Zasady rozliczania wyjazdów służbowych w 2024 – zobacz aktualne wytyczne

Jak wyglądają zasady rozliczeń wyjazdów służbowych w 2024 roku.

W wielu firmach wyjazdy służbowe są normą. Nie zawsze jednak pracownicy i pracodawcy wiedzą, jak dokładnie takie wyjazdy rozliczać. W artykule podpowiadamy, jakie koszty powinien zwrócić pracownikowi pracodawca. Wyjaśniamy też, jak prawidłowo rozliczyć zarówno krajowy, jak i zagraniczny wyjazd służbowy i jakie stawki diet oraz kilometrówek przysługują pracownikom.

Podróż służbowa zgodnie z definicją określoną w kodeksie pracy, to związany z wykonywaniem pracy wyjazd do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy, w której jesteśmy zatrudnieni. W podróż służbową może być oddelegowany każdy pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło oraz umowy zlecenie. W delegację można wysłać także członka stowarzyszenia i wolontariusza. W każdym z tych przypadków, w umowie należy zawrzeć stosowne przepisy dotyczące zasad odbywania podróży służbowych.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Oddelegowanie polega na wysłaniu pracownika do wykonywania pracy w innym miejscu niż to, które zostało wskazane w umowie o pracę. Wiąże się to z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy. W takim przypadku konieczne jest podpisanie aneksu do umowy, zmieniającego dotychczasowe zasady pracy. Pracownik, który został oddelegowany do innego miejsca pracy, nie ma prawa do pozyskania środków należnych z tytułu odbywania podróży służbowej. Co ważne, oddelegowanie charakteryzuje się także maksymalnym czasem jego trwania. Nie powinno ono bowiem trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym – komentuje Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner z Finance and Accounting Partners . Maksymalny czas trwania podróży służbowej nie jest określony, ale przyjmuje się, że podróż służbowa również nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące.

Zasady wysłania pracownika w podróż służbową

Dokumentem potwierdzającym wysłanie pracownika w podróż służbową jest polecenie wyjazdu służbowego, określające datę, cel i miejsce takiego wyjazdu. Wydawane jest ono przez pracodawcę. Pracownik, odmawiając wyjazdu służbowego, może narazić się na przykre konsekwencje. Co istotne, polskie prawo przyznaje kobietom w ciąży i rodzicom opiekującym się małym dzieckiem (do czwartego roku życia) prawo do odmowy udania się w podróż służbową.

Co wlicza się w koszty podróży służbowej?

W koszty podróży służbowej wliczają się nie tylko noclegi, posiłki i dojazdy, ale też koszty tamtejszej komunikacji miejskiej oraz wszelkie wydatki, które udokumentował pracownik na wyjeździe. Do takiego kosztu można wliczyć też np. bilet wstępu na konferencję. Pracownik, wybierając się w podróż służbową, ma obowiązek zbierania wszelkich rachunków i biletów po to, aby rozliczyć się z pracodawcą po powrocie. Co ważne, delegacja musi zostać rozliczona do 14. dnia od daty jej zakończenia.

Dieta w delegacjach krajowych

Dieta to kwota służąca pokryciu kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należy się ona każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową, jeśli tylko spełnione są konkretne warunki, które opisujemy poniżej.

Od 1 stycznia 2023 r. dieta z tytułu podróży krajowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosić ma 45 zł za dobę podróży. Jest to wzrost o 7 PLN w stosunku do obecnie obowiązującej stawki 38 PLN (w mocy od 28 lipca 2022 r.).
- Dieta z tytułu podróży służbowej – 45 zł
- Ryczałt za nocleg – 67,50 zł
- Ryczałt za dojazd – 9 zł

Jeśli krajowa podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługiwać będzie 50% diety. Ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta w delegacjach zagranicznych

W delegacjach zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, do którego podróżujemy. Jednak za każdą dobę spędzoną w zagranicznej podróży służbowej, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykładowo w przypadku podróży do Wielkiej Brytanii kwota diety wyniesie 45 GBP a kwota limitu za nocleg 220 GBP, a do Czech odpowiednio 41 i 120 EUR.

