Co należy wiedzieć o refakturowaniu?

Dowodem zawarcia transakcji między przedsiębiorcami jest faktura. Istnieją różne ich rodzaje, ale najpopularniejszym typem faktury jest faktura VAT. Fakturę można też niejako „przekazać” dalej. Wówczas mamy do czynienia z refakturowaniem. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, czym dokładnie jest refakturowanie i kiedy możesz je zastosować.

Mimo że refakturowanie nie jest procesem wynikającym z przepisów prawa, to stało się powszechną praktyką stosowaną przez przedsiębiorców. Na próżno jednak przeszukiwać kodeksy w poszukiwaniu zasad określających, jak dokładnie refakturowanie miałoby się odbywać. Często w przypadku refakturowania stosuje się po prostu zasady analogiczne do tych stosowanych przy wystawianiu faktur VAT.

Czym jest refakturowanie?

Refakturowanie oznacza odsprzedanie towarów lub usług innej firmie, po tej samej cenie, bez naliczania marży lub prowizji. Najczęściej koszty są po prostu przenoszone na podmiot, który rzeczywiście z danej usługi skorzystał. Pojęcie refakturowania dotyczy głównie usług, jednak teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby refakturować także towary. Jako najpopularniejszy przykład sytuacji, w której mamy do czynienia z refakturowaniem, można uznać wynajem nieruchomości przedsiębiorcy. Właściciele nieruchomości otrzymują rachunki za media na swoje dane i dokonują refakturowania, aby przedsiębiorca mógł rozliczyć koszty w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Wówczas, mimo że przedsiębiorca nie widnieje na rachunkach z imienia i nazwiska, to ma prawo do wliczenia ich w koszty.

Jak wygląda refaktura?

Z racji tego, że nigdzie nie są określone przepisy dotyczące zasad wystawiania refaktury, wystawiana jest ona na zasadach ogólnych. Oznacza to, że dokument wygląda jak “zwykła” faktura. Warto jednak zawrzeć na dokumencie adnotację, która da do zrozumienia, że chodzi o refakturę. Refaktura powinna także zawierać wszystkie dane, które są wymagane na fakturze VAT. Mowa tu o:
• dacie wystawienia,
• kolejnym numerze dokumentu, pozwalającym na identyfikację faktury,
• imionach i nazwiskach lub nazwach sprzedawcy i nabywcy towaru, lub usługi, wraz z ich adresami,
• NIP sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi,
• dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi albo dacie otrzymania zapłaty, jeśli takowa nastąpiła przed sprzedażą (pod warunkiem, że taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• nazwie towaru lub usługi,
• wartości sprzedaży netto, brutto oraz wysokości podatku VAT.

Refakturowanie a VAT

Podczas refakturowania wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi kwestia dotycząca możliwości odliczenia podatku VAT. Ustawa o VAT mówi jasno, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie, w którym wykonana zostaje usługa, dostarczony jest towar lub w momencie wystawienia faktury. Nie może jednak mieć to miejsca później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Interesem stron jest dopilnowanie tych terminów. Jednocześnie, podstawą opodatkowania jest wszystko, za co dostawca lub usługodawca otrzymał albo otrzyma zapłatę. Wszelkie dodatkowe koszty, które muszą zostać poniesione w związku z główną usługą, powinny być wliczone do podstawy opodatkowania z tytułu głównej usługi właśnie.

W przypadku refakturowania należy również pamiętać, że co do zasady, osoba odsprzedająca powinna na refakturze zastosować taką samą stawkę VAT, z jaką daną usługę lub towar zakupiła. Może się jednak zdarzyć, że usługa została zakupiona przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT i wówczas na takiej fakturze nie znajduje się kwota podatku VAT. Odsprzedający zobowiązany jest więc do naliczenia podatku według odpowiedniej stawki, takiej, jaka zostałaby naliczona w sytuacji, w której podmiot byłby czynnym podatnikiem VAT.

