PILNE: Tylko kilka dni na założenie skrzynki e-Doręczeń – obowiązek dla firm w KRS od 1 kwietnia 2025

Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego mają tylko kilka dni na dostosowanie się do nowych przepisów. Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać adres do e-Doręczeń, który zastąpi tradycyjną korespondencję z organami administracji publicznej. System ten gwarantuje prawną skuteczność równoważną listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru, przy jednoczesnym wyeliminowaniu papierowej biurokracji. Proces założenia skrzynki jest relatywnie prosty i można go przeprowadzić online, jednak wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów i podpisów elektronicznych.

Czym są e-Doręczenia i kogo dotyczy obowiązek?

e-Doręczenia to usługa zaufania umożliwiająca korespondencję z urzędami i instytucjami publicznymi w formie elektronicznej. System ten gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych, a wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Jest to rewolucyjna zmiana w komunikacji urzędowej, która eliminuje konieczność wysyłania i odbierania tradycyjnej korespondencji papierowej.

Od 1 stycznia 2025 r. system e-Doręczeń zaczął obowiązywać organy administracji publicznej, w tym organy podatkowe i administrację samorządową. Teraz nadchodzi kluczowy etap cyfryzacji – od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku będą musiały korzystać z e-Doręczeń w kontaktach z podmiotami publicznymi. Oznacza to, że zarówno wysyłanie, jak i odbieranie pism, będzie musiało odbywać się zasadniczo za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.

Obowiązek ten dotyczy nie tylko spółek kapitałowych i osobowych, ale również innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą zarejestrowanych w KRS, takich jak spółdzielnie czy fundacje. Według niektórych źródeł, od 1 kwietnia 2025 r. nie będzie możliwe złożenie jakiegokolwiek wniosku o wpis w KRS bez wskazania adresu do e-Doręczeń lub danych potrzebnych do jego utworzenia.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Założenie adresu do e-Doręczeń można zrealizować na kilka sposobów, w zależności od sytuacji przedsiębiorcy. Można to zrobić poprzez:

• Złożenie wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń
• Złożenie wniosku o zmianę wpisu w KRS
• Za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (jeżeli spółka została zarejestrowana w sposób tradycyjny lub w systemie PRS)
• W systemie teleinformatycznym S24 (jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24)

Najprostszą i najszybszą metodą jest złożenie wniosku online za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl. Przed rozpoczęciem procesu należy przygotować:

1. Numer KRS firmy
2. Adres do korespondencji firmowej
3. Dane administratora skrzynki: imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski)

Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada umocowania do reprezentowania firmy wynikającego bezpośrednio z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne będą:

• Pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę
• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł)

Proces tworzenia adresu do e-Doręczeń obejmuje następujące kroki:

1. Zalogowanie się do Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl
2. Wybór opcji utworzenia adresu do e-Doręczeń
3. Wypełnienie formularza z wymaganymi danymi
4. Podpisanie wniosku elektronicznie przy użyciu podpisu zaufanego, podpisu osobistego lub podpisu kwalifikowanego

Wniosek muszą podpisać wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik/prokurent posiadający odpowiednie umocowanie. Warto wiedzieć, że w przypadku konieczności wprowadzenia zmian lub zebrania podpisów elektronicznych, wypełniony wniosek można zapisać i edytować przez 4 dni.

Proces weryfikacji i aktywacji

Po złożeniu wniosku rozpoczyna się proces weryfikacji przez odpowiedni urząd. Jeśli wszystkie dane są poprawne i spełniają wymagania, na adres e-mail podany we wniosku zostanie wysłana informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń wraz z instrukcją aktywacji.

Aktywacja adresu jest kluczowym etapem – po jej wykonaniu adres zostanie niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie potwierdzenie wpisu do BAE. Od tego momentu urzędy posiadające adresy do e-Doręczeń będą komunikować się z przedsiębiorcą wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem adresu wpisanego do BAE.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości we wniosku, urząd wezwie wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną uzupełnione, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwa rodzaje dostawców usługi e-Doręczeń:

• Publiczny dostawca (obecnie Poczta Polska S.A.) – świadczący bezpłatną usługę e-Doręczeń
• Niepubliczni dostawcy – podmioty komercyjne oferujące usługi e-Doręczeń potencjalnie z dodatkowymi funkcjonalnościami

Firmy korzystające z usług publicznego dostawcy mają dostęp do swojej skrzynki e-Doręczeń za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Korzyści z korzystania z e-Doręczeń

System e-Doręczeń wprowadza szereg istotnych korzyści dla przedsiębiorców:

1. Oszczędność czasu i kosztów – korespondencja urzędowa jest bezpłatna, eliminuje konieczność wizyty na poczcie lub w urzędzie
2. Gwarancja bezpieczeństwa – system zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata oraz tajemnicę korespondencji
3. Integralność danych – gwarancja nienaruszalności przesyłanych informacji
4. Dowody prawne – dostęp do wiarygodnych i akceptowanych prawnie potwierdzeń wysyłki i odbioru
5. Transparentność procesu – pełna informacja o dacie i czasie wysłania oraz otrzymania korespondencji
6. Stały adres – adres do e-Doręczeń pozostaje niezmienny nawet w przypadku zmiany siedziby firmy

Warto podkreślić, że nieprawidłowości w korzystaniu z e-Doręczeń mogą prowadzić do poważnych konsekwencji dla firm, w tym niedochowanie terminu złożenia pisma lub zastosowanie fikcji doręczenia. Z tego powodu istotne jest prawidłowe wdrożenie systemu, wyznaczenie kompetentnych administratorów i opracowanie odpowiednich procedur wewnętrznych.

Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń
Obowiązek stosowania e-Doręczeń jest wprowadzany stopniowo dla różnych grup użytkowników:

• Od 1 stycznia 2025 r. – organy administracji publicznej, w tym organy podatkowe i organy administracji samorządowej
• Od 1 kwietnia 2025 r. – wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.
• Od rejestracji – firmy rejestrujące działalność w KRS od 1 stycznia 2025 r. (zakładają adres podczas rejestracji)
• Od 1 lipca 2025 r. – firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. (w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.)
• Od 1 października 2026 r. – pozostałe firmy zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.

Poza przedsiębiorcami, obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy również przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy.

Najczęściej zadawane pytania o e-Doręczenia

1. Czy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich firm?
Nie. Obowiązek jest wprowadzany stopniowo. Od 1 kwietnia 2025 r. dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. Dla firm zarejestrowanych w CEIDG terminy są późniejsze: 1 lipca 2025 r. lub 1 października 2026 r.

2. Jakie są konsekwencje nieposiadania adresu do e-Doręczeń po wymaganym terminie?
Brak adresu do e-Doręczeń po wymaganym terminie może utrudnić komunikację z instytucjami publicznymi. Od 1 kwietnia 2025 r. najprawdopodobniej nie będzie możliwe złożenie jakiegokolwiek wniosku o wpis do KRS bez wskazania adresu do e-Doręczeń. Nieprawidłowości w korzystaniu z e-Doręczeń mogą też prowadzić do niedochowania terminów urzędowych lub zastosowania fikcji doręczenia.

3. Czy usługa e-Doręczeń jest płatna?
Korespondencja urzędowa poprzez e-Doręczenia jest bezpłatna przy korzystaniu z usług publicznego dostawcy (obecnie Poczta Polska S.A.). Istnieje również możliwość korzystania z usług niepublicznych dostawców, którzy mogą pobierać opłaty za dodatkowe funkcjonalności.

4. Czy mogę mieć więcej niż jeden adres do e-Doręczeń?
Jeden podmiot może posiadać tylko jeden główny adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE), który będzie wykorzystywany w oficjalnej komunikacji z urzędami.

5. Kto może być administratorem skrzynki do e-Doręczeń?
W ramach zgłoszenia adresu do e-Doręczeń w KRS przedsiębiorca ma obowiązek wskazać osobę fizyczną, która będzie pełnić funkcję administratora skrzynki. Administrator będzie odpowiedzialny za zarządzanie skrzynką, w tym przydzielanie uprawnień innym pracownikom.

6. Jak długo trwa proces założenia adresu do e-Doręczeń?
Sam proces wypełnienia wniosku online zajmuje około 15-30 minut, pod warunkiem posiadania wszystkich niezbędnych danych. Weryfikacja wniosku przez urząd może zająć kilka dni roboczych. Po pozytywnej weryfikacji należy aktywować adres.

7. Czy mogę zintegrować e-Doręczenia z systemami informatycznymi mojej firmy?
Tak, istnieje możliwość integracji e-Doręczeń z systemami informatycznymi firmy. Szczegółowe rozwiązania zależą od dostawcy usługi e-Doręczeń oraz systemów używanych przez przedsiębiorcę.

8. Co się stanie z adresem do e-Doręczeń w przypadku likwidacji firmy?
W przypadku likwidacji firmy, adres do e-Doręczeń zostanie dezaktywowany. Warto pamiętać o formalnym zamknięciu konta, aby uniknąć problemów w przyszłości.

9. Czy mogę używać e-Doręczeń do komunikacji z innymi firmami (B2B)?
e-Doręczenia są przede wszystkim przeznaczone do komunikacji między przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. W zależności od dostawcy usługi, może istnieć możliwość korzystania z niej również w komunikacji B2B, szczególnie jeśli obie strony posiadają adresy do e-Doręczeń.

10. Co się stanie, jeśli nie odczytam wiadomości doręczonej na adres do e-Doręczeń?
Nieodczytanie wiadomości doręczonej na adres do e-Doręczeń w określonym terminie może skutkować zastosowaniem tzw. „fikcji doręczenia”. Oznacza to, że po upływie określonego czasu wiadomość uznaje się za doręczoną, nawet jeśli faktycznie nie została odczytana