Rozliczenia hoteli w podróży krajowej

Pracownik przebywający w podróży służbowej uzyska zwrot środków za nocleg pod warunkiem, że ma on paragon lub fakturę potwierdzającą pobyt. Jeśli takiego dokumentu zabraknie, otrzyma on jedynie ryczałt za nocleg, którego wysokość wynosi 150% diety, czyli 45 zł. Co ważne, pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg jedynie w sytuacji, w której pobyt trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00. Ryczałt przysługuje pracownikowi także w sytuacji, w której pracodawca nie zapewnia noclegu. Koszt jednej nocy w hotelu nie może przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli 600 zł.

Rozliczenia hoteli w podróży zagranicznej

W tym przypadku zwrot kosztów noclegu również przysługuje pracownikowi w sytuacji, w której przedłoży on paragon/fakturę przedstawiającą koszty. Jeśli takiego paragonu nie będzie, pracownik może uzyskać jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Dodajmy też, że ryczałt ten zależy od destynacji. Dla każdego kraju narzucony jest też inny limit kosztów noclegu.

Delegację zagraniczną należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Rozliczenia dokonuje się w walucie obcej, wymienialnej lub krajowej według aktualnego kursu. Delegowany zobligowany jest do przedstawienia wszystkich paragonów lub faktur, które potwierdzą poniesione koszty podczas delegacji.

Koszty transportu w delegacji krajowej

Pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego określa środek transportu, którym ma dotrzeć na miejsce pracownik. Jeśli zmiana nastąpi z woli pracownika (tzn. bez ważnego powodu), pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów transportu. Zwrot kosztów transportu odbywa się na podstawie faktur i rachunków, które pracownik przedstawia po powrocie.

Za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej pracownikowi przysługuje też ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Od 1 stycznia 2023 r. będzie on wynosił 9 zł (20 proc. diety). za każdą rozpoczętą dobę podróży. Jeśli natomiast pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu, wówczas nie przysługuje mu nawet ryczałt.

Pracownik może także wybrać się w podróż służbową prywatnym samochodem lub samochodem firmowym. Taka podróż jest wówczas rozliczana na podstawie faktur za paliwo. Całość kosztów utrzymania samochodu określana jest mianem tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązują w tym przypadku następujące stawki:

samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,89 zł,
samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.

Koszty transportu w delegacji zagranicznej

W przypadku zagranicznych podróży służbowych obowiązują analogiczne zasady rozliczania co w przypadku delegacji krajowych. Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdami. Ma on wysokość jednej diety w miejscowości, do której ma się udać lub miejscowości, w której korzystał on z noclegu. Co więcej, pracownikowi przysługuje także ryczałt za korzystanie z transportu miejskiego w delegacji zagranicznej.

W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Co ciekawe, ta zasada nie obowiązuje w przypadku pracowników, którzy zagraniczną podróż służbową odbywają samolotem.

Krajowe wyjazdy służbowe – przydatne informacje

Pracodawca może także przed wyjazdem służbowym wręczyć pracownikowi zaliczkę. Wyliczana jest ona na podstawie przewidywanych kosztów takiej podróży. Po powrocie pracownik ma 14 dni na rozliczenie się z zaliczki. Oznacza to, że konieczne jest przedstawienie dokładnego zestawienia wydatków wraz z przedstawieniem faktur, paragonów, biletów itd.

Pracownik powinien pamiętać, że przychód z tytułu podróży służbowej nie jest opodatkowany. Dzieje się tak, ponieważ należności z tytułu wyjazdu służbowego nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Natomiast dla pracodawców kosztami podatkowymi są wszelkie należności, które wypłacił on pracownikowi w ramach podróży służbowej.

Rozliczenie podróży służbowej

Na rozliczeniu podróży służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:

imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż służbową oraz zajmowane przez niego stanowisko,
cel podróży i miejsce wyjazdu (z nazwą miejscowości docelowej),
liczba godzin i dni, podczas których pracownik będzie przebywał w delegacji,
przewidywane daty i godziny wyjazdu i powrotu,
stawka i wartość przysługujących pracownikowi diet (krajowych lub zagranicznych),
informacja o tym, z jakich środków transportu będzie korzystał pracownik w czasie podróży służbowej,
suma poniesionych kosztów.