Może także dojść do sytuacji, w której refakturujemy usługi zwolnione z VAT. Wówczas mamy do czynienia ze zwolnieniem przedmiotowym, a w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT odnajdziemy listę podmiotów, które mogą skorzystać z takiego zwolnienia. Przykładem takiego podmiotu są chociażby usługi pocztowe, przy których odsprzedaży nie można zastosować na fakturze stawki VAT “zw”. Z przedmiotowego zwolnienia może bowiem korzystać tylko Poczta Polska. Oznacza to, że refakturując usługi pocztowe, należy doliczyć do faktury podstawową stawkę VAT w wysokości 23%.

Refakturowanie a przychody

Przepisy nie określają także kwestii dotyczących rozliczania przychodów z tytułu refaktury. Również w tym przypadku należy stosować ogólne przepisy podatkowe. Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód powstaje w momencie wykonania usługi lub jej części. Jednak nie może on powstać później niż w dniu, w którym wystawiona jest faktura albo w którym wykonawca otrzymał zapłatę.

→  Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją lub ofertą – to zapraszamy do kontaktu z ekspertami FA Partners.

Jeśli chodzi o refakturowanie, to kwestia ta jest nieco bardziej skomplikowana i budzi wątpliwości organów podatkowych. Uznaje się jednak, że jeśli strony zawarły porozumienie, że usługa rozliczana jest w okresach rozliczeniowych, to za datę powstania przychodu uznawany jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Czas trwania tego okresu ustalony jest w umowie lub na fakturze. Należy pamiętać, że rozliczenie w ramach refaktury nie powinno mieć miejsca rzadziej niż raz w roku. W przypadku, w którym okres rozliczeniowy nie został jasno określony, za datę powstania przychodu uznaje się dzień wystawienia refaktury. Istnieje jednak pewien wyjątek. Jest nim sytuacja, w której zapłata za towar lub usługę została dokonana jeszcze przed wystawieniem refaktury. Wówczas przychód powstaje w dniu, w którym zostaje uregulowana należność.

Refakturowanie a marża

Wiele pytań wśród przedsiębiorców budzi również kwestia związana z naliczeniem na refakturę swojej marży. Można czy nie można? Generalnie uznaje się, że naliczanie marży na refakturze jest praktyką niedopuszczalną. Kwota na refakturze musi bowiem być taka sama jak kwota na fakturze pierwotnej, nawet jeśli strony ustaliły inaczej. W przypadku, kiedy na refakturę zostanie naliczona marża, nie mamy już do czynienia z refakturowaniem, a z odrębną sprzedażą.

Kiedy nie można wystawić refaktury?

Wystawienie refaktury nie zawsze jest możliwe. Nie można refakturować kosztów, które mają jedynie charakter pomocniczy do usługi podstawowej. Takie koszty sprawiają bowiem, że zwiększa się podstawa opodatkowania tych czynności i z tego względu nie powinny być one osobno refakturowane. Wszystkie wydatki, które uznaje się za nieodłączną część usługi podstawowej, powinny być wliczone do ceny głównej.

Refakturowanie to niezwykle wygodny sposób na rozliczanie kosztów pomiędzy przedsiębiorcami. Jeśli mamy możliwość wystawienia refaktury, to warto z niej skorzystać. Należy jednak pamiętać o obowiązujących regułach. Wystawiający refakturę musi też wziąć pod uwagę fakt, że nie będzie miał możliwości naliczenia na refakturze swojej marży. Z tego względu przed podjęciem działań należy przeanalizować sytuację i zastanowić się, czy wystawienie refaktury rzeczywiście będzie najlepszym rozwiązaniem w danej sytuacji.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o refakturowaniu, outsourcingu księgowym albo po prostu potrzebujesz pomocy z prowadzeniem finansów Twojego przedsiębiorstwa – zespół FA Partners jest do Twojej dyspozycji. Mamy wieloletnie doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych, chętnie pomożemy także Tobie.