Wprowadzenie do Nowej Ery Podatkowej – najnowsze zmiany w KSeF od 2024 roku

Rok 2023 okazał się czasem kluczowych przemian w polskim systemie podatkowym, przygotowując grunt pod nową erę rozliczeń elektronicznych. Zainicjowany przez Ministerstwo Finansów projekt Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zyskał na sile, wprowadzając przełomowe zmiany w procesach księgowych. Zmiany te, zaczynając obowiązywać od 2024 roku, nie tylko modernizują sposób, w jaki przedsiębiorcy dokumentują swoje transakcje, ale również narzucają nowe standardy związane z konsekwencjami niewdrożenia nowych przepisów. Artykuł ten przybliży kluczowe aspekty KSeF oraz zmian, które będą kształtować krajobraz podatkowy Polski w nadchodzącym roku.

TOP 10 najważniejszych informacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce

• KSeF zostanie wprowadzony w życie od 1 lipca 2024 roku, co oznacza, że przedsiębiorcy będą zobowiązani korzystać z tego systemu do wystawiania faktur od tego momentu.

• Przedsiębiorcy będą zobowiązani używać KSeF do dokumentowania różnych rodzajów transakcji, takich jak:

1. Dostawy krajowe
2. Wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów
3. Świadczenie usług poza terytorium kraju
4. Eksport usług i towarów

• Nie wszystkie transakcje będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Faktury dla konsumentów, czyli osób nieprowadzących działalności gospodarczej, nadal będą wystawiane poza systemem.

• Celem KSeF jest usprawnienie procesów podatkowych poprzez zautomatyzowanie i ułatwienie monitorowania transakcji przez organy podatkowe.

• Wprowadzenie KSeF ma na celu zminimalizowanie ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych, co może przyczynić się do zwiększenia precyzji i rzetelności informacji przekazywanych organom podatkowym.

• Oczekuje się, że KSeF znacząco skróci czas potrzebny na sporządzanie i przetwarzanie faktur, co przyczyni się do poprawy efektywności przedsiębiorstw.

• Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań KSeF, co może być wyzwaniem, zwłaszcza dla firm korzystających z tradycyjnych metod rozliczeniowych.

• Chociaż KSeF ma potencjał usprawnienia procesów, istnieje także ryzyko, że wdrożenie nowego systemu wiązać się będzie z kosztami operacyjnymi związanymi z dostosowaniem się do nowych przepisów.

• Wprowadzenie KSeF będzie wymagało szkoleń dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę księgowości i wystawianie faktur, aby zapewnić prawidłowe korzystanie z systemu.

• KSeF reprezentuje krok w kierunku nowoczesnych narzędzi podatkowych, które mają na celu usprawnienie i zmodernizowanie procesów rachunkowo-podatkowych w Polsce, zgodnie z trendami europejskimi.

Zrozumienie tych kluczowych informacji pomoże przedsiębiorcom skutecznie przygotować się do wprowadzenia KSeF i dostosować swoje praktyki biznesowe do nowych wymagań podatkowych.

O co zadbać przed wdrożeniem KSeF w swojej firmie?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w firmie to zadanie wymagające starannego planowania i dostosowania się do nowych przepisów. Poniżej przedstawiam kluczowe kwestie, o które warto zadbać przed rozpoczęciem tego procesu.

• Analiza Systemów Księgowych

Zidentyfikuj, czy istniejące systemy księgowe w firmie są kompatybilne z KSeF. W przypadku niezgodności, rozważ aktualizację lub zakup nowego oprogramowania księgowego.

• Szkolenia dla Personelu

Przeprowadź odpowiednie szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę księgowości i wystawianie faktur. Zapewnij, że zrozumieją oni zasady funkcjonowania KSeF oraz będą w stanie sprawnie korzystać z nowego systemu.

• Dostosowanie Procesów Biznesowych

Dostosuj procesy biznesowe do nowych wymagań KSeF. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi zmian i skutecznie stosują się do nowych procedur.

• Weryfikacja Danych Klientów i Dostawców

Przeprowadź weryfikację danych klientów i dostawców, aby upewnić się, że są zgodne z wymaganiami KSeF. Błędne lub niekompletne informacje mogą prowadzić do problemów podczas wystawiania faktur.