Do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dokumenty, które będą potwierdzały poniesienie tych wszystkich wydatków – faktury, paragony itd. Jeśli nie udało się uzyskać takiego dokumentu, to pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie, w którym udokumentuje wydatki i określi powód, dla którego było to niemożliwe.

Wyjazdy służbowe to częste zjawisko w wielu firmach. Wielu pracowników i pracodawców wciąż jednak nie do końca zna zasady ich rozliczania. Będąc pracownikiem wybierającym się w podróż służbową, musimy pamiętać o udokumentowaniu wszelkich ponoszonych przez nas kosztów, tak aby po powrocie z wyjazdu uzyskać ich zwrot. W przeciwnym razie może nas czekać niemiła niespodzianka i zwrot znacznie mniejszej kwoty. Jako pracodawca powinniśmy z kolei pamiętać o dopilnowaniu, aby wszelka dokumentacja dotycząca wysłania pracownika w podróż służbową, czy to krajową, czy zagraniczną, została uzupełniona i skompletowana. Jest to konieczne, aby prawidłowo rozliczyć i zaksięgować wyjazd.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy – zapraszamy do kontaktu. Zespół FA Partners składa się z doświadczonych specjalistów, którzy świadczą usługi dla firm jednoosobowych, spółek prawa handlowego i organizacji pozarządowych. Jesteśmy do Twojej dyspozycji!

Faktura uproszczona – wszystko, co musisz wiedzieć

Faktura uproszczona – wszystko, co trzeba wiedzieć

Faktura to dokument, z którym przedsiębiorcy mają do czynienia na co dzień. Jest ona dowodem zawarcia transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą towaru lub usługi. Istnieją jednak różne rodzaje faktur. Dzisiaj omówimy pewien szczególny rodzaj faktury, czyli fakturę uproszczoną. Z artykułu dowiesz się, czym jest taki dokument i kiedy można go wystawić.

Najczęściej spotykanym typem faktury jest faktura VAT. To pełnoprawny dokument księgowy, stanowiący dowód transakcji kupna – sprzedaży. Taka faktura stanowi zobowiązanie do zapłaty i jest także podstawą do rozliczenia podatku. Przepisy nie określają maksymalnej kwoty, na którą może zostać wystawiona faktura VAT. W przypadku faktury uproszczonej taki limit jest nałożony.

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to rodzaj dokumentu księgowego, na który z góry nałożony jest limit, do jakiego może zostać wystawiona. Maksymalna kwota, na jaką sprzedawca może wystawić fakturę uproszczoną, wynosi 450 zł lub 100 euro. Można powiedzieć, że taka faktura jest specjalnym rodzajem paragonu fiskalnego, na którym umieszczony jest NIP kupującego. Faktura uproszczona może być wystawiona przez każdego podatnika VAT niezależnie od tego, czy jest podatnikiem czynnym, czy biernym. Pamiętaj jednak, że na takiej fakturze zawsze powinny znaleźć się dane, które pozwolą na jednoznacznie określenie stawki i kwoty podatku VAT.

Należy pamiętać, że wystawienie faktury uproszczonej nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, lecz jedynie jego prawem. Faktura uproszczona może być wystawiona przez przedsiębiorcę na prośbę klienta i pod warunkiem, że wystawiający również przejawia taką wolę. Jeśli zaś kwota na fakturze nie przekracza określonego limitu, czyli, przypomnijmy, 450 zł lub 100 euro, to przedsiębiorca może zdecydować, czy woli wystawić swojemu klientowi zwykłą fakturę VAT, czy fakturę uproszczoną.

Z racji tego, że faktura uproszczona jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, to odbiorca otrzymujący taki dokument, ma prawo do zaksięgowania na jego podstawie kosztów. Pozwala to na odliczenie znajdującego się na fakturze podatku od zakupionego towaru lub od wykonanej usługi. Szczegóły dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych można odnaleźć w Ustawie o VAT.

