KSeF od 2026 roku! Co oznacza przesunięcie i jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie?

Spis treści:

KSeF: podstawy systemu i jego zasada działania
Aktualny harmonogram KSeF: nowe daty wejścia w życie systemu
Kluczowe zmiany dla przedsiębiorców po wdrożeniu KSeF
Jak przygotować firmę na KSeF? Praktyczny poradnik
Korzyści i wyzwania KSeF dla przedsiębiorców
Podsumowanie i rekomendacje firmy księgowej
Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nieuchronna rewolucja w sposobie fakturowania w Polsce. Po wielu dyskusjach i oczekiwaniach, Sejm przegłosował ustawę wprowadzającą obowiązkowe e-fakturowanie, ustalając nowe terminy wejścia w życie systemu. To kluczowa informacja dla wszystkich przedsiębiorców: obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla większości firm, a 1 kwietnia 2026 roku dla małych firm zwolnionych z VAT. Mimo przesunięcia pierwotnych terminów, czas na przygotowania wciąż płynie i jest to moment, aby aktywnie działać. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest KSeF, jakie zmiany wprowadza, jaki jest aktualny harmonogram wdrożenia oraz jak skutecznie przygotować swoją firmę na nadchodzące obowiązki. Przygotuj się na e-fakturowanie z nami!

KSeF: podstawy systemu i jego zasada działania

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna, która ma zrewolucjonizować obieg dokumentów księgowych w Polsce. Jego głównym celem jest ujednolicenie procesu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur VAT. Kluczowym elementem systemu jest e-faktura ustrukturyzowana, czyli dokument wystawiony i otrzymany za pośrednictwem KSeF, zgodny ze wzorem logicznym FA_VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Taka faktura ma prawną nadrzędność nad innymi formami dokumentów.

Jak działa KSeF?

System KSeF działa jako scentralizowany hub, przez który przechodzą wszystkie faktury VAT. Proces wygląda następująco:

Wystawienie faktury: Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym, a następnie wysyła ją do KSeF.
Weryfikacja i nadanie numeru: KSeF weryfikuje poprawność faktury pod kątem zgodności ze wzorem logicznym. Po pozytywnej weryfikacji, system nadaje fakturze unikalny numer identyfikujący (KSeF ID) i datę jej otrzymania.
Dostęp dla odbiorcy: Odbiorca faktury ma do niej dostęp w swoim panelu w KSeF, co eliminuje potrzebę przesyłania faktur drogą mailową czy pocztową.

Kto będzie objęty obowiązkiem?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie szerokie grono podmiotów. Zgodnie z aktualnymi przepisami, będą to:

czynni podatnicy VAT,
podatnicy VAT zwolnieni (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo),
podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Główne cele wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie KSeF ma przynieść szereg korzyści z perspektywy państwa, w tym:

uszczelnienie systemu podatkowego: Dzięki centralizacji danych, organy skarbowe będą miały bieżący wgląd w transakcje, co ma ograniczyć oszustwa podatkowe i szarą strefę.
automatyzacja procesów: System ma usprawnić procesy kontrolne i analityczne po stronie administracji, a także przyspieszyć zwroty VAT dla przedsiębiorców.
zwiększenie transparentności: Pełna transparentność obiegu faktur ma przyczynić się do poprawy dyscypliny podatkowej.

Aktualny harmonogram KSeF: nowe daty wejścia w życie systemu

Najważniejszą zmianą, która budziła najwięcej emocji i niepewności w środowisku biznesowym, jest przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Pierwotnie system miał stać się obligatoryjny już 1 lipca 2024 roku, a następnie 1 stycznia 2025 roku dla małych i średnich przedsiębiorstw. Jednakże, po przeprowadzeniu audytu i szerokich konsultacji społecznych, w tym tych prowadzonych na platformie KSeF.podatki.gov.pl, Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o zmianie harmonogramu. Sejm przegłosował nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza nowe, oficjalne terminy.

