla każdego. Co ważne, wykaz w postaci elektronicznej bazy danych jest na bieżąco aktualizowany. Aktualizacja odbywa się raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Jak już wspominaliśmy wcześniej, przedsiębiorca ma również możliwość złożenia stosownego wniosku, aby sprostować nieprawidłowe dane zawarte w wykazie, w tym także numer konta bankowego. Chodzi o to, aby przedsiębiorca miał możliwość dokonania przelewu na właściwy rachunek bankowy kontrahenta.

Jeśli szef Krajowej Administracji Skarbowej nie zaktualizuje danych dotyczących prawidłowego rachunku bankowego, i w efekcie przedsiębiorca przeleje pieniądze na niewłaściwe konto, to nie poniesie negatywnych konsekwencji podatkowych. Inaczej jest jednak w przypadku, w którym na białej liście podatników VAT widnieje prawidłowy numer rachunku bankowego, a pieniądze zostaną przelane na inne konto.

Rachunki bankowe a biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT funkcjonuje co prawda od 1 września 2019 roku, ale z pierwszym dniem roku 2020 weszła w życie nowelizacja ustawy, która dotyczy sankcji za dokonanie płatności na rachunek inny niż ten, który jest zawarty w rejestrze.

Numery rachunków bankowych na białej liście podatników VAT są publikowane pod warunkiem, że przedsiębiorca został zarejestrowany jako płatnik VAT lub został do rejestru przywrócony. Przedsiębiorcy, którym odmówiono rejestracji jako płatnik VAT lub zostali z tego rejestru wykreśleni, nadal będą mogli widzieć swoje dane w wykazie, ale nie znajdą tam informacji o rachunku rozliczeniowym. W rejestrze nie znajdzie się też oczywiście firm, które nie są podatnikami VAT.

Wszystkie numery rachunków bankowych, które znajdują się w wykazie, zostały pobrane z baz KAS, po potwierdzeniu ich w STIR. STIR posiada numery rachunków bankowych przedsiębiorców, ponieważ powinny być one zgłoszone do systemu przez bank, w którym prowadzony jest rachunek. To te same numery rachunków bankowych, które zostały podane do Urzędu Skarbowego podczas zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego. Przy zmianie rachunku firmowego, dane te koniecznie należy przekazać do Urzędu Skarbowego lub, w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, do CEIDG, aby dane we wszystkich bazach mogły zostać zaktualizowane. Należy też pamiętać, że w rejestrze nie są publikowane numery prywatnych rachunków bankowych, które również są czasami wykorzystywane przez przedsiębiorców w ich firmach.

Nowelizacja ustawy z 1 stycznia 2020 roku przewiduje konsekwencje, jeśli przedsiębiorca przelał kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek inny niż ten, który został wskazany na białej liście podatników VAT. Jeśli dojdzie do czegoś takiego, wówczas:

• przedsiębiorca nie ma możliwości, aby przelaną kwotę lub część tej kwoty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
• a w przypadku, gdy kontrahent nie zapłaci należnej kwoty podatku VAT od transakcji, przedsiębiorca solidarnie z kontrahentem ponosi odpowiedzialność za zaległości podatkowe.

Od tych konsekwencji można się jednak uchronić pod warunkiem, że w ciągu 3 dni od dokonania przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy przedsiębiorca poinformuje o tym Naczelnika Urzędu Skarbowego, pod który podporządkowany jest sprzedawca. Właśnie po to, aby takich przypadków było jak najmniej, dane w systemie są aktualizowane codziennie. Przedsiębiorca przed dokonaniem płatności na konto kontrahenta powinien zweryfikować jego numer rachunku bankowego tego samego dnia, w którym wykonuje przelew. Pozwoli to uniknąć pomyłki, wiążącej się z niemiłymi konsekwencjami, również finansowymi.

Biała lista podatników VAT zastąpiła istniejące wcześniej trzy różne rejestry. Jej zadaniem jest ułatwienie weryfikacji kontrahenta oraz jego rachunku bankowego i ustalenie jego aktualnego statusu jako podatnika VAT. To rejestr szczególnie przydatny dla przedsiębiorców, którzy dopiero nawiązali z kimś współpracę i mają pewne wątpliwości co do rzetelności lub wiarygodności kontrahenta.