Art. 106e ust. 7 Ustawy o VAT wskazuje następujący wzór na wyliczenie kwoty podatku:
Kwota podatku = (wartość sprzedaży brutto * stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Co powinno się znaleźć na fakturze uproszczonej?

Faktura uproszczona stanowi oficjalny dokument księgowy, a zatem jasno określone są zasady mówiące, co powinno, a co nie musi się na niej znaleźć.

Najważniejszym elementem, który musi znaleźć się na fakturze uproszczonej, są dane, które pozwolą na określenie kwoty podatku VAT dla różnych stawek podatkowych. To przede wszystkim kwoty netto i brutto dla danego towaru lub usługi.
Ponadto, faktura uproszczona musi zawierać:

• datę wystawienia faktury,
• datę sprzedaży,
• kolejny numer faktury,
• dane sprzedawcy, wraz z jego numerem NIP,
• dane nabywcy, wraz z jego numerem NIP,
• nazwę towaru lub usługi,
• kwotę rabatu, jeśli takowy został udzielony,
• kwotę należności ogółem.

Faktura uproszczona, jak sama nazwa wskazuje, zawiera mniej elementów niż „klasyczna” faktura VAT. Właśnie z tego powodu na fakturze uproszczonej nie znajdziemy:

• imion i nazwisk (lub nazw) sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• adresów sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,
• miary i ilości dostarczanych towarów lub zakresu wykonywanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi, niezawierającej kwoty podatku,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku,
• kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące stawek podatku.

Kiedy nie możesz wstawić faktury uproszczonej?

Okazuje się jednak, że wystawienie faktury uproszczonej nie zawsze jest możliwe, nawet jeśli maksymalna kwota pozwalająca na wystawienie takiego dokumentu nie została przekroczona. Do sytuacji, w których nie można skorzystać z faktury uproszczonej należą:

• sprzedaż wysyłkowa na terenie kraju,
• zagraniczna sprzedaż wysyłkowa,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
• dostawy towarów lub świadczenie usług podlegających opodatkowaniu na terenie innego kraju niż Polska,
• sprzedaż, dla której na fakturze nie ma numeru NIP nabywcy (dla kontrahentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej).

Jaki jest termin wystawienia faktury uproszczonej?

Terminy wystawiania faktur uproszczonych są analogiczne do terminów wystawiania faktury VAT. Fakturę uproszczoną trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została wykonana usługa lub dostarczono towar. Faktura nie może także zostać wystawiona wcześniej niż na 30 dni przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.

Oczywiście możliwe jest, że konieczne okaże się dokonanie korekty faktury. W przypadku faktury uproszczonej także można dokonać takiego procesu. Korekta faktury uproszczonej w żaden sposób nie różni się od korekt faktur VAT i przy fakturze uproszczonej należy stosować te same procedury, co w przypadku korekty „standardowej” faktury.

Faktura uproszczona a paragon

Paragon także może być fakturą uproszczoną. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby kwota na paragonie nie przekraczała wspomnianych już kilkukrotnie 450 zł lub 100 euro. Co ważne, za fakturę uproszczoną można jednak uznać wyłącznie taki paragon, na którym znajduje się NIP odbiorcy. Wówczas wystawienie dodatkowego dokumentu do tego paragonu nie jest już konieczne, bo sam w sobie jest dokumentem stanowiącym podstawę do odliczenia kwoty podatku, czyli fakturą uproszczoną właśnie.

Faktura uproszczona jest oficjalnym dokumentem księgowym, który może być wystawiony klientowi na jego prośbę i za zgodą wystawiającego. Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie limitu kwotowego. Należy również pamiętać, że wystawiający dokument nie ma obowiązku, aby przystać na naszą prośbę o uzyskanie faktury uproszczonej i może wystawić także zwykłą fakturę VAT. Zadaniem faktury uproszczonej jest uproszczenie formalności wiążących się z wystawianiem faktur oraz usprawnienie całego procesu.

Chciałbyś wiedzieć więcej? A może poszukujesz sprawdzonego partnera, który pomoże Ci w kompleksowym prowadzeniu księgowości i finansów Twojej firmy? Zapraszamy serdecznie do kontaktu! Zespół FA Partners składa się z doświadczonych księgowych i ekspertów podatkowych. Możesz na nas polegać!

