Krajowy System e-Faktur – co to jest i od kiedy obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która od ponad półtora roku umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Z pewnymi wyjątkami, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024. Mówi o tym ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. – zmieniająca niektóre przepisy dotyczące podatków.

W tym artykule omówimy:

jakie korzyści podatkowe i biznesowe płyną z wdrożenia KSeF,
jakie są główne założenia nowej ustawy,
od kiedy obowiązuje KSFe,
czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich.

Przedstawimy także bliżej aspekty dotyczące rozliczania faktur walutowych, oraz kwestie rozliczeń zaliczek i faktur rozliczanych przez pracowników.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF nie tylko umożliwia wystawianie faktur, ale także oznacza je unikalnym numerem identyfikującym, weryfikuje ich zgodność z określonym wzorem, a także analizuje i kontroluje dane z faktur ustrukturyzowanych. Ponadto, system ten umożliwia wysyłanie komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia lub niemożności wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Korzyści podatkowe z wdrożenia KSeF

Wdrożenie KSeF przyniesie szereg korzyści podatkowych:

Podatnicy korzystający z KSeF będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT naliczonego w krótszym czasie. Maksymalny termin zwrotu zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co wpłynie korzystnie na płynność finansową małych i średnich przedsiębiorstw.

KSeF umożliwi łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur, eliminując konieczność wystawiania duplikatów. E-faktury będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy, co pozwoli uniknąć zgubienia lub zniszczenia dokumentów.

KSeF wprowadza również zmiany w procesie kontroli podatkowej. Podatnicy, którzy wystawiają faktury w KSeF, nie będą musieli przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych. To ograniczenie obowiązków administracyjnych i ułatwienie dla przedsiębiorców.

Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie KSeF przyniesie również szereg korzyści biznesowych:

Dzięki jednolitemu standardowi e-faktury, przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura została wystawiona przez uprawniony podmiot, co wpłynie na uczciwość konkurencji. Dodatkowo, proces automatyzacji i cyfryzacji obiegu faktur przyczyni się do usprawnienia obrotu gospodarczego. Wprowadzenie KSeF pozwoli na zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, co przyspieszy realizację płatności i skróci czas księgowania.

Kwestie związane z rozliczaniem zaliczek i faktur w oparciu o KSeF odznaczają się uproszczeniem, szybkością oraz redukcją błędów ludzkich. Przedsiębiorstwa będą mogły wygodnie zgłaszać swoje zobowiązania, oraz uzyskiwać dostęp do dokumentów księgowych w jednym, scentralizowanym miejscu.

Wprowadzenie KSeF wpłynie również na szybkość wymiany danych między kontrahentami. Faktury będą dostępne na bieżąco, co ułatwi komunikację i usprawni procesy biznesowe.

Zautomatyzowane księgowanie zredukuje liczbę pomyłek, które mają miejsce przy przy ręcznym wprowadzaniu danych. Faktury wystawione w formie elektronicznej nie wymagają skanowania lub przepisywania, tak jak faktury w formie papierowej.

Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich?

Wprowadzenie KSeF jest planowane na 1 lipca 2024 r. jednak dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT, obowiązek ten zostanie opóźniony do 1 stycznia 2025 r. Do 31 grudnia 2024 r. możliwe będzie wystawianie faktur z kas rejestrujących w dotychczasowej formie. Ponadto, paragon fiskalny z numerem NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r. Dotychczasowe faktury papierowe, oraz faktury elektroniczne zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi.

Co będzie rozliczane w KSeF?

KSeF nie będzie obejmować faktur konsumenckich (B2C) oraz biletów, które spełniają funkcję faktury, takich jak paragony za przejazdy na autostradach płatnych. Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS, a także noty korygujące wystawiane.

Oprócz standardowych faktur VAT w KSeF będą rozliczane:

faktury VAT RR,
faktury korygujące i zaliczkowe,
faktury ustrukturyzowane w zamówieniach sektora publicznego.

Zobacz też: Czy warto zmieniać firmę księgową co roku?

Rozliczanie faktur walutowych w KSeF

Rozliczanie zagranicznych faktur walutowych w ramach KSeF wiąże się z pewnymi szczególnymi kwestiami, z którymi przedsiębiorcy powinni się zapoznać:

Przy rozliczaniu zagranicznych faktur walutowych w KSeF, przedsiębiorcy mają obowiązek przeliczania wartości transakcji z waluty obcej na polską walutę. Na podstawie daty poprzedzającej tą wskazaną w polu P_1 będzie określany kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN.