Każdy właściciel firmy, dokonujący transakcji na większe sumy (np. powyżej 15 tys. zł) powinien potwierdzić numery kont bankowych przedsiębiorcy, z którym współpracuje, aby uniknąć pomyłki, która może doprowadzić do poniesienia odpowiedzialności za zaległości podatkowe, solidarnie z jego kontrahentem w przypadku, gdy nie odprowadzi on należnego podatku VAT od transakcji, która miała miejsce.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, albo potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości Twojej firmy – zapraszamy serdecznie do kontaktu! Zespół FA Partners kompleksowo zajmie się wszystkimi kwestiami związanymi z finansami i zatrudnieniem w Twoim przedsiębiorstwie.

Outsourcing księgowości w firmie

Outsourcing księgowości to usługa polegająca na zleceniu wszelkich działań związanych z prowadzeniem księgowości i kadr danej firmy zewnętrznej firmie księgowej. Raport KPMG wskazuje, że już blisko 65% przedsiębiorców korzysta z tego rozwiązania.

Jak wygląda usługa outsourcingu księgowości i jakie korzyści za sobą niesie? Przeczytaj artykuł, aby poznać odpowiedź na te pytania.

Współczesne spojrzenie na biznes promuje pogląd mówiący, że warto outsourcować, czyli zlecać na zewnątrz wszelkie działania, które albo nie stanowią głównego obszaru naszej działalności, albo nie mamy zasobów lub kompetencji do ich realizacji. Takie podejście pozwala skupić się na tym, co dana firma robi najlepiej.

Nie można znać się przecież na wszystkim i z tego względu, aby zaoszczędzić czas i zasoby, warto zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie. Takie podejście pozwala zaoszczędzić masę czasu i umożliwia swobodny rozwój biznesu, bez poświęcania zbytniej ilości czasu na zobowiązania związane z księgowością i podatkami.

Jak w praktyce wygląda outsourcing księgowości?

Można zlecić zadania związane z księgowością i obsługą kadrową na kilka sposobów. Najpowszechniejszą praktyką jest zlecanie całości procesów księgowych, tj. prowadzenia ksiąg, kalkulacji wynagrodzeń i ewidencjonowania dokumentów jednej firmie – komentuje Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner FA Partners. Można też podzielić te obowiązki na kilka biur rachunkowych lub część z tych czynności wykonywać samodzielnie. Natomiast, jak pokazuje nasze doświadczenie, najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie całej księgowości jednemu biuru. Wtedy wiemy, do kogo zwrócić się z konkretnym problemem i gdzie szukać potrzebnych dokumentów. Biura rachunkowe służą także wsparciem merytorycznym i pomagają np. w pozyskiwaniu dotacji i dodatkowych źródeł finansowania, co często wiąże się z zawiłymi procedurami i masą dokumentacji.

Outsourcing usług księgowych nie tylko minimalizuje koszty prowadzenia działalności, ale zapewnia również brak ryzyka wynikającego z nieznajomości przepisów podatkowych oraz stwarza możliwość oszczędności podatkowych. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub małej, rodzinnej firmy, każda pomyłka księgowa może nas słono kosztować i zagrażać płynności finansowej przedsiębiorstwa. Aby zminimalizować to ryzyko, warto zaufać specjalistom i powierzyć im nasze finanse.

Jakie firmy korzystają z outsourcingu usług księgowych?

W maju 2018 roku KPMG opublikowało raport „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”. Powstał on na podstawie badania telefonicznego wśród osób odpowiedzialnych za księgowość i osób na stanowiskach prezesa lub dyrektora finansowego, w tym także właścicieli firm i członków zarządu. Warto dodać, że w badaniu KPMG wzięły udział firmy przekraczające 2 mln złotych rocznego przychodu i zatrudniające więcej niż 2 osoby.

To właśnie ten raport pokazał, że blisko 65% firm biorących udział w ankiecie korzysta z outsourcingu usług księgowych. Co więcej, co druga z nich powierza to zadanie tylko jednej firmie. Badanie KPMG pokazuje, że aż 84% wszystkich firm biorących w nim udział obawia się zbyt dużej liczby przepisów prawnych i podatkowych, które regulują prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. To właśnie z tego względu firmy decydują się na powierzenie księgowości specjalistom.