Zadzwoń do nas. Anna Nowakowska-Madany tel. +48 501-623-652lub e-mail: anna.madany @ fapartners.pl

Zobacz naszą ofertę i artykluły: Usługa księgowa | Outsourcing księgowości w firmie | O naszych ekspertach |

Split payment: co warto wiedzieć o mechanizmie podzielonej płatności?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności polega na dokonywaniu płatności za wystawione faktury na dwa odrębne rachunki bankowe sprzedawcy.

Kiedy obowiązuje split payment? I co należy wiedzieć o tej formie rozliczania faktur VAT?

Split payment – o co chodzi?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) powstał głównie po to, aby zapobiec oszustwom podatkowym. Przy płatności środkami elektronicznymi kwota na fakturze zostaje rozdzielona na dwie części:

• na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy przelana zostaje kwota netto wskazana na fakturze
• na osobny rachunek VAT trafia podatek o wartości, którą wskazuje faktura.

Co ważne, zapłata należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności występuje tylko w polskich złotych. Warunkiem koniecznym stosowania mechanizmu podzielonej płatności jest posiadanie odrębnego rachunku VAT, do którego zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy podlegający temu podatkowi. Środkami znajdującymi się na nim nie można swobodnie dysponować. Ten rachunek ma służyć wyłącznie rozliczeniom podatkowym. Każdy przedsiębiorca prowadzący konto firmowe w banku powinien otrzymać taki dodatkowy rachunek VAT automatycznie „w pakiecie”.

Możliwe jest ubieganie się o przelew środków zgromadzonych na rachunku VAT na rachunek bankowy prowadzony dla celów działalności gospodarczej. Aby to zrobić, należy złożyć wniosek i określić kwotę, która miałaby zostać wypłacona. Wniosek zostaje zweryfikowany, a naczelnik Urzędu Skarbowego ma 60 dni (od daty otrzymania wniosku) na wydanie postanowienia.

Split payment – dla kogo?

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie transakcji dokonywanych na rzecz innych podatników, czyli w relacjach B2B (firma-firma). Tego typu płatności nie można realizować w stosunku do osób prywatnych, czyli B2C.

Split payment można było stosować w Polsce już od 1 lipca 2018 roku. W niektórych sektorach MPP jest obowiązkowy od 1 listopada 2019 roku.

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy dla kontrahentów, który spełniają łącznie trzy warunki:

• należność ogółem na fakturze (wartość brutto), przekracza 15 tys. zł,
• co najmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych, które określone są w załączniku nr 15 do ustawy o VAT ,
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT .

Warto uzupełnić, że nawet w sytuacji, gdy sprzedaż nie podlega obowiązkowemu użyciu rozliczenia split payment, nadal możliwe jest dobrowolne zastosowanie takiej formy. Sprzedawca chcący wykorzystać dobrowolnie model MPP może dodać na fakturze odpowiednią adnotację o podzielonej płatności (nawet jeśli nie są spełnione wszystkie okoliczności narzucone przez prawo).

Jak należy zapłacić za fakturę z MPP?

Jeśli nabywca otrzymał fakturę VAT z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, to musi dokonać płatności zgodnie z wymogami MPP. W takiej sytuacji, po dokonaniu przelewu split payment, kwota należna za podatek VAT trafia na oddzielne konto VAT sprzedającego.

W komunikacie przelewu należy wskazać następujące elementy:

• kwotę podatku VAT (lub jej część),
• kwotę sprzedaży brutto (lub jej część),
• numer faktury,
• NIP dostawcy.

Te dane mają służyć identyfikacji podmiotu, którego dotyczy zapłata i transakcji, która zostaje opłacana. Split payment można użyć także, aby opłacić zaliczkę lub uregulować zapłatę za kilka faktur od jednego dostawcy. Split payment można wykorzystać do opłacenia kilku faktur jednocześnie. Ważne jest, aby pamiętać, aby były to faktury wystawione w tym samym miesiącu .

