Outsourcing księgowości w firmie

Outsourcing księgowości to usługa polegająca na zleceniu wszelkich działań związanych z prowadzeniem księgowości i kadr danej firmy zewnętrznej firmie księgowej. Raport KPMG wskazuje, że już blisko 65% przedsiębiorców korzysta z tego rozwiązania.

Jak wygląda usługa outsourcingu księgowości i jakie korzyści za sobą niesie? Przeczytaj artykuł, aby poznać odpowiedź na te pytania.

Współczesne spojrzenie na biznes promuje pogląd mówiący, że warto outsourcować, czyli zlecać na zewnątrz wszelkie działania, które albo nie stanowią głównego obszaru naszej działalności, albo nie mamy zasobów lub kompetencji do ich realizacji. Takie podejście pozwala skupić się na tym, co dana firma robi najlepiej.

Nie można znać się przecież na wszystkim i z tego względu, aby zaoszczędzić czas i zasoby, warto zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie. Takie podejście pozwala zaoszczędzić masę czasu i umożliwia swobodny rozwój biznesu, bez poświęcania zbytniej ilości czasu na zobowiązania związane z księgowością i podatkami.

Jak w praktyce wygląda outsourcing księgowości?

Można zlecić zadania związane z księgowością i obsługą kadrową na kilka sposobów. Najpowszechniejszą praktyką jest zlecanie całości procesów księgowych, tj. prowadzenia ksiąg, kalkulacji wynagrodzeń i ewidencjonowania dokumentów jednej firmie – komentuje Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner FA Partners. Można też podzielić te obowiązki na kilka biur rachunkowych lub część z tych czynności wykonywać samodzielnie. Natomiast, jak pokazuje nasze doświadczenie, najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie całej księgowości jednemu biuru. Wtedy wiemy, do kogo zwrócić się z konkretnym problemem i gdzie szukać potrzebnych dokumentów. Biura rachunkowe służą także wsparciem merytorycznym i pomagają np. w pozyskiwaniu dotacji i dodatkowych źródeł finansowania, co często wiąże się z zawiłymi procedurami i masą dokumentacji.

Outsourcing usług księgowych nie tylko minimalizuje koszty prowadzenia działalności, ale zapewnia również brak ryzyka wynikającego z nieznajomości przepisów podatkowych oraz stwarza możliwość oszczędności podatkowych. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub małej, rodzinnej firmy, każda pomyłka księgowa może nas słono kosztować i zagrażać płynności finansowej przedsiębiorstwa. Aby zminimalizować to ryzyko, warto zaufać specjalistom i powierzyć im nasze finanse.

Jakie firmy korzystają z outsourcingu usług księgowych?

W maju 2018 roku KPMG opublikowało raport „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”. Powstał on na podstawie badania telefonicznego wśród osób odpowiedzialnych za księgowość i osób na stanowiskach prezesa lub dyrektora finansowego, w tym także właścicieli firm i członków zarządu. Warto dodać, że w badaniu KPMG wzięły udział firmy przekraczające 2 mln złotych rocznego przychodu i zatrudniające więcej niż 2 osoby.

To właśnie ten raport pokazał, że blisko 65% firm biorących udział w ankiecie korzysta z outsourcingu usług księgowych. Co więcej, co druga z nich powierza to zadanie tylko jednej firmie. Badanie KPMG pokazuje, że aż 84% wszystkich firm biorących w nim udział obawia się zbyt dużej liczby przepisów prawnych i podatkowych, które regulują prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. To właśnie z tego względu firmy decydują się na powierzenie księgowości specjalistom.

Raport KPMG wskazuje, że im więcej zmian w przepisach, tym chętniej przedsiębiorstwa

podejmują kroki zmierzające do skorzystania z usługi outsourcingu księgowości w swojej firmie.

Co ciekawe, na to rozwiązanie najczęściej decydują się mniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające do 9 pracowników. Prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, iż outsourcing jest rozwiązaniem o wiele tańszym niż tworzenie działu księgowego od postaw w firmie. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego powyżej 50 pracowników, stać je na stworzenie takiego działu w strukturach firmy, co oczywiście też ma swoje zalety. Raport KPMG wskazuje, że 69% ankietowanych docenia outsourcing usług księgowych ze względu na możliwość otrzymania szybkiej i konkretnej informacji o zmianie w przepisach. To jednak nie wszystkie zalety, które wiążą się z tą usługą.

Zalety outsourcingu księgowości w firmie

Jak wiadomo, dla każdego przedsiębiorstwa ważne są pieniądze, zwłaszcza w czasie pandemii i związanego z nią kryzysu gospodarczego. Outsourcing usług księgowych pozwala na znaczną redukcję kosztów, nie tylko osobowych (związanych z zatrudnieniem księgowego na etat), ale także technicznych i logistycznych, takich jak zakup niezbędnego sprzętu czy oprogramowania oraz zapewnienie obiegu dokumentów w firmie.

Usługa outsourcingu wiąże się ze stałymi kosztami miesięcznymi i zapewnia natychmiastowy dostęp do obsługi księgowej. Zatrudniając księgowego w firmie, nie ma takiej gwarancji. Może bowiem zdarzyć się tak, że nasz pracownik wyjedzie na urlop, skorzysta ze zwolnienia chorobowego lub przejdzie na urlop macierzyński. Koszty stałe w przypadku biura rachunkowego rozkładają się po równo na wszystkich jego klientów i z tego względu jest to rozwiązanie znacznie tańsze.

To, co przemawia na korzyść outsourcingu księgowości w firmie poza kosztami, to oczywiście wiedza i doświadczenie pracowników profesjonalnego biura rachunkowego. Takie biura zazwyczaj zatrudniają specjalistów w swojej dziedzinie, np. księgowych specjalizujących się w obsłudze spółek prawa handlowego. Warto więc powierzyć finanse naszej firmy specjalistom, którzy znają naszą branżę i formę prawną. Pozwala to zminimalizować ryzyko błędów, za które można słono zapłacić w przypadku wykrycia pomyłki przez urząd skarbowy. Powierzając księgowość firmie zewnętrznej, nie musimy już tracić czasu na kontrolowanie działu księgowości w naszym przedsiębiorstwie lub na samodzielne działanie.

Podsumowując, outsourcing księgowości to innowacyjne rozwiązanie, które polega na powierzeniu finansów naszego przedsiębiorstwa zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Pozwala to na znaczną redukcję kosztów i skupienie się na głównych obszarach działalności naszej firmy, jednocześnie oddając jej finanse w ręce specjalistów. To usługa szczególnie przydatna dla małych przedsiębiorców, zatrudniających niewielu pracowników. Dla nich stworzenie działu księgowego w firmie okazuje się często zupełnie nieopłacalne.

Z tego względu, nie chcąc zatrudniać księgowego na etat, a jednocześnie chcąc prowadzić dokumentację księgową na najwyższym, profesjonalnym poziomie, warto postawić na usługę outsourcingu księgowości w firmie.

Jeśli szukasz zaufanego partnera, który zatroszczy się o księgowość i obsługę kadrową w Twojej firmie – zapraszamy do kontaktu! Zespół FA Partners tworzą doświadczeni księgowi, którzy specjalizują się zarówno w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek z o.o. i akcyjnych.

O Partnerach Zarządzających: Bio Anna Nowakowska-Madany oraz Tomasz Zapała