Biała lista podatników VAT – wszystko, co trzeba wiedzieć

Biała lista podatników VAT – wszystko, co trzeba wiedzieć

Każdy przedsiębiorca powinien weryfikować swoich kontrahentów i ich konta bankowe. Od 1 września 2019 roku jest to możliwe dzięki istnieniu tzw. białej listy podatników VAT. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest biała lista i w jaki sposób funkcjonuje.

Do 2019 roku istniały trzy wykazy dotyczące podatku VAT: podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT. Po zmianach funkcjonuje jedna, biała lista podatników VAT, która stanowi połączenie trzech wcześniejszych rejestrów.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to rejestr, którego zadaniem jest pomoc firmom w skutecznym weryfikowaniu kontrahentów. Dzięki białej liście przedsiębiorca może sprawdzić:

• Czy jego kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• Czy kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru albo przywrócono jego rejestrację jako płatnika VAT oraz jakie były podstawy prawne tych decyzji
• Czy numer bankowy kontrahenta, znajdujący się na białej liście, zgadza się z numerem bankowym podanym przedsiębiorcy przez tego kontrahenta

Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczął współpracę z nowym kontrahentem i chciałby uzyskać niezbędne informacje, aby przekonać się o tym, czy działa on w sposób legalny i transparentny, może to zrobić, wchodząc na stronę internetową Ministerstwa Finansów lub na stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. W tych dwóch miejscach odnaleźć można białą listę podatników VAT. Lista prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Teraz pewnie zastanawiasz się, co musisz zrobić, aby trafić na białą listę po to, żeby inni mogli weryfikować Twoją działalność. Odpowiedź jest bardzo prosta: nic nie musisz robić. Szef Krajowej Administracji Skarbowej pobiera wszystkie potrzebne dane z dostępnych mu rejestrów publicznych. Jeśli dane Twojej firmy, które znalazły się na liście, są nieprawidłowe, wówczas należy wystąpić do szefa KAS z wnioskiem, aby te dane zostały usunięte lub sprostowane.

Aby znaleźć swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT, należy w systemie wpisać NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub po prostu nazwę firmy, a system dopasuje do tego wyniki wyszukiwania. Co ważne, w przypadku osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, czyli są zarejestrowane w CEIDG, w miejscu, które wymaga wpisania nazwy podmiotu, należy wpisać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Elementy białej listy podatników VAT

Zadaniem białej listy podatników VAT jest informowanie o aktualnym statusie podatnika, biorąc pod uwagę podatek VAT. Poza tym, przedsiębiorca odnajdzie tam dane związane z funkcjonowaniem swoich kontrahentów, takie jak chociażby numer rachunku bankowego.

Biała lista podatników VAT zawiera:

• Nazwę firmy lub, w przypadku JDG, imię i nazwisko przedsiębiorcy
• Numer, którym przedsiębiorca identyfikuje się na potrzeby podatku (pod warunkiem, że taki numer został mu przyznany)
• Status podmiotu:

o W odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji lub wykreślono go z rejestru jako podatnika VAT
o Zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT lub podatnik zwolniony z podatku VAT (dotyczy to także podmiotu, który został przywrócony do rejestru)

• Numer REGON, jeśli przedsiębiorca takowy posiada
• Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli przedsiębiorstwo funkcjonuje jako spółka i taki numer został mu nadany
• Adres siedziby (dotyczy to tylko podmiotów niebędących osobą fizyczną)
• Imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz numery identyfikacji podatkowej tych osób
• Imiona i nazwiska prokurentów wraz z ich numerami identyfikacji podatkowej
• W przypadku wspólnika: jego imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej
• Daty: rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru, a także ponownego zarejestrowania jako podatnika VAT
• Podstawę prawną, jeśli podatnik został wykreślony z rejestru, przywrócony do rejestru jako podatnik VAT lub jeśli odmówiono mu rejestracji
• Numer rachunku rozliczeniowego w banku lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK), której firma jest członkiem i rachunek ten został otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (wskazano go w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub w zgłoszeniu aktualizacyjnym i został potwierdzony przy wykorzystaniu Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej – STIR)

Biała lista podatników VAT – jak funkcjonuje?

Dostęp do białej listy podatników VAT jest bezpłatny i dostępny dla każdego. Co ważne, wykaz w postaci elektronicznej bazy danych jest na bieżąco aktualizowany. Aktualizacja odbywa się raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Jak już wspominaliśmy wcześniej, przedsiębiorca ma również możliwość złożenia stosownego wniosku, aby sprostować nieprawidłowe dane zawarte w wykazie, w tym także numer konta bankowego. Chodzi o to, aby przedsiębiorca miał możliwość dokonania przelewu na właściwy rachunek bankowy kontrahenta.

