Krajowy System e-Faktur – co to jest i od kiedy obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która od ponad półtora roku umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Z pewnymi wyjątkami, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024. Mówi o tym ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. – zmieniająca niektóre przepisy dotyczące podatków.

W tym artykule omówimy:

• jakie korzyści podatkowe i biznesowe płyną z wdrożenia KSeF,
• jakie są główne założenia nowej ustawy,
• od kiedy obowiązuje KSFe,
• czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich.

Przedstawimy także bliżej aspekty dotyczące rozliczania faktur walutowych, oraz kwestie rozliczeń zaliczek i faktur rozliczanych przez pracowników.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF nie tylko umożliwia wystawianie faktur, ale także oznacza je unikalnym numerem identyfikującym, weryfikuje ich zgodność z określonym wzorem, a także analizuje i kontroluje dane z faktur ustrukturyzowanych. Ponadto, system ten umożliwia wysyłanie komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia lub niemożności wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Korzyści podatkowe z wdrożenia KSeF

Wdrożenie KSeF przyniesie szereg korzyści podatkowych:

Podatnicy korzystający z KSeF będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT naliczonego w krótszym czasie. Maksymalny termin zwrotu zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co wpłynie korzystnie na płynność finansową małych i średnich przedsiębiorstw.

KSeF umożliwi łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur, eliminując konieczność wystawiania duplikatów. E-faktury będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy, co pozwoli uniknąć zgubienia lub zniszczenia dokumentów.

KSeF wprowadza również zmiany w procesie kontroli podatkowej. Podatnicy, którzy wystawiają faktury w KSeF, nie będą musieli przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych. To ograniczenie obowiązków administracyjnych i ułatwienie dla przedsiębiorców.

Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie KSeF przyniesie również szereg korzyści biznesowych:

Dzięki jednolitemu standardowi e-faktury, przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura została wystawiona przez uprawniony podmiot, co wpłynie na uczciwość konkurencji. Dodatkowo, proces automatyzacji i cyfryzacji obiegu faktur przyczyni się do usprawnienia obrotu gospodarczego. Wprowadzenie KSeF pozwoli na zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, co przyspieszy realizację płatności i skróci czas księgowania.

Kwestie związane z rozliczaniem zaliczek i faktur w oparciu o KSeF odznaczają się uproszczeniem, szybkością oraz redukcją błędów ludzkich. Przedsiębiorstwa będą mogły wygodnie zgłaszać swoje zobowiązania, oraz uzyskiwać dostęp do dokumentów księgowych w jednym, scentralizowanym miejscu.

Wprowadzenie KSeF wpłynie również na szybkość wymiany danych między kontrahentami. Faktury będą dostępne na bieżąco, co ułatwi komunikację i usprawni procesy biznesowe.

Zautomatyzowane księgowanie zredukuje liczbę pomyłek, które mają miejsce przy przy ręcznym wprowadzaniu danych. Faktury wystawione w formie elektronicznej nie wymagają skanowania lub przepisywania, tak jak faktury w formie papierowej.

Czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich?

Wprowadzenie KSeF jest planowane na 1 lipca 2024 r. jednak dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT, obowiązek ten zostanie opóźniony do 1 stycznia 2025 r. Do 31 grudnia 2024 r. możliwe będzie wystawianie faktur z kas rejestrujących w dotychczasowej formie. Ponadto, paragon fiskalny z numerem NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r. Dotychczasowe faktury papierowe, oraz faktury elektroniczne zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi.

Co będzie rozliczane w KSeF?

KSeF nie będzie obejmować faktur konsumenckich (B2C) oraz biletów, które spełniają funkcję faktury, takich jak paragony za przejazdy na autostradach płatnych. Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS, a także noty korygujące wystawiane.

Oprócz standardowych faktur VAT w KSeF będą rozliczane:

• faktury VAT RR,
• faktury korygujące i zaliczkowe,
• faktury ustrukturyzowane w zamówieniach sektora publicznego.