Wszystkie informacje dotyczące transakcji, takie jak wartość, waluta, kurs wymiany i dane kontrahenta, powinny być dokładnie wprowadzone do systemu KSeF.

KSeF umożliwia przeprowadzenie skutecznej kontroli i audytu transakcji walutowych. System gromadzi wszystkie informacje dotyczące faktur walutowych, co ułatwia weryfikację zgodności z przepisami podatkowymi. Przedsiębiorcy powinni regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne w celu monitorowania zgodności z przepisami podatkowymi.

Rozliczanie faktur zaliczkowych

Nowa ustawa wprowadza też zmianę w rozliczaniu faktur zaliczkowych:

Od 1 września 2023 roku, jeśli podatnik otrzymał płatność w tym samym miesiącu, w którym wykonał czynność nie będzie musiał wystawiać faktury zaliczkowej. Wyjątkiem będą faktury wystawiane w określonych terminach zgodnie z art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT.

Ponadto, wystawiając jedynie fakturę końcowe, będzie trzeba uwzględnić na niej datę otrzymania zapłaty (jeśli taka data jest określona i różna od daty wystawienia faktury).

Faktury zaliczkowe wystawiane za pomocą KSeF będą musiały zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur tego rodzaju faktury.

Przekazywanie pracownikom uprawnień do KSeF

System KSeF przewiduje upoważnienie innych osób do wystawiania faktur w imieniu podatnika lub firmy. Aby to umożliwić, konieczne jest nadanie specjalnego autoryzowanego pozwolenia do wystawiania faktur. Przyznawanie takiego upoważnienia będzie możliwe poprzez zastosowanie programów płatnych (za pomocą interfejsu API), albo poprzez wykorzystanie webowej aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Osoba posiadająca uprawnienia będzie mogła generować faktury w imieniu podatnika po potwierdzeniu swojej tożsamości w systemie za pomocą jednej z metod wymienionych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Podatnik ma możliwość wyznaczenia także konkretnego podmiotu z uprawnieniami do wystawiania faktur, takiego jak na przykład biuro rachunkowe.

Opinie na temat KSeF

Opinia publiczna na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest zróżnicowana. Jedni podkreślają korzyści wynikające z wprowadzenia systemu, takie jak skrócony czas zwrotu podatku VAT i eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur. Inni natomiast wyrażają obawy związane z adaptacją do nowego systemu oraz koniecznością dostosowania oprogramowania i procesów wewnętrznych przedsiębiorstw.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagać dobrego przygotowania merytorycznego, organizacyjnego i technicznego. Pierwszym krokiem jest cyfryzacja wymiany danych wewnątrz organizacji, co oznacza pozbycie się „papierowego” modelu obsługi faktur. Jest to niezbędne dla skutecznego wprowadzenia KSeF.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyniesie wiele korzyści dla podatników i przedsiębiorstw w Polsce. Skrócony czas zwrotu podatku VAT, eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur oraz uproszczenie przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) to tylko niektóre z korzyści wynikających z KSeF. System ten pozwoli również na szybszą weryfikację rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagało dostosowania oprogramowania i procesów wewnętrznych, jednak przyniesie długoterminowe korzyści dla polskiej gospodarki.

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności polega na dokonywaniu płatności za wystawione faktury na dwa odrębne rachunki bankowe sprzedawcy.

Kiedy obowiązuje split payment? I co należy wiedzieć o tej formie rozliczania faktur VAT?

Split payment – o co chodzi?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) powstał głównie po to, aby zapobiec oszustwom podatkowym. Przy płatności środkami elektronicznymi kwota na fakturze zostaje rozdzielona na dwie części:

• na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy przelana zostaje kwota netto wskazana na fakturze
• na osobny rachunek VAT trafia podatek o wartości, którą wskazuje faktura.

Co ważne, zapłata należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności występuje tylko w polskich złotych. Warunkiem koniecznym stosowania mechanizmu podzielonej płatności jest posiadanie odrębnego rachunku VAT, do którego zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy podlegający temu podatkowi. Środkami znajdującymi się na nim nie można swobodnie dysponować. Ten rachunek ma służyć wyłącznie rozliczeniom podatkowym. Każdy przedsiębiorca prowadzący konto firmowe w banku powinien otrzymać taki dodatkowy rachunek VAT automatycznie „w pakiecie”.