Co ważne, wraz w nowym JPK_VAT wraz z deklaracjami JPK-V7 i JPK-V7K (obowiązującymi od 1 października 2020 roku), transakcje objęte obowiązkiem stosowania split payment należy oznaczać symbolem „MPP” .

Co, jeśli nie wywiążesz się ze split payment?

Jeśli podatnik ma obowiązek dokonać płatności za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, a tego nie zrobi, grożą mu konsekwencje podatkowe i karno-skarbowe. Zapoznajmy się z art. 57c

§1 Kodeksu karnego skarbowego.

§1. Podatnik, który wbrew obowiązkowi dokonuje płatności kwoty należności wynikającej z faktury z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
§2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dodajmy, że odpowiedzialność karno-skarbowa spoczywa również na podatniku, który wystawił fakturę i mimo obowiązku nie dokonał jej właściwego oznaczenia w postaci wskazania informacji „mechanizm podzielonej płatności” (art. 62 §1 Kks. )

Podsumowując, split payment to mechanizm mający na celu uniknięcie luk podatkowych i uszczelnienie systemu finansowego. Procedura ta ma przeciwdziałać nadużyciom związanym z działaniami, podczas których VAT płacił tylko nabywca.

Podstawa prawna dla mechanizmu split payment

Dodatkowe wiążące informacje na temat split payment znajdziesz tutaj:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2018 poz. 2174, z późn. zm.)

• Ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1751)

A jeśli chciałbyś uzyskać pomoc w zakresie finansów i księgowości Twojej organizacji – zapraszamy serdecznie do kontaktu.

FA Partners to doświadczona firma finansowo-księgowa. Zajmujemy się kompleksowym wsparciem finansowym już od ponad 15 lat.

Zobacz również artykuł o naszych usługach, m.in wynajęcie Dyrektora Finansowego dla Twojej firmy. Przeczytaj jakie są benefity dla Twojej firmy >> Twój Dyrektor Finansowy <<

Krajowy System e-Faktur – co oznacza dla Przedsiębiorców?

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej? Czy elektroniczne dokumenty całkowicie wyprą papierowe? Jak zmieni się księgowość w firmach w najbliższym czasie? Podobne pytania cisną się na usta wielu polskich przedsiębiorców. Wszystko za sprawą nowego projektu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF), nad którym prace mają się rozpocząć już w pierwszym kwartale 2021 roku. Polska jest czwartym, po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech krajem, w którym zdecydowano się wprowadzić podobne rozwiązanie.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, mający służyć do wystawiania i zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi. Założenie projektu jest proste – przedsiębiorca, tak jak do tej pory, wystawia dokument w programie komputerowym. Jednak zamiast drukować go i wersji papierowej lub mailowo w wersji elektronicznej wysyłać do klienta, za pośrednictwem KSeF będzie przekazywał faktury do Ministerstwa Finansów, skąd te dzięki wykorzystaniu numerów identyfikacyjnych zostaną przesłane finalnemu odbiorcy.

Według zapowiedzi resortu, każda ze stron będzie miała dostęp do dokumentów 24h/7 zarówno z poziomu komputera, jak również tabletu i telefonu.

System będzie miał również za zadanie informować przedsiębiorcę o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub o jej odrzuceniu.

Wszystkie dokumenty wystawianie za pośrednictwem platformy mają mieć ujednolicony format i zawierać te same informacje według ustalonych kryteriów.

Przedsiębiorcy będą mieli możliwość przesłania pojedynczej faktury zaraz po jej wystawieniu lub całego pakietu w określonych odstępach czasowych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Projekt Ministerstwa Finansów zakłada wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Czy jest to ten sam dokument co e-faktura? Nie do końca.

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej?

Co prawda zarówno e-faktura, jak również faktura ustrukturyzowana wystawiane są w wersji elektronicznej, dlatego bardzo często ich nazwy błędnie stosowane są zamiennie, jednak musimy wiedzieć, że są to dwa zupełnie różne dokumenty – wyjaśnia Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner/ Co-owner Finance and Accounting Partners.