 

 

Raport KPMG wskazuje, że im więcej zmian w przepisach, tym chętniej przedsiębiorstwa

podejmują kroki zmierzające do skorzystania z usługi outsourcingu księgowości w swojej firmie.

Co ciekawe, na to rozwiązanie najczęściej decydują się mniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające do 9 pracowników. Prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, iż outsourcing jest rozwiązaniem o wiele tańszym niż tworzenie działu księgowego od postaw w firmie. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego powyżej 50 pracowników, stać je na stworzenie takiego działu w strukturach firmy, co oczywiście też ma swoje zalety. Raport KPMG wskazuje, że 69% ankietowanych docenia outsourcing usług księgowych ze względu na możliwość otrzymania szybkiej i konkretnej informacji o zmianie w przepisach. To jednak nie wszystkie zalety, które wiążą się z tą usługą.

Zalety outsourcingu księgowości w firmie

Jak wiadomo, dla każdego przedsiębiorstwa ważne są pieniądze, zwłaszcza w czasie pandemii i związanego z nią kryzysu gospodarczego. Outsourcing usług księgowych pozwala na znaczną redukcję kosztów, nie tylko osobowych (związanych z zatrudnieniem księgowego na etat), ale także technicznych i logistycznych, takich jak zakup niezbędnego sprzętu czy oprogramowania oraz zapewnienie obiegu dokumentów w firmie.

Usługa outsourcingu wiąże się ze stałymi kosztami miesięcznymi i zapewnia natychmiastowy dostęp do obsługi księgowej. Zatrudniając księgowego w firmie, nie ma takiej gwarancji. Może bowiem zdarzyć się tak, że nasz pracownik wyjedzie na urlop, skorzysta ze zwolnienia chorobowego lub przejdzie na urlop macierzyński. Koszty stałe w przypadku biura rachunkowego rozkładają się po równo na wszystkich jego klientów i z tego względu jest to rozwiązanie znacznie tańsze.

 

To, co przemawia na korzyść outsourcingu księgowości w firmie poza kosztami, to oczywiście wiedza i doświadczenie pracowników profesjonalnego biura rachunkowego. Takie biura zazwyczaj zatrudniają specjalistów w swojej dziedzinie, np. księgowych specjalizujących się w obsłudze spółek prawa handlowego. Warto więc powierzyć finanse naszej firmy specjalistom, którzy znają naszą branżę i formę prawną. Pozwala to zminimalizować ryzyko błędów, za które można słono zapłacić w przypadku wykrycia pomyłki przez urząd skarbowy. Powierzając księgowość firmie zewnętrznej, nie musimy już tracić czasu na kontrolowanie działu księgowości w naszym przedsiębiorstwie lub na samodzielne działanie.

Podsumowując, outsourcing księgowości to innowacyjne rozwiązanie, które polega na powierzeniu finansów naszego przedsiębiorstwa zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Pozwala to na znaczną redukcję kosztów i skupienie się na głównych obszarach działalności naszej firmy, jednocześnie oddając jej finanse w ręce specjalistów. To usługa szczególnie przydatna dla małych przedsiębiorców, zatrudniających niewielu pracowników. Dla nich stworzenie działu księgowego w firmie okazuje się często zupełnie nieopłacalne.

Z tego względu, nie chcąc zatrudniać księgowego na etat, a jednocześnie chcąc prowadzić dokumentację księgową na najwyższym, profesjonalnym poziomie, warto postawić na usługę outsourcingu księgowości w firmie.

 

Jeśli szukasz zaufanego partnera, który zatroszczy się o księgowość i obsługę kadrową w Twojej firmie – zapraszamy do kontaktu! Zespół FA Partners tworzą doświadczeni księgowi, którzy specjalizują się zarówno w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek z o.o. i akcyjnych.

O Partnerach Zarządzających: Bio Anna Nowakowska-Madany oraz Tomasz Zapała

Split payment: co warto wiedzieć o mechanizmie podzielonej płatności?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności polega na dokonywaniu płatności za wystawione faktury na dwa odrębne rachunki bankowe sprzedawcy.

