Zasady rozliczania wyjazdów służbowych – zobacz aktualne wytyczne

W wielu firmach wyjazdy służbowe są normą. Nie zawsze jednak pracownicy i pracodawcy wiedzą, jak dokładnie takie wyjazdy rozliczać. W artykule podpowiadamy, jakie koszty powinien zwrócić pracownikowi pracodawca. Wyjaśniamy też, jak prawidłowo rozliczyć zarówno krajowy, jak i zagraniczny wyjazd służbowy i jakie stawki diet oraz kilometrówek przysługują pracownikom.

Podróż służbowa zgodnie z definicją określoną w kodeksie pracy, to związany z wykonywaniem pracy wyjazd do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy, w której jesteśmy zatrudnieni. W podróż służbową może być oddelegowany każdy pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. W delegację można wysłać także członka stowarzyszenia i wolontariusza. W każdym z tych przypadków, w umowie należy zawrzeć stosowne przepisy dotyczące zasad odbywania podróży służbowych.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Oddelegowanie polega na wysłaniu pracownika do wykonywania pracy w innym miejscu niż to, które zostało wskazane w umowie o pracę. Wiąże się to z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy. W takim przypadku konieczne jest podpisanie aneksu do umowy, zmieniającego dotychczasowe zasady pracy. Pracownik, który został oddelegowany do innego miejsca pracy, nie ma prawa do pozyskania środków należnych z tytułu odbywania podróży służbowej. Co ważne, oddelegowanie charakteryzuje się także maksymalnym czasem jego trwania. Nie powinno ono bowiem trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym – komentuje Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner z Finance and Accounting Partners . Maksymalny czas trwania podróży służbowej nie jest określony, ale przyjmuje się, że podróż służbowa również nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące.

Zasady wysłania pracownika w podróż służbową

Dokumentem potwierdzającym wysłanie pracownika w podróż służbową jest polecenie wyjazdu służbowego, określające datę, cel i miejsce takiego wyjazdu. Wydawane jest ono przez pracodawcę. Pracownik, odmawiając wyjazdu służbowego, może narazić się na przykre konsekwencje. Co istotne, polskie prawo przyznaje kobietom w ciąży i rodzicom opiekującym się małym dzieckiem (do czwartego roku życia) prawo do odmowy udania się w podróż służbową.

Co wlicza się w koszty podróży służbowej?

W koszty podróży służbowej wliczają się nie tylko noclegi, posiłki i dojazdy, ale też koszty tamtejszej komunikacji miejskiej oraz wszelkie wydatki, które udokumentował pracownik na wyjeździe. Do takiego kosztu można wliczyć też np. bilet wstępu na konferencję. Pracownik, wybierając się w podróż służbową, ma obowiązek zbierania wszelkich rachunków i biletów po to, aby rozliczyć się z pracodawcą po powrocie. Co ważne, delegacja musi zostać rozliczona do 14. dnia od daty jej zakończenia.

Dieta w delegacjach krajowych

Dieta to kwota służąca pokryciu kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należy się ona każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową, jeśli tylko spełnione są konkretne warunki, które opisujemy poniżej.

Kwota pełnej diety krajowej wynosi w 2021r.  30 zł i naliczana jest za czas trwania podróży, od jej rozpoczęcia do zakończenia. I tak, dla podróży trwających mniej niż dobę:

• od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety,
• więcej niż 12 godzin – pełna dieta.

W przypadku podróży służbowych trwających dłużej niż dobę, pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą kolejną dobę. Za niepełną dobę, do 8 godzin stosuje się połowę diety, a powyżej 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. stanowi, że dieta może zostać pomniejszona w sytuacji, kiedy pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie:

• śniadanie – dieta obniżona o 25%,
• obiad – dieta obniżona o 50%,
• kolacja – dieta obniżona o 25%.

Oznacza to, że w sytuacji, kiedy w podróży służbowej pracownikowi zapewnione jest pełne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki dziennie), zostaje on pozbawiony diety. Wówczas nie przysługuje mu również dieta za dzień wolny od pracy, który pracownik poświęcił na powrót do domu z podróży służbowej.

Dieta w delegacjach zagranicznych

W delegacjach zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, do którego podróżujemy. Jednak za każdą dobę spędzoną w zagranicznej podróży służbowej, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnych dób sprawa wygląda następująco:

• do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
• od 8 do 12 godzin – połowa diety zagranicznej,
• powyżej 12 godzin – dieta zagraniczna w pełnej wysokości.

Inaczej przedstawia się również kwestia wyżywienia. Nawet jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, to nadal przysługuje mu 25% diety zagranicznej. Jeśli pracownik ma wykupione tylko częściowe wyżywienie, to przysługuje mu:

• w przypadku śniadania – 15% diety,
• w przypadku obiadu – 30 % diety,
• w przypadku kolacji – 15% diety.

