Wprowadzenie do Nowej Ery Podatkowej – najnowsze zmiany w KSeF od 2024 roku

Rok 2023 okazał się czasem kluczowych przemian w polskim systemie podatkowym, przygotowując grunt pod nową erę rozliczeń elektronicznych. Zainicjowany przez Ministerstwo Finansów projekt Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zyskał na sile, wprowadzając przełomowe zmiany w procesach księgowych. Zmiany te, zaczynając obowiązywać od 2024 roku, nie tylko modernizują sposób, w jaki przedsiębiorcy dokumentują swoje transakcje, ale również narzucają nowe standardy związane z konsekwencjami niewdrożenia nowych przepisów. Artykuł ten przybliży kluczowe aspekty KSeF oraz zmian, które będą kształtować krajobraz podatkowy Polski w nadchodzącym roku.

TOP 10 najważniejszych informacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce

KSeF zostanie wprowadzony w życie od 1 lipca 2024 roku, co oznacza, że przedsiębiorcy będą zobowiązani korzystać z tego systemu do wystawiania faktur od tego momentu.

Przedsiębiorcy będą zobowiązani używać KSeF do dokumentowania różnych rodzajów transakcji, takich jak:

Dostawy krajowe
Wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów
Świadczenie usług poza terytorium kraju
Eksport usług i towarów

Nie wszystkie transakcje będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Faktury dla konsumentów, czyli osób nieprowadzących działalności gospodarczej, nadal będą wystawiane poza systemem.

Celem KSeF jest usprawnienie procesów podatkowych poprzez zautomatyzowanie i ułatwienie monitorowania transakcji przez organy podatkowe.

Wprowadzenie KSeF ma na celu zminimalizowanie ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych, co może przyczynić się do zwiększenia precyzji i rzetelności informacji przekazywanych organom podatkowym.

Oczekuje się, że KSeF znacząco skróci czas potrzebny na sporządzanie i przetwarzanie faktur, co przyczyni się do poprawy efektywności przedsiębiorstw.

Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań KSeF, co może być wyzwaniem, zwłaszcza dla firm korzystających z tradycyjnych metod rozliczeniowych.

Chociaż KSeF ma potencjał usprawnienia procesów, istnieje także ryzyko, że wdrożenie nowego systemu wiązać się będzie z kosztami operacyjnymi związanymi z dostosowaniem się do nowych przepisów.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagało szkoleń dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę księgowości i wystawianie faktur, aby zapewnić prawidłowe korzystanie z systemu.

KSeF reprezentuje krok w kierunku nowoczesnych narzędzi podatkowych, które mają na celu usprawnienie i zmodernizowanie procesów rachunkowo-podatkowych w Polsce, zgodnie z trendami europejskimi.

Zrozumienie tych kluczowych informacji pomoże przedsiębiorcom skutecznie przygotować się do wprowadzenia KSeF i dostosować swoje praktyki biznesowe do nowych wymagań podatkowych.

O co zadbać przed wdrożeniem KSeF w swojej firmie?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w firmie to zadanie wymagające starannego planowania i dostosowania się do nowych przepisów. Poniżej przedstawiam kluczowe kwestie, o które warto zadbać przed rozpoczęciem tego procesu.

Analiza Systemów Księgowych

Zidentyfikuj, czy istniejące systemy księgowe w firmie są kompatybilne z KSeF. W przypadku niezgodności, rozważ aktualizację lub zakup nowego oprogramowania księgowego.

Szkolenia dla Personelu

Przeprowadź odpowiednie szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę księgowości i wystawianie faktur. Zapewnij, że zrozumieją oni zasady funkcjonowania KSeF oraz będą w stanie sprawnie korzystać z nowego systemu.

Dostosowanie Procesów Biznesowych

Dostosuj procesy biznesowe do nowych wymagań KSeF. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi zmian i skutecznie stosują się do nowych procedur.

Weryfikacja Danych Klientów i Dostawców

Przeprowadź weryfikację danych klientów i dostawców, aby upewnić się, że są zgodne z wymaganiami KSeF. Błędne lub niekompletne informacje mogą prowadzić do problemów podczas wystawiania faktur.

Sprawdzenie Zgodności z Przepisami

Zweryfikuj, czy planowane zmiany w procesach są zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawnymi. Upewnij się, że firma przestrzega wszelkich norm i regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

Bezpieczeństwo Danych

Zadbaj o bezpieczeństwo danych, zwłaszcza zważywszy na przesyłanie informacji drogą elektroniczną w ramach KSeF. Zaimplementuj odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych.

Testowanie Systemu

Przeprowadź kompleksowe testy systemu przed pełnym wdrożeniem. Sprawdź, czy KSeF działa zgodnie z oczekiwaniami i czy wszelkie integracje z istniejącymi systemami przebiegają bezproblemowo.

