Czy jako obcokrajowiec masz prawo do prowadzenia firmy i jak, krok po kroku, dopełnić wszystkich formalności.

Czy cudzoziemiec może prowadzić firmę w Polsce?

W naszym kraju panuje mit, że firmę może założyć tylko osoba posiadająca polskie obywatelstwo. Nic bardziej mylnego. Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą założyć w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą oraz dowolną spółkę handlową, a także świadczyć usługi transgraniczne i otwierać w Polsce oddziały swojej firmy. Takie prawo posiadają również obywatele USA oraz Konfederacji Szwajcarskiej.

Co w sytuacji, kiedy obcokrajowiec nie jest obywatelem któregoś z państw członkowskich UE ani Europejskiego Obszaru Gospodarczego? Wówczas cudzoziemiec przebywający w Polsce ma prawo do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej lub dowolnej spółki handlowej jedynie w sytuacji, w której posiada tytuł pobytowy, który uprawnia do tego rodzaju działania. Ponadto, cudzoziemiec niebędący obywatelem państwa należącego do UE może również:

• założyć w naszym kraju spółkę komandytową, komandytowo-akcyjną i spółkę z o.o., a także prostą spółkę akcyjną i spółkę akcyjną,
• przystępować do spółek, nabywać i obejmować udziały lub akcje w tych spółkach,
• założyć w Polsce oddział firmy pod warunkiem, że nie wykluczają tego ratyfikowane umowy międzynarodowe podpisane z Polską.

Rodzaje działalności w Polsce

W zależności od specyfiki prowadzonej działalności, przedsiębiorca może się zdecydować na różne formy organizacyjne firmy. To bardzo ważna decyzja – wpływa ona bowiem na odpowiedzialność za zaciągane zobowiązania, wybór rodzaju księgowości oraz reprezentację przed urzędami.

W Polsce wyróżniamy następujące rodzaje działalności gospodarczej:

• jednoosobowa działalność gospodarcza,
• spółka cywilna,
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółka akcyjna,
• spółka jawna,
• spółka partnerska,
• spółka komandytowa,
• spółka komandytowo akcyjna.

Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To właśnie te dwie formy omówimy dokładniej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza (w skrócie JDG) jest najpopularniejszą formą prowadzenia działalności w Polsce. Aby ją założyć, nie trzeba dysponować kapitałem zakładowym, a wpisu do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej) można dokonać przez Internet i jest on całkowicie darmowy. Ponadto, przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie JDG może prowadzić księgowość na zasadach uproszczonych.
Należy jednak pamiętać, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania swojej firmy osobistym majątkiem. Oznacza to, że jeśli firma wpadnie w kłopoty finansowe, może zostać Ci odebrany np. samochód. W przypadku bardziej ryzykownych biznesów, które mogą nie wypalić, korzystniejszym rozwiązaniem będzie założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (w skrócie sp. z o.o.) jest spółką handlową posiadającą osobowość prawną. Oznacza to, że spółka jest osobnym bytem, który może działać w swoim imieniu, np. nabywać dobra i zaciągać zobowiązania.

Dzięki osobowości prawnej spółki chroniony jest majątek prywatny przedsiębiorcy, który odpowiada za zobowiązania spółki jedynie w zakresie wniesionego do niej kapitału. Kapitał zakładowy niezbędny do założenia sp. z o.o. wynosi 5 000 zł. Należy też pamiętać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązana jest do rozliczania się na zasadach pełnej księgowości, co wiąże się z wyższymi kosztami obsługi księgowej.

Sposoby otwarcia firmy

Aby otworzyć JDG, należy wypełnić druk CEIDG-1 (w urzędzie lub przez Internet), w którym przedsiębiorca uzupełni najważniejsze informacje dotyczące nowopowstającej firmy, takie jak chociażby: nazwa, numer konta bankowego czy kody PKD, które mówią o tym, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo.

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje więcej możliwości powołania firmy do życia. Jeśli obcokrajowiec chciałby otworzyć spółkę od zera, może to zrobić u notariusza lub przez Internet, korzystając z systemu S24. Istnieje również możliwość kupna gotowej spółki – wówczas firma, którą otwiera obcokrajowiec ma już historię, a co za tym idzie, potencjalni klienci darzą ją większym zaufaniem.

Skontaktuj się z nami lub zadzwoń, jeśli jesteś zainteresowany doradztwem podatkowym.

Zezwolenie na pobyt w Polsce 

Tak jak już wspominaliśmy, każdy cudzoziemiec będący obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także obywatele Stanów Zjednoczonych i Konfederacji Szwajcarskiej nie muszą posiadać specjalnego zezwolenia pozwalającego na prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnej formie. Jeśli obcokrajowiec nie spełnia któregoś z tych warunków, a myśli o założeniu własnej firmy, wówczas musi ubiegać się o zezwolenie na pobyt.