Nowe, oficjalne terminy wejścia w życie KSeF:

1 lutego 2026 roku: Obowiązek korzystania z KSeF dla większości przedsiębiorców, czyli czynnych podatników VAT. Dotyczy to firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 roku: Obowiązek dla małych firm zwolnionych z VAT, zarówno podmiotowo (ze względu na wysokość obrotów), jak i przedmiotowo (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności).

Przesunięcie terminów jest wynikiem konieczności dopracowania systemu, który w początkowej fazie testów wykazywał pewne niedoskonałości i budził obawy przedsiębiorców. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, ma to dać firmom więcej czasu na odpowiednie przygotowanie się do zmian, wdrożenie niezbędnych rozwiązań IT oraz przeszkolenie personelu. To szansa, a nie powód do bezczynności – im wcześniej firma rozpocznie proces adaptacji, tym płynniej przejdzie na nowy model fakturowania.

Kluczowe zmiany dla przedsiębiorców po wdrożeniu KSeF

Wprowadzenie KSeF wiąże się z szeregiem istotnych zmian, które dotkną każdego przedsiębiorcę w Polsce. Zrozumienie tych modyfikacji jest kluczowe dla sprawnego przejścia na nowy system. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty, na które należy zwrócić uwagę:

Wystawianie faktur

Od daty wejścia w życie obowiązku, jedyną prawnie wiążącą formą faktury dla transakcji objętych KSeF będzie faktura ustrukturyzowana wystawiona za pośrednictwem systemu. Oznacza to koniec z wystawianiem faktur papierowych czy w formacie PDF dla większości transakcji B2B. Faktury będą musiały być generowane w systemach księgowych zgodnych z KSeF i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur, który nada im unikalny numer identyfikujący (KSeFID).

Odbieranie faktur

Podobnie jak w przypadku wystawiania, również odbieranie faktur będzie odbywać się za pośrednictwem KSeF. Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek pobierania faktur z systemu, co oznacza, że tradycyjne metody doręczania faktur, takie jak e-mail czy poczta, przestaną być wystarczające. Dostęp do faktur w KSeF będzie możliwy w czasie rzeczywistym, co ma usprawnić procesy księgowe i rozliczeniowe.

Numer identyfikujący fakturę (KSeF ID)

Każda faktura ustrukturyzowana, po pomyślnym przesłaniu do KSeF i weryfikacji, otrzyma unikalny numer identyfikujący KSeF ID. Ten numer będzie potwierdzeniem, że faktura została prawidłowo przyjęta przez system i jest dostępna dla odbiorcy. Będzie to kluczowy element w komunikacji między kontrahentami oraz z organami podatkowymi.

Autoryzacja i uwierzytelnienie

Dostęp do KSeF i możliwość wystawiania oraz odbierania faktur będzie wymagała odpowiedniego uwierzytelnienia. Dostępne metody autoryzacji to:

kwalifikowany podpis elektroniczny,
kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
profil Zaufany,
token KSeF – specjalnie wygenerowany ciąg znaków, który będzie mógł być wykorzystywany do autoryzacji systemów księgowych.

Przedsiębiorcy będą musieli zadbać o to, aby odpowiednie osoby w firmie miały dostęp do tych narzędzi autoryzacji.

Faktury korygujące i anulowanie

Obsługa faktur korygujących oraz anulowanie faktur również będzie odbywać się za pośrednictwem KSeF. System będzie wymagał przesyłania korekt w formie ustrukturyzowanej, co zapewni spójność danych i ułatwi ich weryfikację. Zasady anulowania faktur, choć wciąż podlegają dyskusji, będą musiały być zgodne z procedurami KSeF.

Okresy przejściowe i wyłączenia

Projekt ustawy przewiduje pewne okresy przejściowe oraz wyłączenia z obowiązku KSeF. Do najważniejszych z nich należą:

bilety traktowane jak faktury uproszczone: W początkowym okresie obowiązywania KSeF, bilety (np. paragony z NIP do 450 zł) nadal będą mogły być traktowane jako faktury uproszczone i nie będą musiały być przesyłane przez KSeF.
faktury z kas rejestrujących: Faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących również będą objęte wyłączeniem w początkowym okresie.
sprzedaż B2C: Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) nie będą objęte obowiązkiem KSeF. System dotyczy głównie transakcji B2B (Business to Business).