Możliwe jest ubieganie się o przelew środków zgromadzonych na rachunku VAT na rachunek bankowy prowadzony dla celów działalności gospodarczej. Aby to zrobić, należy złożyć wniosek i określić kwotę, która miałaby zostać wypłacona. Wniosek zostaje zweryfikowany, a naczelnik Urzędu Skarbowego ma 60 dni (od daty otrzymania wniosku) na wydanie postanowienia.

Split payment – dla kogo?

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie transakcji dokonywanych na rzecz innych podatników, czyli w relacjach B2B (firma-firma). Tego typu płatności nie można realizować w stosunku do osób prywatnych, czyli B2C.

Split payment można było stosować w Polsce już od 1 lipca 2018 roku. W niektórych sektorach MPP jest obowiązkowy od 1 listopada 2019 roku.

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy dla kontrahentów, który spełniają łącznie trzy warunki:

• należność ogółem na fakturze (wartość brutto), przekracza 15 tys. zł,
• co najmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych, które określone są w załączniku nr 15 do ustawy o VAT ,
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT .

Warto uzupełnić, że nawet w sytuacji, gdy sprzedaż nie podlega obowiązkowemu użyciu rozliczenia split payment, nadal możliwe jest dobrowolne zastosowanie takiej formy. Sprzedawca chcący wykorzystać dobrowolnie model MPP może dodać na fakturze odpowiednią adnotację o podzielonej płatności (nawet jeśli nie są spełnione wszystkie okoliczności narzucone przez prawo).

Jak należy zapłacić za fakturę z MPP?

Jeśli nabywca otrzymał fakturę VAT z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, to musi dokonać płatności zgodnie z wymogami MPP. W takiej sytuacji, po dokonaniu przelewu split payment, kwota należna za podatek VAT trafia na oddzielne konto VAT sprzedającego.

W komunikacie przelewu należy wskazać następujące elementy:

• kwotę podatku VAT (lub jej część),
• kwotę sprzedaży brutto (lub jej część),
• numer faktury,
• NIP dostawcy.

Te dane mają służyć identyfikacji podmiotu, którego dotyczy zapłata i transakcji, która zostaje opłacana. Split payment można użyć także, aby opłacić zaliczkę lub uregulować zapłatę za kilka faktur od jednego dostawcy. Split payment można wykorzystać do opłacenia kilku faktur jednocześnie. Ważne jest, aby pamiętać, aby były to faktury wystawione w tym samym miesiącu .

Co ważne, wraz w nowym JPK_VAT wraz z deklaracjami JPK-V7 i JPK-V7K (obowiązującymi od 1 października 2020 roku), transakcje objęte obowiązkiem stosowania split payment należy oznaczać symbolem „MPP” .

Co, jeśli nie wywiążesz się ze split payment?

Jeśli podatnik ma obowiązek dokonać płatności za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, a tego nie zrobi, grożą mu konsekwencje podatkowe i karno-skarbowe. Zapoznajmy się z art. 57c

§1 Kodeksu karnego skarbowego.

§1. Podatnik, który wbrew obowiązkowi dokonuje płatności kwoty należności wynikającej z faktury z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
§2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dodajmy, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa również na podatniku, który wystawił fakturę i mimo obowiązku nie dokonał jej właściwego oznaczenia w postaci wskazania informacji „mechanizm podzielonej płatności” (art. 62 §1 Kks. )

Podsumowując, split payment to mechanizm mający na celu uniknięcie luk podatkowych i uszczelnienie systemu finansowego. Procedura ta ma przeciwdziałać nadużyciom związanym z działaniami, podczas których VAT płacił tylko nabywca.

Podstawa prawna dla mechanizmu split payment

Dodatkowe wiążące informacje na temat split payment znajdziesz tutaj:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2018 poz. 2174, z późn. zm.)

• Ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1751)

A jeśli chciałbyś uzyskać pomoc w zakresie finansów i księgowości Twojej organizacji – zapraszamy serdecznie do kontaktu.

FA Partners to doświadczona firma finansowo-księgowa. Zajmujemy się kompleksowym wsparciem finansowym już od ponad 15 lat.

Zobacz również artykuł o naszych usługach, m.in wynajęcie Dyrektora Finansowego dla Twojej firmy. Przeczytaj jakie są benefity dla Twojej firmy >> Twój Dyrektor Finansowy <<

Tag: VAT

Krajowy System e-Faktur – KSeF