E-faktura najczęściej przyjmuje postać pliku PDF i w formie zdjęcia lub skanu jest przesyłana do odbiorcy. Aby ją odczytać potrzebne jest ludzkie oko. Faktury ustrukturyzowane zapisywane są natomiast w formacie XML, według określonych standardów. Do przetwarzania informacji w nich zawartych wystarczy jedynie program komputerowy. Zatem, aby móc sprawdzić dane faktury, nie musimy nawet otwierać pliku. System zrobi to za nas.

Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim eliminuje ryzyko błędów wywołanych czynnikiem ludzkim m.in. przy odczycie faktury, a przez automatyzację procesu skraca czas jej wystawienia i doręczenia. Stosując takie rozwiązanie wykluczamy również ryzyko, że dokument trafi do spamu. Ponadto ustandaryzowany format jest gwarancją tego, że faktura zostanie wystawiona zgodnie z obowiązującym prawem – dodaje Anna Nowakowska-Madany z FA Partners.

Co wprowadzenie Systemu e-Faktur oznacza dla firm?

Choć prace nad systemem jeszcze się nie zaczęły, rząd już zachęca przedsiębiorców do korzystania z platformy w przyszłości, wymieniając szereg zalet, jakie niesie za sobą takie rozwiązanie.

Korzyści dla podatników

Główną zachętą ma być skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 45 dni. Dodatkowo mówi się o automatyzacji procesów fakturowania, co usprawni cały proces księgowy.

Firmy, które zdecydują się zaimplementować takie rozwiązanie, zostaną również zwolnione z konieczności przechowywania i archiwizowania faktur.

Obowiązki firm wynikające z wprowadzenia Systemu e-Faktur

Należy jednak pamiętać, że implementacja takiego rozwiązania to również szereg procedur, jakim firmy będą musiały stawić czoła. Cały proces wymaga dużych nakładów pieniężnych, czasu i pracy. To konieczność przeszkolenia wszystkich pracowników działów księgowości zaangażowanych w fakturowanie i obieg dokumentów, a także zmiana procedur obowiązujących w przedsiębiorstwach.

Ponadto firmy działające na rynkach międzynarodowych będą zmuszone dostosować cały system fakturowania do polskich wymogów.

Jesli chcesz skorzystać z usług ksiegowo-finansowych FA Partners – zobacz naszą ofertę.

Zalety dla fiskusa

Choć rząd wypowiada się jedynie o korzyściach dla firm, wiadomym jest, że na wprowadzeniu Systemu e-Faktur skorzysta głównie fiskus.

Przede wszystkim państwo zyska wgląd w bieżące dane dotyczące zawieranych przez podatników transakcji, co umożliwi uszczelnienie systemu podatkowego i przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT. W konsekwencji takie rozwiązanie ma doprowadzić do zwiększenia dochodów budżetu państwa.

Kiedy możemy spodziewać się wprowadzenia Systemu e-Faktur?

Wstępny projekt zakłada, że platforma ma być dostępna już pod koniec bieżącego roku. Rok 2022 przewidziano na testy. W tym okresie korzystanie z systemu będzie dobrowolne.

Jednak najprawdopodobniej od 2023 roku implementacja KSeF w polskich przedsiębiorstwach będzie już obligatoryjna.

Czy faktury papierowe znikną?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że faktury ustrukturyzowane w najbliższym czasie będą wyłącznie jedną z opcji do wyboru, a przedsiębiorcy w dalszym ciągu będą mogli korzystać z wersji papierowych.

Podsumowanie

Czy nowy system przyjmie się w polskich firmach? Czy projekt Ministerstwa Finansów niesie za sobą wymierne korzyści, czy raczej nastręczy przedsiębiorcom problemów? Odpowiedzi na te pytania poznamy najwcześniej za kilkanaście miesięcy, kiedy projekt wejdzie w fazę testów. Z dzisiejszych prognoz wynika, że system może objąć jedynie 10% wszystkich wystawianych faktur. Dane te dobitnie pokazują, że podatnicy nie spieszą się z implementacją nowego rozwiązania.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się również na temat zewnętrznego Dyrektora Finansowego – zapraszamy do lektury „Twój Dyrektor Finansowy„

Tag: faktura