• Sprawdzenie Zgodności z Przepisami

Zweryfikuj, czy planowane zmiany w procesach są zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawnymi. Upewnij się, że firma przestrzega wszelkich norm i regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

• Bezpieczeństwo Danych

Zadbaj o bezpieczeństwo danych, zwłaszcza zważywszy na przesyłanie informacji drogą elektroniczną w ramach KSeF. Zaimplementuj odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych.

• Testowanie Systemu

Przeprowadź kompleksowe testy systemu przed pełnym wdrożeniem. Sprawdź, czy KSeF działa zgodnie z oczekiwaniami i czy wszelkie integracje z istniejącymi systemami przebiegają bezproblemowo.

• Dokumentacja Wewnętrzna

Opracuj wewnętrzną dokumentację dotyczącą korzystania z KSeF. Wprowadź procedury obsługi systemu i utrzymuj aktualne instrukcje dla pracowników.

• Monitorowanie Zmian Legislacyjnych

Bądź na bieżąco z ewentualnymi zmianami w przepisach dotyczących KSeF. Śledź informacje podatkowe i dostosowuj procedury firmy w razie konieczności.

• Wsparcie Techniczne

Upewnij się, że firma ma dostęp do wsparcia technicznego ze strony dostawcy oprogramowania KSeF. Szybki dostęp do pomocy może okazać się kluczowy w razie problemów technicznych.

Zadbanie o wszystkie powyżej opisane aspekty przed wdrożeniem KSeF pomoże Twojej firmie uniknąć problemów i uprościć proces adaptacji do nowego systemu. Wprowadzenie zmian zgodnie z planem zwiększy także szanse na skuteczne i efektywne korzystanie z KSeF w codziennej działalności Twojego przedsiębiorstwa.

Kary związane z KSeF – co musisz wiedzieć?

Zgodnie z projektem Ministerstwa Finansów, Polska przygotowuje się do wprowadzenia nowych kar związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 1 stycznia 2025 roku. Przedsiębiorcy mają czas do tego terminu, aby dostosować się do nowych regulacji, a okres od 1 lipca 2024 roku do 1 stycznia 2025 roku będzie czasem przejściowym, w trakcie którego nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF będzie podlegać odpowiedzialności karno-skarbowej.

Nowe przepisy obejmą również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, co stanowi istotną zmianę, gdyż dotychczasowe kary pieniężne stosowane były jedynie wobec podatników niebędących osobami fizycznymi. Kary będą nakładane, gdy mimo obowiązku faktura nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, a także w przypadku błędów w strukturze faktur wystawionych w tzw. trybie offline.

Błędnie wystawiona faktura – jakie będą konsekwencje

Ważną informacją może okazać się to, że minimalne progi kar pieniężnych zostały zniesione na podstawie wyników konsultacji społecznych. Kary będą zależne od decyzji organów podatkowych, sięgając nawet 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku, gdy na fakturze brak jest wykazanej kwoty podatku, kary będą wynosić do 18,7% wartości faktury ogółem. Wysokość kary będzie zależała od okoliczności indywidualnych przypadków. Organom podatkowym przysługuje prawo nakładania kar bez uprzedniego wezwania do usunięcia naruszeń. Decyzje o karach będą nakładane per dokument, a termin uiszczenia kary to 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Wysokość nałożonej kary będzie zależała od wykazania przyczyn uchybienia i dokumentów potwierdzających lub uprawdopodabniających określone fakty, takie jak wystąpienie awarii uniemożliwiającej korzystanie z KSeF. Postępowanie w sprawach kar będzie odbywało się zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, z uwzględnieniem okoliczności indywidualnych każdej sprawy.

KSeF – podsumowanie

KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 r. Dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo, obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r.
Wprowadzenie nowych kar związanych z KSeF wymagać będzie od przedsiębiorców nie tylko dostosowania systemów księgowych, ale także skoncentrowania się na przestrzeganiu nowych procedur, aby uniknąć ewentualnych kar. Staranność w dokumentowaniu transakcji oraz świadomość zmian w przepisach podatkowych będą kluczowe dla skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstw w nowej rzeczywistości podatkowej.