Krajowy System e-Faktur – co oznacza dla Przedsiębiorców?

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej? Czy elektroniczne dokumenty całkowicie wyprą papierowe? Jak zmieni się księgowość w firmach w najbliższym czasie? Podobne pytania cisną się na usta wielu polskich przedsiębiorców. Wszystko za sprawą nowego projektu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF), nad którym prace mają się rozpocząć już w pierwszym kwartale 2021 roku. Polska jest czwartym, po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech krajem, w którym zdecydowano się wprowadzić podobne rozwiązanie.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, mający służyć do wystawiania i zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi. Założenie projektu jest proste – przedsiębiorca, tak jak do tej pory, wystawia dokument w programie komputerowym. Jednak zamiast drukować go i wersji papierowej lub mailowo w wersji elektronicznej wysyłać do klienta, za pośrednictwem KSeF będzie przekazywał faktury do Ministerstwa Finansów, skąd te dzięki wykorzystaniu numerów identyfikacyjnych zostaną przesłane finalnemu odbiorcy.

Według zapowiedzi resortu, każda ze stron będzie miała dostęp do dokumentów 24h/7 zarówno z poziomu komputera, jak również tabletu i telefonu.

System będzie miał również za zadanie informować przedsiębiorcę o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub o jej odrzuceniu.

Wszystkie dokumenty wystawianie za pośrednictwem platformy mają mieć ujednolicony format i zawierać te same informacje według ustalonych kryteriów.

Przedsiębiorcy będą mieli możliwość przesłania pojedynczej faktury zaraz po jej wystawieniu lub całego pakietu w określonych odstępach czasowych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Projekt Ministerstwa Finansów zakłada wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Czy jest to ten sam dokument co e-faktura? Nie do końca.

Czym e-faktura różni się od faktury ustrukturyzowanej?

Co prawda zarówno e-faktura, jak również faktura ustrukturyzowana wystawiane są w wersji elektronicznej, dlatego bardzo często ich nazwy błędnie stosowane są zamiennie, jednak musimy wiedzieć, że są to dwa zupełnie różne dokumenty – wyjaśnia Anna Nowakowska-Madany, Managing Partner/ Co-owner Finance and Accounting Partners.

E-faktura najczęściej przyjmuje postać pliku PDF i w formie zdjęcia lub skanu jest przesyłana do odbiorcy. Aby ją odczytać potrzebne jest ludzkie oko. Faktury ustrukturyzowane zapisywane są natomiast w formacie XML, według określonych standardów. Do przetwarzania informacji w nich zawartych wystarczy jedynie program komputerowy. Zatem, aby móc sprawdzić dane faktury, nie musimy nawet otwierać pliku. System zrobi to za nas.

Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim eliminuje ryzyko błędów wywołanych czynnikiem ludzkim m.in. przy odczycie faktury, a przez automatyzację procesu skraca czas jej wystawienia i doręczenia. Stosując takie rozwiązanie wykluczamy również ryzyko, że dokument trafi do spamu. Ponadto ustandaryzowany format jest gwarancją tego, że faktura zostanie wystawiona zgodnie z obowiązującym prawem – dodaje Anna Nowakowska-Madany z FA Partners.

Co wprowadzenie Systemu e-Faktur oznacza dla firm?

Choć prace nad systemem jeszcze się nie zaczęły, rząd już zachęca przedsiębiorców do korzystania z platformy w przyszłości, wymieniając szereg zalet, jakie niesie za sobą takie rozwiązanie.

Korzyści dla podatników

Główną zachętą ma być skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 45 dni. Dodatkowo mówi się o automatyzacji procesów fakturowania, co usprawni cały proces księgowy.

Firmy, które zdecydują się zaimplementować takie rozwiązanie, zostaną również zwolnione z konieczności przechowywania i archiwizowania faktur.

Obowiązki firm wynikające z wprowadzenia Systemu e-Faktur

Należy jednak pamiętać, że implementacja takiego rozwiązania to również szereg procedur, jakim firmy będą musiały stawić czoła. Cały proces wymaga dużych nakładów pieniężnych, czasu i pracy. To konieczność przeszkolenia wszystkich pracowników działów księgowości zaangażowanych w fakturowanie i obieg dokumentów, a także zmiana procedur obowiązujących w przedsiębiorstwach.

Ponadto firmy działające na rynkach międzynarodowych będą zmuszone dostosować cały system fakturowania do polskich wymogów.

Jesli chcesz skorzystać z usług ksiegowo-finansowych FA Partners – zobacz naszą ofertę.

Zalety dla fiskusa

Choć rząd wypowiada się jedynie o korzyściach dla firm, wiadomym jest, że na wprowadzeniu Systemu e-Faktur skorzysta głównie fiskus.

Przede wszystkim państwo zyska wgląd w bieżące dane dotyczące zawieranych przez podatników transakcji, co umożliwi uszczelnienie systemu podatkowego i przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT. W konsekwencji takie rozwiązanie ma doprowadzić do zwiększenia dochodów budżetu państwa.

Kiedy możemy spodziewać się wprowadzenia Systemu e-Faktur?

Wstępny projekt zakłada, że platforma ma być dostępna już pod koniec bieżącego roku. Rok 2022 przewidziano na testy. W tym okresie korzystanie z systemu będzie dobrowolne.

Jednak najprawdopodobniej od 2023 roku implementacja KSeF w polskich przedsiębiorstwach będzie już obligatoryjna.

Czy faktury papierowe znikną?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że faktury ustrukturyzowane w najbliższym czasie będą wyłącznie jedną z opcji do wyboru, a przedsiębiorcy w dalszym ciągu będą mogli korzystać z wersji papierowych.

Podsumowanie

Czy nowy system przyjmie się w polskich firmach? Czy projekt Ministerstwa Finansów niesie za sobą wymierne korzyści, czy raczej nastręczy przedsiębiorcom problemów? Odpowiedzi na te pytania poznamy najwcześniej za kilkanaście miesięcy, kiedy projekt wejdzie w fazę testów. Z dzisiejszych prognoz wynika, że system może objąć jedynie 10% wszystkich wystawianych faktur. Dane te dobitnie pokazują, że podatnicy nie spieszą się z implementacją nowego rozwiązania.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się również na temat zewnętrznego Dyrektora Finansowego – zapraszamy do lektury „Twój Dyrektor Finansowy„