Zmiany w przechowywaniu faktur

Jedną z kluczowych korzyści KSeF jest to, że system będzie pełnił funkcję centralnego archiwum faktur. Wszystkie faktury ustrukturyzowane, które przejdą przez KSeF, będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Oznacza to znaczące uproszczenie dla przedsiębiorców w zakresie archiwizacji dokumentów i eliminację ryzyka ich zagubienia.

Jak przygotować firmę na KSeF? Praktyczny poradnik

Przesunięcie terminu wejścia w życie KSeF to cenny czas, który należy wykorzystać na odpowiednie przygotowanie firmy. Im wcześniej rozpoczniesz działania, tym płynniej przebiegnie adaptacja do nowego systemu. Oto praktyczny poradnik, który pomoże Ci w tym procesie:

1. Audyt obecnych systemów IT

Pierwszym krokiem powinno być dokładne sprawdzenie, czy Twoje obecne oprogramowanie finansowo-księgowe (ERP, systemy do fakturowania, programy księgowe) jest gotowe na integrację z KSeF. Skontaktuj się z dostawcami swoich rozwiązań i dowiedz się, czy planują aktualizacje lub nowe moduły wspierające KSeF. Jeśli Twoje oprogramowanie nie będzie kompatybilne, rozważ jego aktualizację lub zmianę na takie, które spełnia wymogi KSeF. Pamiętaj, że integracja systemów to często proces złożony i czasochłonny.

2. Wybór metody integracji

Ministerstwo Finansów przewiduje kilka metod integracji z KSeF, co daje przedsiębiorcom pewną elastyczność w wyborze najodpowiedniejszego rozwiązania:

API (Application Programming Interface): dla firm posiadających rozbudowane systemy IT, najefektywniejszym rozwiązaniem będzie integracja poprzez API. Pozwoli to na automatyczną wymianę danych między Twoim systemem a KSeF.
dedykowane oprogramowanie: na rynku pojawia się coraz więcej dedykowanych programów, które służą wyłącznie do obsługi KSeF. Mogą być one dobrym rozwiązaniem dla mniejszych firm, które nie potrzebują pełnej integracji z ERP.
darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów: MF udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy interfejs webowy. Są to rozwiązania podstawowe, które mogą być wystarczające dla najmniejszych podmiotów lub do testowania systemu.
biuro rachunkowe: współpraca z biurem rachunkowym, które oferuje obsługę KSeF, to często najprostsze rozwiązanie dla wielu firm. Biuro może przejąć na siebie obowiązek wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem KSeF, minimalizując obciążenie dla przedsiębiorcy.

3. Uwierzytelnienie i autoryzacja

Zadbaj o to, aby osoby odpowiedzialne za fakturowanie i księgowość w Twojej firmie posiadały odpowiednie narzędzia do uwierzytelnienia w KSeF. Może to być kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub Profil Zaufany. Upewnij się, że wszyscy pracownicy, którzy będą mieli kontakt z KSeF, posiadają aktualne i ważne certyfikaty lub profile.

4. Szkolenie pracowników

KSeF to zmiana, która dotknie nie tylko dział księgowości, ale również inne działy, takie jak sprzedaż czy administracja. Konieczne jest przeszkolenie personelu z zakresu nowych procedur wystawiania i odbierania faktur, obsługi systemu oraz rozwiązywania potencjalnych problemów. Inwestycja w szkolenia zwróci się w postaci płynniejszego przejścia na nowy system i uniknięcia błędów.

5. Testowanie systemu

Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF, które pozwala na zapoznanie się z działaniem systemu bez ryzyka. Zachęcamy do aktywnego korzystania z tego środowiska, aby przetestować procesy wystawiania i odbierania faktur, sprawdzić integrację z własnym oprogramowaniem oraz zidentyfikować potencjalne problemy. Testowanie to najlepszy sposób na przygotowanie się na realne wdrożenie.