Dokumentacja Wewnętrzna

Opracuj wewnętrzną dokumentację dotyczącą korzystania z KSeF. Wprowadź procedury obsługi systemu i utrzymuj aktualne instrukcje dla pracowników.

Monitorowanie Zmian Legislacyjnych

Bądź na bieżąco z ewentualnymi zmianami w przepisach dotyczących KSeF. Śledź informacje podatkowe i dostosowuj procedury firmy w razie konieczności.

Wsparcie Techniczne

Upewnij się, że firma ma dostęp do wsparcia technicznego ze strony dostawcy oprogramowania KSeF. Szybki dostęp do pomocy może okazać się kluczowy w razie problemów technicznych.

Zadbanie o wszystkie powyżej opisane aspekty przed wdrożeniem KSeF pomoże Twojej firmie uniknąć problemów i uprościć proces adaptacji do nowego systemu. Wprowadzenie zmian zgodnie z planem zwiększy także szanse na skuteczne i efektywne korzystanie z KSeF w codziennej działalności Twojego przedsiębiorstwa.

Kary związane z KSeF – co musisz wiedzieć?

Zgodnie z projektem Ministerstwa Finansów, Polska przygotowuje się do wprowadzenia nowych kar związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 1 stycznia 2025 roku. Przedsiębiorcy mają czas do tego terminu, aby dostosować się do nowych regulacji, a okres od 1 lipca 2024 roku do 1 stycznia 2025 roku będzie czasem przejściowym, w trakcie którego nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF będzie podlegać odpowiedzialności karno-skarbowej.

Nowe przepisy obejmą również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, co stanowi istotną zmianę, gdyż dotychczasowe kary pieniężne stosowane były jedynie wobec podatników niebędących osobami fizycznymi. Kary będą nakładane, gdy mimo obowiązku faktura nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, a także w przypadku błędów w strukturze faktur wystawionych w tzw. trybie offline.

Błędnie wystawiona faktura – jakie będą konsekwencje

Ważną informacją może okazać się to, że minimalne progi kar pieniężnych zostały zniesione na podstawie wyników konsultacji społecznych. Kary będą zależne od decyzji organów podatkowych, sięgając nawet 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku, gdy na fakturze brak jest wykazanej kwoty podatku, kary będą wynosić do 18,7% wartości faktury ogółem. Wysokość kary będzie zależała od okoliczności indywidualnych przypadków. Organom podatkowym przysługuje prawo nakładania kar bez uprzedniego wezwania do usunięcia naruszeń. Decyzje o karach będą nakładane per dokument, a termin uiszczenia kary to 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Wysokość nałożonej kary będzie zależała od wykazania przyczyn uchybienia i dokumentów potwierdzających lub uprawdopodabniających określone fakty, takie jak wystąpienie awarii uniemożliwiającej korzystanie z KSeF. Postępowanie w sprawach kar będzie odbywało się zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, z uwzględnieniem okoliczności indywidualnych każdej sprawy.

KSeF – podsumowanie

KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 r. Dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r.
Wprowadzenie nowych kar związanych z KSeF wymagać będzie od przedsiębiorców nie tylko dostosowania systemów księgowych, ale także skoncentrowania się na przestrzeganiu nowych procedur, aby uniknąć ewentualnych kar. Staranność w dokumentowaniu transakcji oraz świadomość zmian w przepisach podatkowych będą kluczowe dla skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstw w nowej rzeczywistości podatkowej.

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej? Czy elektroniczne dokumenty całkowicie wyprą papierowe? Jak zmieni się księgowość w firmach w najbliższym czasie? Podobne pytania cisną się na usta wielu polskich przedsiębiorców. Wszystko za sprawą nowego projektu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF), nad którym prace mają się rozpocząć już w pierwszym kwartale 2021 roku. Polska jest czwartym, po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech krajem, w którym zdecydowano się wprowadzić podobne rozwiązanie.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, mający służyć do wystawiania i zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi. Założenie projektu jest proste – przedsiębiorca, tak jak do tej pory, wystawia dokument w programie komputerowym. Jednak zamiast drukować go i wersji papierowej lub mailowo w wersji elektronicznej wysyłać do klienta, za pośrednictwem KSeF będzie przekazywał faktury do Ministerstwa Finansów, skąd te dzięki wykorzystaniu numerów identyfikacyjnych zostaną przesłane finalnemu odbiorcy.

Według zapowiedzi resortu, każda ze stron będzie miała dostęp do dokumentów 24h/7 zarówno z poziomu komputera, jak również tabletu i telefonu.

System będzie miał również za zadanie informować przedsiębiorcę o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub o jej odrzuceniu.

Wszystkie dokumenty wystawianie za pośrednictwem platformy mają mieć ujednolicony format i zawierać te same informacje według ustalonych kryteriów.