Zobacz też: Czy warto zmieniać firmę księgową co roku?

Rozliczanie faktur walutowych w KSeF

Rozliczanie zagranicznych faktur walutowych w ramach KSeF wiąże się z pewnymi szczególnymi kwestiami, z którymi przedsiębiorcy powinni się zapoznać:

Przy rozliczaniu zagranicznych faktur walutowych w KSeF, przedsiębiorcy mają obowiązek przeliczania wartości transakcji z waluty obcej na polską walutę. Na podstawie daty poprzedzającej tą wskazaną w polu P_1 będzie określany kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN.

Wszystkie informacje dotyczące transakcji, takie jak wartość, waluta, kurs wymiany i dane kontrahenta, powinny być dokładnie wprowadzone do systemu KSeF.

KSeF umożliwia przeprowadzenie skutecznej kontroli i audytu transakcji walutowych. System gromadzi wszystkie informacje dotyczące faktur walutowych, co ułatwia weryfikację zgodności z przepisami podatkowymi. Przedsiębiorcy powinni regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne w celu monitorowania zgodności z przepisami podatkowymi.

Rozliczanie faktur zaliczkowych

Nowa ustawa wprowadza też zmianę w rozliczaniu faktur zaliczkowych:

Od 1 września 2023 roku, jeśli podatnik otrzymał płatność w tym samym miesiącu, w którym wykonał czynność nie będzie musiał wystawiać faktury zaliczkowej. Wyjątkiem będą faktury wystawiane w określonych terminach zgodnie z art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT.

Ponadto, wystawiając jedynie fakturę końcowe, będzie trzeba uwzględnić na niej datę otrzymania zapłaty (jeśli taka data jest określona i różna od daty wystawienia faktury).

Faktury zaliczkowe wystawiane za pomocą KSeF będą musiały zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur tego rodzaju faktury.

Przekazywanie pracownikom uprawnień do KSeF

System KSeF przewiduje upoważnienie innych osób do wystawiania faktur w imieniu podatnika lub firmy. Aby to umożliwić, konieczne jest nadanie specjalnego autoryzowanego pozwolenia do wystawiania faktur. Przyznawanie takiego upoważnienia będzie możliwe poprzez zastosowanie programów płatnych (za pomocą interfejsu API), albo poprzez wykorzystanie webowej aplikacji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Osoba posiadająca uprawnienia będzie mogła generować faktury w imieniu podatnika po potwierdzeniu swojej tożsamości w systemie za pomocą jednej z metod wymienionych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Podatnik ma możliwość wyznaczenia także konkretnego podmiotu z uprawnieniami do wystawiania faktur, takiego jak na przykład biuro rachunkowe.

Opinie na temat KSeF

Opinia publiczna na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest zróżnicowana. Jedni podkreślają korzyści wynikające z wprowadzenia systemu, takie jak skrócony czas zwrotu podatku VAT i eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur. Inni natomiast wyrażają obawy związane z adaptacją do nowego systemu oraz koniecznością dostosowania oprogramowania i procesów wewnętrznych przedsiębiorstw.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagać dobrego przygotowania merytorycznego, organizacyjnego i technicznego. Pierwszym krokiem jest cyfryzacja wymiany danych wewnątrz organizacji, co oznacza pozbycie się „papierowego” modelu obsługi faktur. Jest to niezbędne dla skutecznego wprowadzenia KSeF.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyniesie wiele korzyści dla podatników i przedsiębiorstw w Polsce. Skrócony czas zwrotu podatku VAT, eliminacja konieczności wystawiania duplikatów faktur oraz uproszczenie przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) to tylko niektóre z korzyści wynikających z KSeF. System ten pozwoli również na szybszą weryfikację rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagało dostosowania oprogramowania i procesów wewnętrznych, jednak przyniesie długoterminowe korzyści dla polskiej gospodarki.