Kiedy obowiązuje split payment? I co należy wiedzieć o tej formie rozliczania faktur VAT?

Split payment – o co chodzi?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) powstał głównie po to, aby zapobiec oszustwom podatkowym. Przy płatności środkami elektronicznymi kwota na fakturze zostaje rozdzielona na dwie części:

• na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy przelana zostaje kwota netto wskazana na fakturze
• na osobny rachunek VAT trafia podatek o wartości, którą wskazuje faktura.

 

Co ważne, zapłata należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności występuje tylko w polskich złotych. Warunkiem koniecznym stosowania mechanizmu podzielonej płatności jest posiadanie odrębnego rachunku VAT, do którego zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy podlegający temu podatkowi. Środkami znajdującymi się na nim nie można swobodnie dysponować. Ten rachunek ma służyć wyłącznie rozliczeniom podatkowym. Każdy przedsiębiorca prowadzący konto firmowe w banku powinien otrzymać taki dodatkowy rachunek VAT automatycznie „w pakiecie”.

 

Możliwe jest ubieganie się o przelew środków zgromadzonych na rachunku VAT na rachunek bankowy prowadzony dla celów działalności gospodarczej. Aby to zrobić, należy złożyć wniosek i określić kwotę, która miałaby zostać wypłacona. Wniosek zostaje zweryfikowany, a naczelnik Urzędu Skarbowego ma 60 dni (od daty otrzymania wniosku) na wydanie postanowienia.

 

Split payment – dla kogo?

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie transakcji dokonywanych na rzecz innych podatników, czyli w relacjach B2B (firma-firma). Tego typu płatności nie można realizować w stosunku do osób prywatnych, czyli B2C.

Split payment można było stosować w Polsce już od 1 lipca 2018 roku. W niektórych sektorach MPP jest obowiązkowy od 1 listopada 2019 roku.

 

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy dla kontrahentów, który spełniają łącznie trzy warunki:

• należność ogółem na fakturze (wartość brutto), przekracza 15 tys. zł,
• co najmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych, które określone są w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT .

Warto uzupełnić, że nawet w sytuacji, gdy sprzedaż nie podlega obowiązkowemu użyciu rozliczenia split payment, nadal możliwe jest dobrowolne zastosowanie takiej formy. Sprzedawca chcący wykorzystać dobrowolnie model MPP może dodać na fakturze odpowiednią adnotację o podzielonej płatności (nawet jeśli nie są spełnione wszystkie okoliczności narzucone przez prawo).

 

Jak należy zapłacić za fakturę z MPP?

Jeśli nabywca otrzymał fakturę VAT z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, to musi dokonać płatności zgodnie z wymogami MPP. W takiej sytuacji, po dokonaniu przelewu split payment, kwota należna za podatek VAT trafia na oddzielne konto VAT sprzedającego.

W komunikacie przelewu należy wskazać następujące elementy:

• kwotę podatku VAT (lub jej część),
• kwotę sprzedaży brutto (lub jej część),
• numer faktury,
• NIP dostawcy.

Te dane mają służyć identyfikacji podmiotu, którego dotyczy zapłata i transakcji, która zostaje opłacana. Split payment można użyć także, aby opłacić zaliczkę lub uregulować zapłatę za kilka faktur od jednego dostawcy. Split payment można wykorzystać do opłacenia kilku faktur jednocześnie. Ważne jest, aby pamiętać, aby były to faktury wystawione w tym samym miesiącu .

Co ważne, wraz w nowym JPK_VAT wraz z deklaracjami JPK-V7 i JPK-V7K (obowiązującymi od 1 października 2020 roku), transakcje objęte obowiązkiem stosowania split payment należy oznaczać symbolem „MPP” .

 

Co, jeśli nie wywiążesz się ze split payment?

Jeśli podatnik ma obowiązek dokonać płatności za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, a tego nie zrobi, grożą mu konsekwencje podatkowe i karno-skarbowe. Zapoznajmy się z art. 57c §1 Kodeksu karnego skarbowego :

§1. Podatnik, który wbrew obowiązkowi dokonuje płatności kwoty należności wynikającej z faktury z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
§2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

 

Dodajmy, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa również na podatniku, który wystawił fakturę i mimo obowiązku nie dokonał jej właściwego oznaczenia w postaci wskazania informacji „mechanizm podzielonej płatności” (art. 62 §1 Kks. )

 

Podsumowując,

split payment to mechanizm mający na celu uniknięcie luk podatkowych i uszczelnienie systemu finansowego. Procedura ta ma przeciwdziałać nadużyciom związanym z działaniami, podczas których VAT płacił tylko nabywca.