Jeśli szef Krajowej Administracji Skarbowej nie zaktualizuje danych dotyczących prawidłowego rachunku bankowego, i w efekcie przedsiębiorca przeleje pieniądze na niewłaściwe konto, to nie poniesie negatywnych konsekwencji podatkowych. Inaczej jest jednak w przypadku, w którym na białej liście podatników VAT widnieje prawidłowy numer rachunku bankowego, a pieniądze zostaną przelane na inne konto.

Rachunki bankowe a biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT funkcjonuje co prawda od 1 września 2019 roku, ale z pierwszym dniem roku 2020 weszła w życie nowelizacja ustawy, która dotyczy sankcji za dokonanie płatności na rachunek inny niż ten, który jest zawarty w rejestrze.

Numery rachunków bankowych na białej liście podatników VAT są publikowane pod warunkiem, że przedsiębiorca został zarejestrowany jako płatnik VAT lub został do rejestru przywrócony. Przedsiębiorcy, którym odmówiono rejestracji jako płatnik VAT lub zostali z tego rejestru wykreśleni, nadal będą mogli widzieć swoje dane w wykazie, ale nie znajdą tam informacji o rachunku rozliczeniowym. W rejestrze nie znajdzie się też oczywiście firm, które nie są podatnikami VAT.

Wszystkie numery rachunków bankowych, które znajdują się w wykazie, zostały pobrane z baz KAS, po potwierdzeniu ich w STIR. STIR posiada numery rachunków bankowych przedsiębiorców, ponieważ powinny być one zgłoszone do systemu przez bank, w którym prowadzony jest rachunek. To te same numery rachunków bankowych, które zostały podane do Urzędu Skarbowego podczas zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego. Przy zmianie rachunku firmowego, dane te koniecznie należy przekazać do Urzędu Skarbowego lub, w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, do CEIDG, aby dane we wszystkich bazach mogły zostać zaktualizowane. Należy też pamiętać, że w rejestrze nie są publikowane numery prywatnych rachunków bankowych, które również są czasami wykorzystywane przez przedsiębiorców w ich firmach.

Nowelizacja ustawy z 1 stycznia 2020 roku przewiduje konsekwencje, jeśli przedsiębiorca przelał kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek inny niż ten, który został wskazany na białej liście podatników VAT. Jeśli dojdzie do czegoś takiego, wówczas:

• przedsiębiorca nie ma możliwości, aby przelaną kwotę lub część tej kwoty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
• a w przypadku, gdy kontrahent nie zapłaci należnej kwoty podatku VAT od transakcji, przedsiębiorca solidarnie z kontrahentem ponosi odpowiedzialność za zaległości podatkowe.

Od tych konsekwencji można się jednak uchronić pod warunkiem, że w ciągu 3 dni od dokonania przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy przedsiębiorca poinformuje o tym Naczelnika Urzędu Skarbowego, pod który podporządkowany jest sprzedawca. Właśnie po to, aby takich przypadków było jak najmniej, dane w systemie są aktualizowane codziennie. Przedsiębiorca przed dokonaniem płatności na konto kontrahenta powinien zweryfikować jego numer rachunku bankowego tego samego dnia, w którym wykonuje przelew. Pozwoli to uniknąć pomyłki, wiążącej się z niemiłymi konsekwencjami, również finansowymi.

Biała lista podatników VAT zastąpiła istniejące wcześniej trzy różne rejestry. Jej zadaniem jest ułatwienie weryfikacji kontrahenta oraz jego rachunku bankowego i ustalenie jego aktualnego statusu jako podatnika VAT. To rejestr szczególnie przydatny dla przedsiębiorców, którzy dopiero nawiązali z kimś współpracę i mają pewne wątpliwości co do rzetelności lub wiarygodności kontrahenta.

Każdy właściciel firmy, dokonujący transakcji na większe sumy (np. powyżej 15 tys. zł) powinien potwierdzić numery kont bankowych przedsiębiorcy, z którym współpracuje, aby uniknąć pomyłki, która może doprowadzić do poniesienia odpowiedzialności za zaległości podatkowe, solidarnie z jego kontrahentem w przypadku, gdy nie odprowadzi on należnego podatku VAT od transakcji, która miała miejsce.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, albo potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości Twojej firmy – zapraszamy serdecznie do kontaktu! Zespół FA Partners kompleksowo zajmie się wszystkimi kwestiami związanymi z finansami i zatrudnieniem w Twoim przedsiębiorstwie.