Do dokumentów, które zezwalają na pobyt cudzoziemca w Polsce oraz założenie przez niego firmy należą:

• zezwolenie na pobyt stały,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• zezwolenie na pobyt czasowy, które zostało udzielone w związku z połączeniem z rodziną legalnie przebywającą w Polsce,
• status uchodźcy,
• ochrona uzupełniająca,
• zgoda na pobyt ze względów humanitarnych,
• zgoda na pobyt tolerowany,
• zezwolenie na pobyt czasowy pod warunkiem, że cudzoziemiec pozostaje w związku małżeńskim z obywatelem polskim, który mieszka na terytorium Rzeczpospolitej,
• zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania działalności gospodarczej, które zostało udzielone ze względu na kontynuowanie działalności gospodarczej.

Jak przebiega proces rejestracji firmy?

Proces rejestracji firmy różni się od siebie w zależności od formy działalności, jaką chciałby założyć cudzoziemiec. W artykule omówimy proces rejestracji dwóch rodzajów przedsiębiorstw: jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w CEIDG, a całą procedurę można załatwić zarówno na żywo w urzędzie gminy, jak i online. Taki proces może zająć nawet 30 dni, zwykle jednak tego rodzaju formalności załatwiane są w około 7 dni. Pamiętaj, że aby zarejestrować firmę w CEIDG online, musisz posiadać numer PESEL, dzięki któremu założysz profil zaufany. Więcej o tym procesie piszemy w ePUAP i PESEL.

W przypadku, kiedy obcokrajowiec nie posiada numeru PESEL, zmuszony jest do rejestracji firmy w sposób tradycyjny – wówczas cudzoziemiec okazuje urzędnikowi paszport lub inny dokument, który potwierdzi jego tożsamość i obywatelstwo. Obcokrajowiec, któremu przyznano numer PESEL jest zobowiązany do dodania go do swojego wpisu w CEIDG. Musi to zrobić osobiście podczas wizyty w urzędzie gminy.

Założenie spółki jest nieco bardziej skomplikowane, a cały proces zakończony jest wpisaniem spółki do KRS, czyli Krajowego Rejestru Sądowego. Zakładaniem spółek zajmuje się notariusz, lecz można to zrobić również online, korzystając z systemu S24.

Korzystając z systemu S24 lub portalu PRS, możesz zarejestrować swoją spółkę w KRS. Aby to zrobić, konieczne jest posiadanie profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, co ponownie wiąże się z koniecznością posiadania numeru PESEL. Co ważne, spółkę w imieniu obcokrajowca może zarejestrować również pełnomocnik, np. notariusz. Przed założeniem spółki cudzoziemiec musi przedstawić dokument, który potwierdzi, że ma on prawo do jej założenia.

Adres rzeczywisty a adres wirtualny

Obcokrajowiec zakładający firmę w Polsce powinien pamiętać o tym, że istnieje możliwość zarejestrowania firmy zarówno pod adresem rzeczywistym, jak i wirtualnym.

Adres rzeczywisty jest adresem, pod którym zarejestrowana jest działalność i jednocześnie miejscem, w którym rzeczywiście mieści się firma. W sytuacji, kiedy obcokrajowiec wykonuje pracę z domu, jako adres swojej firmy podaje adres zamieszkania.

W Polsce istnieje również możliwość zarejestrowania firmy pod adresem wirtualnym. Wirtualne biura to firmy, które udostępniają swój adres przedsiębiorcom, którzy nie chcą lub nie mogą zarejestrować firmy pod adresem domowym, a nie potrzebują osobnej przestrzeni do prowadzenia działalności lub potrzebują jej sporadycznie.

Pracownicy wirtualnego biura odbiorą za przedsiębiorcę korespondencję, a także zajmą się wizytą kontroli z Urzędu Skarbowego. Wirtualne biura często oferują również sale konferencyjne, w których przedsiębiorca może odbywać spotkania ze swoimi klientami. Rejestracja firmy w ten sposób to możliwość prestiżowej lokalizacji za małe pieniądze.

Określenie działalności firmy – kody PKD

PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności to pięcioznakowy symbol, który określa rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca, który zakłada własną firmę musi wybrać co najmniej jeden kod PKD, dzięki któremu urzędnicy będą wiedzieli, jakie czynności wykonywane są w ramach prowadzonej działalności.