 

Podstawa prawna dla mechanizmu split payment

Dodatkowe wiążące informacje na temat split payment znajdziesz tutaj:
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2018 poz. 2174, z późn. zm.)

• Ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1751)

A jeśli chciałbyś uzyskać pomoc w zakresie finansów i księgowości Twojej organizacji – zapraszamy serdecznie do kontaktu. FA Partners to doświadczona firma finansowo-księgowa. Zajmujemy się kompleksowym wsparciem finansowym już od ponad 15 lat.

 

Co dzieje się z numerami NIP, REGON i KRS w przypadku przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o.?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na założenie własnego biznesu, wybiera prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Oznacza to, że działają w imieniu własnym, co często pozwala na szybsze dopełnienie wielu formalności. Może się jednak okazać, że w miarę rozwoju firmy właściciel nie chce odpowiadać za jej zobowiązania prywatnym majątkiem i decyduje się na przekształcenie działalności w spółkę kapitałową, np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Jakich formalności trzeba dopełnić i co dzieje się z nadanymi jednoosobowej działalności gospodarczej numerami NIP oraz REGON? Jak uzyskać numer KRS? Przeczytaj, aby dowiedzieć się więcej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka z o.o.

Czynnikiem, który przemawia na korzyść jednoosobowych działalności gospodarczych, jest fakt, że ich założenie jest zdecydowanie tańsze i szybsze. Wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej jest darmowy i można go dokonać, nie wychodząc z domu.

Przy rejestracji działalności przedsiębiorcy zostają nadane także numery NIP i REGON.

• NIP to numer identyfikacji podatkowej, będący dziesięciocyfrowym kodem, który służy do identyfikacji podatników w Polsce. Nadawany jest przez naczelnika Urzędu Skarbowego. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej od 1 września 2011 roku jako identyfikatora podatkowego używają numeru PESEL.

• REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej prowadzony jest przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Numer REGON to z kolei dziewięciocyfrowy kod .

 

JDG zapewnia większą elastyczność w prowadzeniu biznesu, ponieważ w przypadku niepowodzenia możliwe jest szybkie i bezproblemowe zawieszenie lub zakończenie działalności.

Spółka z.o.o. oznacza zdecydowanie wyższe koszty i więcej formalności. Jednak głównym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie działalności w spółkę z o.o., są względy finansowe. Wspólnik spółki kapitałowej nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki, co ogranicza ryzyko prowadzonej działalności wyłącznie do wniesionego do spółki wkładu.

To ograniczenie odpowiedzialności nie ma jednak zastosowania do zobowiązań zaciągniętych przez przedsiębiorcę przed przekształceniem działalności. Wobec nich przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie ze spółką jeszcze przez 3 lata, licząc od dnia przekształcenia .

 

Zalety przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w sp. z o.o.

Oprócz ograniczenia osobistej odpowiedzialności majątkowej, niewątpliwą zaletą przekształcenia działalności jest także możliwość pozyskania kapitału poprzez przyjmowanie do spółki wspólników i powiększanie kapitału zakładowego. Spółka z o.o. to także szereg korzyści wizerunkowych. W tym przypadku nazwa ma znaczenie, a spółki cieszą się opinią bardziej prestiżowych i godnych zaufania niż działalności gospodarcze. Badania pokazują, że spółki godne zaufania są warte więcej w oczach potencjalnych inwestorów .

 

Jak przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o.?

Przepisy regulujące przekształcenie prowadzonej dotychczas działalności w spółkę z.o.o. można odnaleźć w art. 551 §5 Kodeksu spółek handlowych.  Aby dokonać przekształcenia, należy dopełnić następujących formalności:

• sporządzić plan przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,

• złożyć oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,

• powołać członków organów spółki przekształconej,

• zawrzeć umowy spółki,

• dokonać w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

 

Dniem przekształcenia działalności jest dzień, w którym sąd rejestrowy dokonuje wpisu przekształcenia do KRS. Wówczas przedsiębiorca zostaje automatycznie (bez potrzeby składania osobnego wniosku) wykreślony z CEIDG.