Przedsiębiorcy będą mieli możliwość przesłania pojedynczej faktury zaraz po jej wystawieniu lub całego pakietu w określonych odstępach czasowych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Projekt Ministerstwa Finansów zakłada wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Czy jest to ten sam dokument co e-faktura? Nie do końca.

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej?

Co prawda zarówno e-faktura, jak również faktura ustrukturyzowana wystawiane są w wersji elektronicznej, dlatego bardzo często ich nazwy błędnie stosowane są zamiennie, jednak musimy wiedzieć, że są to dwa zupełnie różne dokumenty – wyjaśnia Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner/ Co-owner Finance and Accounting Partners.

E-faktura najczęściej przyjmuje postać pliku PDF i w formie zdjęcia lub skanu jest przesyłana do odbiorcy. Aby ją odczytać potrzebne jest ludzkie oko. Faktury ustrukturyzowane zapisywane są natomiast w formacie XML, według określonych standardów. Do przetwarzania informacji w nich zawartych wystarczy jedynie program komputerowy. Zatem, aby móc sprawdzić dane faktury, nie musimy nawet otwierać pliku. System zrobi to za nas.

Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim eliminuje ryzyko błędów wywołanych czynnikiem ludzkim m.in. przy odczycie faktury, a przez automatyzację procesu skraca czas jej wystawienia i doręczenia. Stosując takie rozwiązanie wykluczamy również ryzyko, że dokument trafi do spamu. Ponadto ustandaryzowany format jest gwarancją tego, że faktura zostanie wystawiona zgodnie z obowiązującym prawem – dodaje Anna Nowakowska-Madany z FA Partners.

Co wprowadzenie Systemu e-Faktur oznacza dla firm?

Choć prace nad systemem jeszcze się nie zaczęły, rząd już zachęca przedsiębiorców do korzystania z platformy w przyszłości, wymieniając szereg zalet, jakie niesie za sobą takie rozwiązanie.

Korzyści dla podatników

Główną zachętą ma być skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 45 dni. Dodatkowo mówi się o automatyzacji procesów fakturowania, co usprawni cały proces księgowy.

Firmy, które zdecydują się zaimplementować takie rozwiązanie, zostaną również zwolnione z konieczności przechowywania i archiwizowania faktur.

Obowiązki firm wynikające z wprowadzenia Systemu e-Faktur

Należy jednak pamiętać, że implementacja takiego rozwiązania to również szereg procedur, jakim firmy będą musiały stawić czoła. Cały proces wymaga dużych nakładów pieniężnych, czasu i pracy. To konieczność przeszkolenia wszystkich pracowników działów księgowości zaangażowanych w fakturowanie i obieg dokumentów, a także zmiana procedur obowiązujących w przedsiębiorstwach.

Ponadto firmy działające na rynkach międzynarodowych będą zmuszone dostosować cały system fakturowania do polskich wymogów.

Jesli chcesz skorzystać z usług ksiegowo-finansowych FA Partners – zobacz naszą ofertę.

Zalety dla fiskusa

Choć rząd wypowiada się jedynie o korzyściach dla firm, wiadomym jest, że na wprowadzeniu Systemu e-Faktur skorzysta głównie fiskus.

Przede wszystkim państwo zyska wgląd w bieżące dane dotyczące zawieranych przez podatników transakcji, co umożliwi uszczelnienie systemu podatkowego i przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT. W konsekwencji takie rozwiązanie ma doprowadzić do zwiększenia dochodów budżetu państwa.

Kiedy możemy spodziewać się wprowadzenia Systemu e-Faktur?

Wstępny projekt zakłada, że platforma ma być dostępna już pod koniec bieżącego roku. Rok 2022 przewidziano na testy. W tym okresie korzystanie z systemu będzie dobrowolne.

Jednak najprawdopodobniej od 2023 roku implementacja KSeF w polskich przedsiębiorstwach będzie już obligatoryjna.

Czy faktury papierowe znikną?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że faktury ustrukturyzowane w najbliższym czasie będą wyłącznie jedną z opcji do wyboru, a przedsiębiorcy w dalszym ciągu będą mogli korzystać z wersji papierowych.

Podsumowanie

Czy nowy system przyjmie się w polskich firmach? Czy projekt Ministerstwa Finansów niesie za sobą wymierne korzyści, czy raczej nastręczy przedsiębiorcom problemów? Odpowiedzi na te pytania poznamy najwcześniej za kilkanaście miesięcy, kiedy projekt wejdzie w fazę testów. Z dzisiejszych prognoz wynika, że system może objąć jedynie 10% wszystkich wystawianych faktur. Dane te dobitnie pokazują, że podatnicy nie spieszą się z implementacją nowego rozwiązania.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się również na temat zewnętrznego Dyrektora Finansowego – zapraszamy do lektury „Twój Dyrektor Finansowy„

Tag: Krajowy System e-Faktur

KSeF i zmiany od 2024 roku