Kody PKD przedsiębiorstwa należy wpisać na druku CEIDG-1. Należy pamiętać, że na formularzu głównym istnieje możliwość wpisania maksymalnie 7 takich kodów. Jeśli działalność przedsiębiorcy jest na tyle szeroka, że chciałby wpisać ich więcej, wówczas konieczne jest załączenie dodatkowego druku, czyli CEIDG-RD. Pamiętaj, że kody PKD nie są stałe – jeśli profil Twojej działalności się zmienił lub Twoja działalność się rozwija, możesz wykreślić kody PKD lub dopisać nowe.

Czy muszę zatrudnić polskiego menedżera?

Cudzoziemiec, który chciałby prowadzić własną firmę w Polsce, może to robić samodzielnie, nie ma on obowiązku zatrudniania polskiego menedżera, który pokierowałby jego firmą.

Funkcje pełnione w spółkach, takie jak chociażby przewodniczący czy członek zarządu, mogą być z powodzeniem pełnione przez obcokrajowca, zgodnie z zasadą dobrowolności. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji, w której obcokrajowiec nie jest obywatelem państwa członkowskiego UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Stanów Zjednoczonych lub Konfederacji Szwajcarskiej, wymagane jest posiadanie przez niego tytułu pobytowego, który pozwoli cudzoziemcowi na legalne prowadzenie firmy w Polsce.

Kapitał zakładowy firmy

Kapitał zakładowy jest minimalnym wkładem potrzebnym do założenia biznesu. W przypadku zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej nie obowiązuje zasada posiadania określonej kwoty kapitału zakładowego. Inaczej jest w przypadku spółek, a poszczególne ich rodzaje różnią się między sobą wysokością kapitału.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga najmniejszego kapitału zakładowego, co z pewnością jest jedną z przyczyn jej niesłabnącej popularności. Minimalny kapitał zakładowy w przypadku tego rodzaju działalności wynosi 5 000 zł. Spółka komandytowo-akcyjna wymaga kapitału zakładowego w wysokości 50 000 zł. Najwyższy kapitał zakładowy jest wymagany w przypadku zakładania spółki akcyjnej – to aż 100 000 zł.

Czego potrzeba do założenia firmy w Polsce?

Założenie firmy wymaga również szeregu dodatkowych formalności i załatwienia wielu spraw, które pomogą sprawnie i z sukcesami prowadzić własne przedsiębiorstwo. Dalej wyjaśniamy, o czym jeszcze musi pamiętać obcokrajowiec zakładający własną firmę w Polsce, aby działała ona sprawnie.

OBSŁUGA KSIĘGOWA

Obcokrajowiec prowadzący swoją firmę w Polsce powinien skupić się na znalezieniu profesjonalnego biura księgowego, które zadba o poprawne rozliczanie finansów przedsiębiorstwa. Jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza się na zasadach uproszczonej księgowości i w teorii przedsiębiorca może to robić samodzielnie. Rozliczanie spółek jest z kolei bardziej skomplikowane i wymaga prowadzenia pełnych ksiąg.

Wielu przedsiębiorców działających w ramach JDG również decyduje się na skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych, głównie z uwagi na dynamicznie zmieniające się przepisy, związane m.in. z wprowadzonym na początku 2022 roku Nowym Ładem. Pomyłka w dokumentach może słono kosztować. Najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie więc powierzenie finansów firmy wykwalifikowanym księgowym.

Skup się na prowadzeniu firmy, a resztę zostaw nam! FA Partners to biuro rachunkowe z wieloletnim doświadczeniem, zapewniające najwyższy poziom usług! Umów się na bezpłatne konsultacje, podczas których porozmawiamy o finansach w Twoim przedsiębiorstwie.

STRONA WWW

Zakładanie strony internetowej dla powstającego biznesu nie jest obowiązkowe, ale może znacznie ułatwić prowadzenie firmy. Dzięki takiemu działaniu przedsiębiorstwo ma szansę stać się bardziej rozpoznawalne, a potencjalni klienci będą mogli dowiedzieć się więcej, wyszukując firmę w sieci i zapoznając się z profilem jej działalności. Przydatne może być także założenie wizytówki firmy w Google, dzięki czemu użytkownicy będą mieli możliwość wystawiania ocen.

WYNAJĘCIE BIURA

Obcokrajowiec zakładający działalność w Polsce nie musi wynajmować biura. Jeśli jednak okaże się, że wynajem jakiejś przestrzeni jest niezbędny do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, należy pamiętać o kilku kwestiach. Osoba wynajmująca biuro obcokrajowcowi oprócz dokumentu tożsamości (np. paszportu) może wymagać okazania dokumentu legalizującego pobyt cudzoziemca na terytorium Polski.

Ponadto, umowa najmu powinna być skonstruowana w dwóch językach – najczęściej jest to język polski i angielski. Możliwe jest też sporządzenie umowy tylko w języku polskim, ale wyłącznie pod warunkiem, że obcokrajowiec zrozumiał i zaakceptował jej treść. Najlepszym rozwiązaniem jest jednak skonstruowanie umowy zarówno w języku polskim, jak i języku ojczystym obcokrajowca.