 

Co dzieje się z numerami NIP i REGON?

Numery NIP i REGON nie przechodzą na nowo utworzoną spółkę w momencie wpisania jej do KRS. Numery te zostają, ale identyfikują przedsiębiorcę jako osobę fizyczną. Po przekształceniu działalności w spółkę kapitałową zostają jej nadane nowe numery identyfikacyjne.

Jeszcze kilka lat wstecz konieczne było złożenie specjalnych wniosków, które pozwoliłyby uzyskać spółce nowe numery NIP i REGON. Obecnie numery NIP i REGON zostają nadane niemal natychmiast w momencie rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym .

 

Podsumowując, przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza szereg komplikacji i dodatkowe koszty. Jednak w przypadku, gdy nasza firma rozwija się, może to być o tyle korzystne, że nie odpowiadamy za zobowiązania spółki osobistym majątkiem. Przy przekształceniu działalności i wpisaniu podmiotu do KRS, zostaje on automatycznie wykreślony z CEIDG, a spółka otrzymuje nowe numery NIP i REGON.

Likwidacja Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

 Likwidacja Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W dobie panującej pandemii COVID ’19 oraz postępującego spowolnienia czy już recesji gospodarczej, wiele podmiotów będzie zmuszonych istotnie zrestrukturyzować swoją działalność a nawet ją zakończyć.

W tym artykule wskażemy na kilka ważnych kwestii z punktu widzenia praktyki likwidacji Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Otwarcie likwidacji spółki

Zazwyczaj otwarcie likwidacji spółki następuje poprzez powzięcie przez Wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia przyczyn wskazanych w umowie spółki jako podstawy jej rozwiązania. Uchwała podejmowana jest podczas Zgromadzenia Wspólników w formie aktu notarialnego. Uchwała jest podstawą do zgłoszenia faktu otwarcia likwidacji do KRS jaki do Urzędu Skarbowego.

Zmiana nazwy spółki

Od momentu uchwały spółka funkcjonuje wraz z rozszerzeniem w likwidacji. Zmiana nazwy musi być uwzględniona w dokumentacji Spółki w tym: nowych umowach, stopkach maila, stornie internetowej, wizytówkach oraz wszelkich innych dokumentach, które będą funkcjonały w obrocie gospodarczym od momentu otwarcia likwidacji do dnia jej zakończenia.

Ogłoszenie likwidacji spółki

Likwidacja Spółki musi być prowadzona z zachowaniem należytej ochrony dla jej wierzycieli – komentuje Tomasz Zapała, Managing Partner Finance and Accounting Partners. Wyrazem tego postanowienia jest między innymi zapis Art. 279 KSH, który wskazuje, iż likwidatorzy powinni ogłosić informację o rozwiązaniu spółki wraz z wezwaniem wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia. Ogłoszenie publikowane jest w Monitorze Sądowym i Gospodarczym natomiast terminy wskazane w KSH liczone są od momentu publikacji ogłoszenia o likwidacji.

Czas trwania likwidacji spółki

Zakończenie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić wyłączenie po zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający podział majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli
i zakończeniu likwidacji.

Na podstawie Art. 286 § 1 podział majątku pomiędzy Wspólników nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym informacji o ogłoszeniu likwidacji spółki. Tym samym, najszybszym terminem na zakończenie działalności jest właśnie 6 miesięczny okres liczony od momentu publikacji ogłoszenia o likwidacji.

Wyznaczenie likwidatora spółki

W momencie otwarcia likwidacji Zgromadzenie Wspólników wskazuje likwidatora/ów. Mogą być nim dotychczasowi członkowie Zarządu bądź inne wskazane w uchwale osoby.

Należy pamiętać aby w zgłoszeniu do sądu rejestrowego dotyczącym otwarcia likwidacji zawrzeć oświadczenie likwidatora/ów o wyrażeniu zgody na przyjęcie roli likwidatora oraz zamieścić informację iż nie ma formalnych przeszkód w sprawowaniu tej funkcji.