Rozliczenia hoteli w podróży krajowej

Pracownik przebywający w podróży służbowej uzyska zwrot środków za nocleg pod warunkiem, że ma on paragon lub fakturę potwierdzającą pobyt. Jeśli takiego dokumentu zabraknie, otrzyma on jedynie ryczałt za nocleg, którego wysokość wynosi 150% diety, czyli 45 zł. Co ważne, pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg jedynie w sytuacji, w której pobyt trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Ryczałt przysługuje pracownikowi także w sytuacji, w której pracodawca nie zapewnia noclegu. Koszt jednej nocy w hotelu nie może przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli 600 zł.

Rozliczenia hoteli w podróży zagranicznej

W tym przypadku zwrot kosztów noclegu również przysługuje pracownikowi w sytuacji, w której przedłoży on paragon/fakturę przedstawiającą koszty. Jeśli takiego paragonu nie będzie, pracownik może uzyskać jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Dodajmy też, że ryczałt ten zależy od destynacji. Dla każdego kraju narzucony jest też inny limit kosztów noclegu.

Koszty transportu w delegacji krajowej

Pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego określa środek transportu, którym ma dotrzeć na miejsce pracownik. Jeśli zmiana nastąpi z woli pracownika (tzn. bez ważnego powodu), pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów transportu. Zwrot kosztów transportu odbywa się na podstawie faktur i rachunków, które pracownik przedstawia po powrocie. W razie, gdy takich dowodów zabraknie, przysługuje mu tylko 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jeśli natomiast pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu, wówczas nie przysługuje mu nawet ryczałt.

Pracownik może także wybrać się w podróż służbową prywatnym samochodem lub samochodem firmowym. Taka podróż jest wówczas rozliczana na podstawie faktur za paliwo. Całość kosztów utrzymania samochodu określana jest mianem tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązują w tym przypadku następujące stawki:

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Koszty transportu w delegacji zagranicznej

W przypadku zagranicznych podróży służbowych obowiązują analogiczne zasady rozliczania co w przypadku delegacji krajowych. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdami. Ma on wysokość jednej diety w miejscowości, do której ma się udać lub miejscowości, w której korzystał on z noclegu. Co więcej, pracownikowi przysługuje także ryczałt za korzystanie z transportu miejskiego w delegacji zagranicznej. Jego stawka to 10% diety za każdą rozpoczętą dobę takiej podróży. Co ciekawe, ta zasada nie obowiązuje w przypadku pracowników, którzy zagraniczną podróż służbową odbywają samolotem.

Krajowe wyjazdy służbowe – przydatne informacje

Pracodawca może także przed wyjazdem służbowym wręczyć pracownikowi zaliczkę. Wyliczana jest ona na podstawie przewidywanych kosztów takiej podróży. Po powrocie pracownik ma 14 dni na rozliczenie się z zaliczki. Oznacza to, że konieczne jest przedstawienie dokładnego zestawienia wydatków wraz z przedstawieniem faktur, paragonów, biletów itd.

Pracownik powinien pamiętać, że przychód z tytułu podróży służbowej nie jest opodatkowany. Dzieje się tak, ponieważ należności z tytułu wyjazdu służbowego nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Natomiast dla pracodawców kosztami podatkowymi są wszelkie należności, które wypłacił on pracownikowi w ramach podróży służbowej.

Rozliczenie podróży służbowej

Na rozliczeniu podróży służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż służbową oraz zajmowane przez niego stanowisko,
• cel podróży i miejsce wyjazdu (z nazwą miejscowości docelowej),
• liczba godzin i dni, podczas których pracownik będzie przebywał w delegacji,
• przewidywane daty i godziny wyjazdu i powrotu,
• stawka i wartość przysługujących pracownikowi diet (krajowych lub zagranicznych),
• informacja o tym, z jakich środków transportu będzie korzystał pracownik w czasie podróży służbowej,
• suma poniesionych kosztów.

Do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dokumenty, które będą potwierdzały poniesienie tych wszystkich wydatków – faktury, paragony itd. Jeśli nie udało się uzyskać takiego dokumentu, to pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie, w którym udokumentuje wydatki i określi powód, dla którego było to niemożliwe.

Wyjazdy służbowe to częste zjawisko w wielu firmach. Wielu pracowników i pracodawców wciąż jednak nie do końca zna zasady ich rozliczania. Będąc pracownikiem wybierającym się w podróż służbową, musimy pamiętać o udokumentowaniu wszelkich ponoszonych przez nas kosztów, tak aby po powrocie z wyjazdu uzyskać ich zwrot. W przeciwnym razie może nas czekać niemiła niespodzianka i zwrot znacznie mniejszej kwoty. Jako pracodawca powinniśmy z kolei pamiętać o dopilnowaniu, aby wszelka dokumentacja dotycząca wysłania pracownika w podróż służbową, czy to krajową, czy zagraniczną, została uzupełniona i skompletowana. Jest to konieczne, aby prawidłowo rozliczyć i zaksięgować wyjazd.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy – zapraszamy do kontaktu. Zespół FA Partners składa się z doświadczonych specjalistów, którzy świadczą usługi dla firm jednoosobowych, spółek prawa handlowego i organizacji pozarządowych. Jesteśmy do Twojej dyspozycji!