6. Współpraca z biurem rachunkowym

Rola biura rachunkowego w procesie adaptacji do KSeF jest nieoceniona. Doświadczone biuro może zapewnić kompleksowe wsparcie, obejmujące:

wdrożenie: Pomoc w wyborze i konfiguracji odpowiednich rozwiązań IT.
wsparcie: Bieżące doradztwo i rozwiązywanie problemów związanych z KSeF.
interpretacje przepisów: Wyjaśnianie zawiłości prawnych i podatkowych związanych z e-fakturowaniem.

Biuro rachunkowe może stać się Twoim partnerem w tym procesie, minimalizując stres i zapewniając zgodność z nowymi przepisami.

Korzyści i wyzwania KSeF dla przedsiębiorców

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), choć stanowi duże wyzwanie, niesie ze sobą również szereg potencjalnych korzyści dla przedsiębiorców. Ważne jest, aby spojrzeć na KSeF z obu perspektyw, aby w pełni ocenić jego wpływ na działalność gospodarczą.

Potencjalne korzyści KSeF:

automatyzacja procesów fakturowania i rozliczania: KSeF ma usprawnić i zautomatyzować obieg faktur, co pozwoli na oszczędność czasu i zasobów, które obecnie są poświęcane na ręczne wprowadzanie danych, drukowanie i archiwizowanie dokumentów.
bezpieczeństwo danych i brak zgubionych faktur: Wszystkie faktury przechowywane w KSeF będą bezpieczne i zawsze dostępne. Eliminuje to ryzyko zgubienia, zniszczenia czy błędnego zaksięgowania faktur, co często zdarza się w przypadku dokumentów papierowych.
szybsze zwroty VAT (potencjalnie): Dzięki bieżącemu dostępowi do danych o transakcjach, organy skarbowe będą mogły szybciej weryfikować deklaracje VAT, co w przyszłości może przełożyć się na krótsze terminy zwrotów nadpłaconego podatku.
redukcja kosztów przechowywania dokumentów: Obowiązek przechowywania faktur w KSeF przez 10 lat oznacza, że przedsiębiorcy nie będą musieli ponosić kosztów związanych z fizycznym archiwizowaniem dokumentów, co jest szczególnie korzystne dla firm generujących dużą liczbę faktur.
uproszczenie generowania JPK_V7: Dane z faktur ustrukturyzowanych będą już dostępne w systemie, co w przyszłości może znacząco uprościć proces generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla VAT (JPK_V7), minimalizując ryzyko błędów.

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF:

koszty wdrożenia i adaptacji systemów IT: największym wyzwaniem dla wielu firm będą koszty związane z dostosowaniem lub zakupem nowego oprogramowania, które będzie kompatybilne z KSeF. Wymaga to często inwestycji w infrastrukturę IT i integrację systemów.
konieczność przeszkolenia personelu: nowe procedury i obsługa systemu KSeF będą wymagały przeszkolenia pracowników, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem. Niewystarczające przeszkolenie może prowadzić do błędów i opóźnień.
ryzyko awarii i błędów technicznych w początkowej fazie: jak każdy nowy system, KSeF może być podatny na awarie i błędy techniczne, zwłaszcza w początkowym okresie funkcjonowania. Może to prowadzić do przestojów w fakturowaniu i problemów z płynnością finansową.
zależność od stabilności i dostępności systemu KSeF: przedsiębiorcy będą w pełni zależni od prawidłowego funkcjonowania systemu KSeF. Wszelkie przerwy w jego działaniu mogą mieć bezpośredni wpływ na możliwość wystawiania i odbierania faktur.
początkowy wzrost obciążenia dla pracowników: mimo perspektywy automatyzacji, w początkowej fazie wdrożenia KSeF może oznaczać wzrost obciążenia dla pracowników, którzy będą musieli opanować nowe narzędzia i procedury.

Podsumowanie i rekomendacje firmy księgowej

Krajowy System e-Faktur to bez wątpienia jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym w ostatnich latach. Mimo przesunięcia terminu wejścia w życie, KSeF stanie się obowiązkową rzeczywistością dla większości przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku, a dla małych firm zwolnionych z VAT od 1 kwietnia 2026 roku. To wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania, ale jednocześnie szansa na usprawnienie procesów fakturowania i zarządzania dokumentacją.