Sprawozdawczość spółki w likwidacji

Należy pamiętać, iż Spółka w okresie likwidacji zachowuje swoją osobowość prawną, stosuje się do niej przepisy dotyczące organów, praw i obowiązków wspólników, płaci podatki, reguluje swoje bieżące zobowiązania. Jest to podmiot, który funkcjonuje normalnie, z tą różnicą iż celem likwidatorów jest zakończenie działalności Spółki oraz uregulowanie jej zobowiązań – dodaje Tomasz Zapała, Managing Partner Finance and Accounting Partners .

Sprawozdawczość likwidacyjna rozpoczyna się od przygotowania sprawozdania na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki w stan likwidacji. Jest to pełne sprawozdanie finansowe przygotowane zgodnie z ustawą o rachunkowości z uwzględnieniem pewnych zmian w wycenie aktywów i pasywów (wycena w wartości godziwej sprzedaży nie większej niż cena nabycia) oraz z uwzględnieniem rezerwy na planowane koszty likwidacji i straty związane z zaprzestaniem działalności. W dalszej kolejności likwidatorzy zobowiązani są do przygotowania bilansu otwarcia likwidacji (sam bilans), również z założeniem odpowiedniej wyceny majątku i zobowiązań spółki oraz odpowiedniej prezentacji wybranych pozycji (np. kapitał własny prezentowany jest jako jedna pozycja). Przygotowanie bilansu powinno być poprzedzone przeprowadzeniem spisu z natury, które wskaże majątek Spółki na dzień otwarcia likwidacji.

Na zakończenie likwidacji spółka przygotowuje natomiast sprawozdanie likwidacyjne. Jest to sprawozdanie przygotowane za okres od dnia otwarcia likwidacji do dnia poprzedzającego dzień podziału majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Sprawozdanie to jest zatwierdzane przez Zgromadzenie Wspólników i wraz z uchwałą dotyczącą wykreślenia spółki z rejestru przesyłane do Sądu.

Pamiętać należy również, iż jeśli likwidacja spółki będzie trwała dłużej niż rok obrotowy, likwidatorzy są zobowiązani przygotować sprawozdanie obejmujące pełny okres obrotowy Spółki bez uwzględnienia sprawozdania na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji.

Podsumowanie procesu likwidacji spółki

Proces likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest dość czasochłonny i kosztowny. Ustawodawca projektując zapisy pragnął w jak najlepszy sposób zabezpieczyć jej wierzycieli co znalazło odzwierciedlenie między innymi: w obowiązku publikacji informacji o likwidacji Spółki, długiego okresu prowadzenia likwidacji a także wprowadzając instytucję zabezpieczenia wierzytelność spornych w formule depozytu sądowego. Dodatkowo nałożył na likwidatorów spory obowiązek sprawozdawczy i informacyjny. Zdecydowanie przed rozpoczęciem procesu likwidacji spółki warto jest zaplanować całe zadanie z profesjonalnym doradcą, który pomoże przygotować odpowiedni plan działania.

Contact

At FA Partners we've been serving the accounting needs of companies for years. If you need help managing any aspect of your business's finances, we want to hear from you. Please fill out the form and let us know how we can be of service. We will happily offer you a FREE initial consultation to determine how we can best serve you. Thank you for visiting. We look forward to working together!

Fill the form

By pressing the button below, you consent to the processing of your personal data and contact via end devices for marketing purposes by Finance and Accounting Partners Sp. z o. o .. We will process your personal data in accordance with the Regulations Regulations

telFinance and Accounting Partners Sp. z o. o.

"Pańska Corner" building

Pańska Str. 73
00-834 Warsaw

Oddział w Żyrardowie

Żyrardów, ul. Nowy Świat 12 (II piętro)

telNIP: 5272913645

REGON: 384979302

KRS: 0000816735

Zapraszamy do kontaktu

Podanie danych kontaktowych to wyraźne działanie oznaczające zgodę na otrzymywanie informacji o ofercie Finance and Accounting Partners na dany kanał komunikacji. Finance and Accounting Partners sp. z o.o. przetwarza dane dla prowadzenia korespondencji i realizacji treści zgód. Masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej w Polityce prywatności.