ZAŁOŻENIE KONTA W BANKU

Zakładając działalność przedsiębiorca ma obowiązek podania numeru rachunku bankowego, za pomocą którego będzie dokonywał operacji związanych z działalnością firmy. Może to być specjalny rachunek firmowy lub rachunek prywatny przedsiębiorcy.

Korzystniejszym rozwiązaniem jest bez wątpienia założenie osobnego rachunku firmowego. Jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego numeru konta musi liczyć się z konsekwencjami – w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, urzędnicy mają wgląd nie tylko w transakcje firmowe, lecz również w prywatne wydatki przedsiębiorcy.

WPIS DO REJESTRU BENEFICJENTÓW RZECZYWISTYCH

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to rejestr, w którym są gromadzone oraz przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych, czyli osobach fizycznych, sprawujących bezpośrednią kontrolę nad podmiotami gospodarczymi wpisanymi do KRS. Obowiązek wpisu do CRBR mają beneficjenci rzeczywiści wszystkich spółek prawa handlowego, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie do CRBR musi nastąpić w terminie 7 dni od wpisania spółki do KRS, a niedokonanie takiego zgłoszenia może wiązać się z karą pieniężną nawet do miliona złotych.

We wpisie muszą znaleźć się takie informacje jak:

• dane podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie:
  o nazwa firmy i jej forma organizacyjna,
  o siedziba,
  o numer KRS,
  o numer NIP,
• dane beneficjenta rzeczywistego:
  o imię i nazwisko,
  o obywatelstwo,
  o państwo zamieszkania,
  o numer PESEL, a w przypadku obcokrajowców, którzy nie posiadają jeszcze numeru PESEL – data urodzenia,
  o informacje dotyczące wielkości i udziału lub uprawnienia, które posiada beneficjent .

ePUAP i PESEL

Numer PESEL jest jedenastocyfrowym symbolem numerycznym pozwalającym na szybką identyfikację osoby, która taki numer posiada. PESEL składa się z: daty urodzenia, numeru porządkowego, oznaczenia płci oraz liczby kontrolnej. Numer PESEL może być nadany z urzędu lub na wniosek i jest przydatny wymagany podczas załatwiania wielu formalności – PESEL potrzebny jest m.in. do założenia konta w banku oraz profilu zaufanego, który umożliwia dopełnianie formalności przez Internet.

PESEL z urzędu otrzymują m.in. cudzoziemcy, którzy posiadają prawo stałego pobytu lub zezwolenie na pobyt stały. W innych przypadkach możliwe jest uzyskanie numeru PESEL na specjalny wniosek, który obcokrajowiec składa w urzędzie gminy, którym dokonał zameldowania na pobyt stały, a w przypadku braku zameldowania – w urzędzie gminy na terenie którego znajduje się siedziba firmy.

Wniosek o nadanie numeru PESEL należy złożyć wraz z dokumentami, które potwierdzą tożsamość składającego wniosek, np. paszportem.

ePUAP to usługa pozwalająca na załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu – dzięki profilowi zaufanemu można założyć własną działalność gospodarczą, podpisywać dokumenty oraz sprawdzać statusy wysłanych wniosków. Obcokrajowiec chcący korzystać z ePUAP musi posiadać numer PESEL, który jest niezbędny do założenia profilu zaufanego.

NIP-8

NIP-8 jest zgłoszeniem identyfikacyjnym w zakresie danych uzupełniających KRS. Pozwala ono na zgłoszenie w Urzędzie Skarbowym takich danych jak adres prowadzenia działalności oraz numer rachunku bankowego.

W przypadku rejestrowania działalności w KRS, we wniosku umieszcza się tylko podstawowe dane. Przedsiębiorca, który chce dopełnić rejestracji w charakterze podatnika lub płatnika, a także obowiązków w zakresie statystyki publicznej, jest zobowiązany do przekazania danych uzupełniających, czyli właśnie formularza NIP-8, który składany jest do Urzędu Skarbowego. Następnie, w imieniu podatnika, urząd przekazuje dane do GUS i ZUS. Przekazanie danych uzupełniających jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

To tylko garść najważniejszych informacji, które powinien znać cudzoziemiec chcący zarejestrować własną firmę w Polsce. Skomplikowane przepisy i zawiłości sprawiają, że założenie działalności może sprawiać wielu obcokrajowcom kłopot.

Jeśli chciałbyś stworzyć własną firmę, a nie wiesz, od czego zacząć, napisz do nas! Eksperci FA Partners pomogą Ci w tym procesie, bazując na swojej fachowej wiedzy oraz wieloletnim doświadczeniu.