Nie czekaj na ostatnią chwilę! Jako FA Partners jesteśmy gotowi wspierać Cię w procesie adaptacji do KSeF. Oferujemy kompleksowe doradztwo, pomoc w wyborze i wdrożeniu odpowiednich rozwiązań IT, a także szkolenia dla Twoich pracowników. Skontaktuj się z nami, aby omówić indywidualne potrzeby Twojej firmy i zaplanować skuteczne wdrożenie!

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

1. Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w 2026 roku. KSeF będzie obowiązkowy: od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów), od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.

2. O co chodzi w KSeF?

Krajowy system e-Faktur, w skrócie KSeF, to ogólnopolski system informatyczny umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanej formie. Po wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania, faktura wystawiona w KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą faktury.

3. Czy faktury elektroniczne są obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku?

10 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw nowelizacja ustawy o VAT (poz. 852, dostępna pod linkiem : https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852), która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian.

4. Wady systemu KSeF?

Mogą one negatywnie wpłynąć na terminowe przesyłanie e-faktur do KSeF i skutkować opóźnieniami w rozliczeniach. Ponadto podatnik wystawiający e-fakturę ma do czynienia z dwiema datami: datą w systemie finansowo-księgowym oraz datą przekazania faktury do KSeF.

5. Kogo nie obejmie KSeF?

Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

6. Jakich faktur nie wystawiamy w KSeF?

W KSeF nie można wystawić faktur, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury ustrukturyzowanej. Są nimi dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT, jak m.in. NIP, czy dane podatnika.

7. Czy KSeF jest płatny?

Korzystanie z KSeF jest całkowicie bezpłatne – system został wdrożony przez Ministerstwo Finansów i nie pobiera żadnych opłat za wystawianie oraz przechowywanie faktur. Jednak firmy mogą ponosić dodatkowe koszty związane z dostosowaniem swoich systemów księgowych do obsługi e-faktur.

8. Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury mają być wystawiane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.

9. Czy numer KSeF musi być na fakturze?

Dalej Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że numer przydzielony przez KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika samodzielnie. Elementem niezbędnym na fakturze jest jej numer, który występuje jako kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

10. Czy KSeF może zastąpić JPK_VAT?

W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.

11. Jak uzyskać token do KSeF?

Należy zalogować się do KSeF. Z lewego bocznego menu wybrać ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token. Jest też opcja do podglądu wygenerowanych tokenów. UWAGA: wygenerowany pełny klucz tokena jest widoczny tylko w momencie jego generowania, potem można go tylko unieważnić.

12. Jak uwierzytelnić się w KSeF?

Uwierzytelnienie w KSeF opiera się na wykorzystaniu jednego z trzech wybranych narzędzi: kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub Profilu Zaufanego. Proces uwierzytelnienia w KSeF jest fundamentem, na którym opiera się zaufanie do systemu.

13. Czy KSeF dotyczy faktur zagranicznych?

Obowiązkiem KSeF zostaną objęte również faktury wystawiane na rzecz zagranicznych odbiorców. Należy jednak pamiętać, że faktura wystawiona w KSeF na rzecz nabywcy z zagranicy będzie musiała być mu udostępniona, w sposób z nim uzgodniony.

14. Czy KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą musieli rozpocząć wystawianie e-faktur w ramach KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Od tej daty wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i dostarczający produkty lub usługi innym przedsiębiorcom będą musieli korzystać z KSeF.

15. Jaki program do faktur KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur KSeF e-faktury zakupowe są importowane do systemu Symfonia Finanse i Księgowość automatycznie za pośrednictwem aplikacji Symfonia KSeF.

16. Czy można anulować fakturę w KSeF?

Ważną cechą KSeF jest to, że wystawiona w systemie faktura nie może zostać cofnięta czy anulowana za obopólną zgodą odbiorcy i wystawcy.

Jeśli jesteś zaintersowana/y naszymi usługami – zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: